論檔案的定義及其本質屬性

嚴永官

摘 要：我國在檔案定義研究中存在的主要問題，就是在定義中刪除了不該刪除的內容和把著眼點放錯了地方。檔案本質屬性應具有唯一性，并在定義的表述中不能省略。檔案的本質屬性是客觀存在進入人們認識領域的結果，檔案本質屬性應返璞歸真為“歸檔保存”。

關鍵詞：檔案；直接形成；本質屬性；歸檔保存

筆者在《一部有益于檔案學基礎理論研究的探索之作》（見刊于《檔案管理》2016年第6期）一文中，通過對該書論述特色的分析，認為其對檔案學基礎理論研究做出了有益的貢獻，但這并不說明就完全贊同劉先生書中的觀點。其中對“檔案的定義及其本質屬性”“檔案形成在前”（已經由“檔案不可能形成在前——與劉東斌先生商榷”一文，見刊于《檔案管理》2015年第5期，所以此次不再驁述）、否認“檔案是由文件轉化而來的”等觀點均有不同的認識。為此，本文僅就對檔案的定義及其本質屬性談些基本認識，以與劉先生商榷。

1 《檔案直接形成論》關于檔案的定義及其評析

1.1 《檔案直接形成論》給檔案下的定義。劉先生在該書第二章“檔案”中首先指出：“為什么檔案界不斷地給檔案重新定義？為什么有140余種檔案定義？為什么要放棄‘文件作為檔案的屬概念？為什么要采用‘原始記錄‘文獻‘信息‘材料‘集合等作為檔案的屬概念？答案就是‘文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的觀點不能正確客觀地反映‘檔案這種現象。”（29頁）

針對我國有關檔案定義的沿變，劉先生對“檔案”這一概念給出了自已的認識。該書在第五章“檔案學邏輯起點”中的“關于采用‘檔案概念的問題”中指出：“那么，在本書原始記錄性邏輯起點下的三個檔案定義：1.檔案是原始記錄；2.檔案是原始記錄性文獻；3.檔案是原始記錄性信息。它們都可以作為本書的基本檔案概念，關鍵是其內涵‘原始記錄性”（125頁）。

1.2 對《檔案直接形成論》中檔案定義的評析。筆者認為，劉先生這樣給檔案下定義是不科學的，其定義的結果也是難以準確的。

1.2.1 “檔案是原始記錄”不是科學意義上的定義。從這個定義來看其結構并不完整，乍一看“檔案是原始記錄”好像是挺完整的一個定義，即“檔案”是被定義概念，“記錄”是屬概念，“原始”是種差。但根本的問題是本書的一個基本觀點就是“原始記錄是檔案的本質屬性”，即：“原始記錄性是檔案固有的本質屬性。檔案的原始記錄性是在其形成過程中生而造就的，而不是后來轉化出來的，也不是從文件那里繼承下來的。”（54頁）所以從本書的論述環境來看，“原始記錄”就成了一個有機的整體即檔案的本質屬性，于是這個定義的屬概念無形之中就被偷走了（在其后兩個定義中分別有“文獻”“信息”作屬概念），于是實際上就成了一個沒有屬概念的不完整的定義。

1.2.2 三個定義的屬概念不一。劉先生在對檔案下定義時從三個不同的范疇入手，將“記錄”“文獻”“信息”三個概念作為檔案的屬概念。該書在第五章“檔案學邏輯起點”中指出：“如果將‘檔案限定在‘記錄范圍內，那么，可這樣定義：檔案是原始記錄。”“如果將‘檔案限定在‘文獻范圍內，那么，可這樣定義：檔案是原始記錄性文獻。”“如果將‘檔案限定在‘信息范圍內，那么，可這樣定義：檔案是原始記錄性信息。”（126頁） 在同一本專著中的同一論述切口下采用三個概念來作為檔案的屬概念是不夠嚴謹的。

所謂“屬概念”，“亦稱‘上位概念，與‘種概念（下位概念）相對，在具有從屬關系的兩個概念間，外延較大的概念。”[1]如果在一本書中將檔案定義中的屬概念做出三種不同的論述，那么檔案定義的屬概念到底是什么呢？

再者，在這三個概念中“文獻”和“信息”顯然不合科學：“文獻，是指以文字、圖像、公式、聲頻、視頻、代碼等手段將信息、知識記錄或描述在一定物質載體上，并能起到存貯和傳播信息情報和知識作用的一切載體。”“現在通常理解為圖書、期刊等各種出版物的總和。”[2]看來我們所論述的檔案顯然超過了文獻的范疇。而“信息，是指音訊、消息、通訊系統傳輸和處理的對象，泛指人類社會傳播的一切內容。”“文字、圖形、圖像、聲音、影視和動畫等不是信息，而文字、圖形、圖像、聲音、影視和動畫等承載的內容才是信息。”[3]我們所說的檔案是載體、記錄方式和內容三者的綜合體，而檔案承載的內容只是我們日常所說的“檔案信息”而已。相比之下，在這三個屬概念中，只有“記錄”比較合適，故在下文中也采用“記錄”作為檔案的屬概念。

1.2.3 三個定義的種概念過簡。“種概念”“亦稱‘下位概念。與‘屬概念（上位概念）相對。在具有從屬關系的兩個概念間，外延較小的概念。”[4]種概念的表述結果是將被定義項的這個種概念與同屬于其他同級種概念在內涵上的差別揭示出來，即種差，且其中必定有一項種差是被定義概念所反映的對象同其他對象的本質區別。在劉先生給出的檔案定義中的種差顯然太過簡單，從而無法很好地揭示檔案的屬性乃至本質屬性。假如我們設想劉先生是為了將種概念表述得精煉到極致的話，那還真是只有“歸檔保存、挑選、整理、鑒定等等”，抑或是其他相類似的表述才會相對準確一點兒（關于這一點會在后面“檔案的本質屬性”一部分中詳細論述）。

2 《檔案直接形成論》關于檔案本質屬性的論述及其評析

檔案本質屬性到底是什么？這是一個多年來一直在檔案學理論研討中比較突出的問題，而且從檔案學理論尤其是基礎理論的發展來看，檔案本質屬性又是一個無法回避的重大問題。

2.1 《檔案直接形成論》中對“檔案本質屬性”的論述。該書在第三章“檔案的本質屬性”的第一節中，從分析原始記錄性、直接歷史記錄事后有用性、原始記錄性材料內容的潛在有用性、歷史再現性、可追溯性等五個方面的“原始記錄性說”類，以及備以查考性、歸檔保存性、三屬性的交集、結構、鑒定和整理、內在有機聯系性、非現行性等七個方面的非“原始記錄性”說類入手，對檔案本質屬性的現有研究做了較為全面的綜述。并繼而得出結論“原始記錄性是檔案固有的本質屬性，檔案的原始記錄性是在其形成過程中生而造就的，而不是后來轉化出來的，也不是從文件那里繼承下來的。”（54頁）并在第五章“檔案學邏輯起點”中講到，“而‘原始記錄性既具備了邏輯起點的四個要件，又將檔案的本質屬性、檔案定義的核心內容包含在內，這一抽象概念滿足了哲學對理論邏輯起點的描述和規定，可以說應該是檔案學的邏輯起點。”（104頁）

為了說明“原始記錄性”是檔案本質屬性的正確性，作者在該書63-68頁分析了“檔案本質屬性是原始記錄性的認識危機”后，仍然得出結論“檔案的本質屬性是原始記錄性”，指出“檔案的原始記錄性反映了檔案的本質特征，它是檔案與其他材料最根本的本質區別。”（75頁）“原始記錄性是檔案固有的本質屬性，而其他的所謂檔案本質屬性，要么是源于原始記錄性或者是原始記錄性的延伸，要么是檔案的外在表象或是人們（檔案整理人）外加給它的。”（75頁）

2.2 對《檔案直接形成論》中“檔案本質屬性”論述的評析。那么讓我們來看看“原始記錄性”到底是不是“檔案固有的本質屬性”呢？筆者認為回答應當是否定的。

2.2.1 “原始記錄性”并非檔案所獨有。在“原始記錄性”中“記錄”是上位概念，“原始”則是對“記錄”的限制。記錄是“把所見所聞通過一定的手段保留下來，并作為信息傳遞開去”[5]；原始則是指“最初的、開始的、第一手的”。事實上“最初的、開始的、第一手的原始記錄”很多，如人們為了交流需要而隨手寫的便條、平時在超市購買商品時打印出的小票和大量的購貨憑證、學校教學中老師在課堂上寫的板書和學生在校或回家完成的作業等，都是在各自活動中直接形成的原始記錄，但這些原始記錄會形成檔案嗎？又有誰會說它是檔案呢？還有如一般文件（報告）的歷次修改稿，它相對最后定稿而言更是原始記錄，但按照現有的法規規定和檔案工作的實際，它們一般是不會形成檔案的（特別重要的文件和報告除外）。由此可見，大量并不會進入檔案領域的記錄也具有原始記錄性。

2.2.2 有些檔案是“原始記錄”和“非原始記錄”的綜合物。有些材料只有在加入了必要的而又非原始記錄的信息時才會形成為檔案。如圍繞一次重大活動、重要會議、重大建設工程等形成的大量照片，我們并不能直接將其稱為檔案，因為它還無法承擔起像劉先生在書中論述的功能：“檔案作為記憶工具，記錄著其直接形成的全部過程，保存著其直接形成全部過程的信息，并可以再現這個記錄的全部過程。”（151頁）這些照片只有通過歸檔環節，經過挑選，并為每張照片配上與畫面對應的簡要說明以及拍攝者、拍攝時間、拍攝地點、歸檔編號等內容后，才能將所選照片與其他照片區別開來并轉化為檔案。而這些在整理中加入的內容相對照片而言已經算不得原始記錄了，但正是因為有了這部分內容與照片構成了完整的照片檔案，才能還原記錄信息的原貌。

3 檔案定義及其本質屬性之我見

3.1 檔案定義之我見。

3.1.1 我國檔案定義不斷更新中存在的主要問題。我國對檔案定義的討論雖然經過幾次集中討論式的高潮，又經過持之以衡的討論，但至今除《檔案法》給出的法定檔案概念外，還沒有一個相對比較公認的檔案定義。筆者以為，這里的主要問題就是我們在檔案定義中刪除了不該刪除的內容和把著眼點放錯了地方。

首先，正是由于我們在檔案定義中刪除了類似“歸檔保存、挑選、整理、鑒定等等”原本確實屬于檔案本質屬性（起碼在人類認識領域是這樣）的限制，才使得檔案的定義削弱了專指性，因而每當面臨人們認識領域擴展之時便會搖擺不定。盡管持論者的主觀意圖是好的，即為了消除檔案形成過程中的人為因素，避免檔案是人的主觀意識的產物這種唯心主義的認識論在檔案界的影響，但其結果是終究將無法找到滿意的答案。

其次，就是我們將討論檔案定義的著眼點放錯了地方。我們往往致力于對檔案定義中屬概念的精細化，力求從中找到解決問題的答案。正像劉先生指出的一樣：“隨著檔案工作的不斷深入和擴展，越來越多的檔案納入檔案工作的范圍，以文件為對象（文件為屬概念）的檔案概念越來越不能適應檔案工作的需要和對檔案的認識，文件的概念越來越不能涵蓋檔案概念，只好將‘文件改為‘文件材料或不斷地加括號專門注明包括某某。”（42頁）從已有的實踐來看，這樣做根本就無法真正找到解決問題的途徑。要想有效地解決這個問題，我們更為需要的是將著眼點放到對檔案定義中“種差”的精細化之上。

3.1.2 檔案定義中的屬概念。當然，尋找一個相對科學合理的屬概念也確實非常需要，但相對來說還是比較易于做到。我們已經使用過的“原始記錄”“文獻”“信息”“材料”“集合”等概念，都有它一定的合理之處，只是體現了不同時期我們認識的側重點不同而已，如隨著信息時代的到來，就采用“信息”作為檔案的屬概念即是一個例證。以筆者陋見，由于“原始記錄”已經對“記錄”做出了限制，所以只要采用“記錄”作為檔案定義的屬概念即可。也許有學者會說，用“記錄”作為檔案的屬概念也并不合適。其實，再合適的屬概念也需要通過找出檔案的本質屬性來作為其種差才是最為關鍵的，所以本論題的重點也是放在對檔案本質屬性的論述上。

3.2 檔案本質屬性之我見。其實，盡管在給檔案下定義中對檔案屬概念的精細化非常重要，但卻注定無法從根本上解決問題，因為只有在定義的種差部分中對檔案本質屬性部分論述的精細化才是解決問題的根本。我們只有不斷通過對定義中種差的精細化，即使得檔案的本質屬性越接近本真，才越是能夠找到解決問題的正確途徑。

對于事物的本質屬性，從理論層面上認識比較容易，但要從客觀存在物中認識并給予科學的表達則是一件難度極大的事情。因為本質屬性是隱蔽在事物內部的，往往會通過現象甚至假象表現出來，所以我們必須依靠辯證的思維才能透過現象挖掘到本質。只有經過一番艱苦的努力之后才能使我們所論述的本質屬性更接近真實和科學，而對其衡量的標準就是唯一性，即只有該事物才會具有這個特性，而其他那怕是同處一個屬概念之下的其他種概念都不會具有這一屬性。

3.2.1 本質屬性具有唯一性。“任何事物都有許多的屬性，在事物的諸多屬性中，有些屬性是某個或某類事物所特有的，決定該事物的本質，使某一事物之所以成為它自己的最低限度，并把這種事物與其他事物區別開來。這種最低限度所包含的性質就是事物的本質屬性，它是事物本質的規定性。”[6]

檔案的一般屬性可以有多個，如原始記錄、直接形成、歷史再現、有機聯系結構、非現行性等等，都是檔案的一般屬性。這些屬性對于“檔案”這一事物而言是充分條件，即只要具備了其中某一個條件，就有可能是檔案，然而卻又不是只有檔案才具有此類特性。而檔案的本質屬性則是必要條件，具有唯一性。即不僅僅是只有具備了這個屬性才有可能進入檔案行列，而且只有檔案才會具有這個屬性，而檔案以外的任何事物都不具有這一屬性。對于這一點劉先生也有如是說：“檔案的原始記錄性本質屬性應該具有排他性，是惟檔案獨有的。檔案的原始記錄性應該是它生成時造就的，而不是轉化來的，也不是繼承來的。”（66頁）

3.2.2 本質屬性在定義的表述中不能省略。在下定義的過程中，屬概念確定之后，主要精力就是找出被定義概念與屬概念的區別之處，并將其羅列出來作為種差的表述內容。為了定義的精煉，表述方法則既可逐一羅列，也可擇其要旨只列本質屬性，但被定義概念的本質屬性是絕對不能省略的。所以，檔案的本質屬性只能在定義的種差里尋找。大凡以檔案定義中的屬概念來衡量檔案的本質屬性，那就不可能得出正確的答案，如“原始記錄性”就是一例。

3.2.3 檔案的本質屬性是客觀存在進入人們認識領域的結果。“檔案”作為一種客觀事物的表現形式是它的客觀存在，它既不依賴于人們的認識而存在，也不因人們認識的疏漏而消失。檔案的屬性是檔案作為客觀存在物的一種自然表現形式。它可以是多種多樣，精彩紛呈的，即各個具體的檔案存在物極有可能體現出各種不同屬性的結果，但作為其本質屬性，卻又只能歸屬于一個相對比較一致的認識。

因此，對于檔案本質屬性的認識必定需要經過一個漫長的過程，這就是人類的認識過程，即存在物對于人類認識作用的結果。當檔案本質屬性這個客觀存在物對人類認識作用的不斷積累，并達到一定的量變時，便能進入人類認識之中。同時，辯證唯物主義又不僅認為意識是物質的反映，物質是第一性的、意識是第二性的；而且認為，意識對物質的反映是能動的，意識在一定條件下，能夠反過來對物質發展進程起巨大的作用。于是，當人們完成了一個由存在到意識的過程時，社會意識對社會存在又具有反作用，即人們會對“檔案本質屬性”作出論述。所以，對檔案本質屬性的認識已經屬于人類意識的產物，是一個人為的結果。對于檔案本質屬性的論述是人們通過對無數作為客觀存在物的檔案的研究、總結、歸納、提煉的結果，屬于意識領域，勢必烙上人為的因素。

3.2.4 檔案本質屬性的返璞歸真。對檔案本質屬性的認識是一個漸進的過程。既然對于檔案本質屬性的論述是屬于人們意識的范疇，那么不同時期的人們站在不同的角度觀察，對檔案本質屬性的認識就會產生差異。即使是同一時期的人們因其理論認識與實踐積累的不同，對檔案本質屬性的認識也會有所差別。再說，隨著社會的進步和科學技術的發展，檔案和檔案工作也在不斷的發展，檔案學理論勢必始終處于不斷的建設之中，所以對檔案本質屬性的認識也必然是一個不斷豐富、不斷完善的漸進過程。

在我國檔案學理論建設之初，曾經就將“立卷歸檔”作為檔案的本質屬性，隨后又被逐漸放棄，已經經過了一個循環。究其原因，也許是人們認為“立卷歸檔”不僅僅是人們純主觀意識的體現，而且還是一種工作環節。如“‘立卷歸檔‘集中保存‘鑒定‘整理等檔案工作都與檔案的產生沒有關系，也不能改變檔案。”（322頁）也許這就是此種表述逐漸被檔案定義所淘汰的緣故。

然而筆者以為，如果我們通過對“立卷歸檔”提法的修正，采用“歸檔保存”也許在當前認識下還正是一個不錯的選擇。主要理由是：“歸檔保存”能夠把檔案與其他事物從根本上區別開來，是檔案之所以為檔案的“最低限度”。回顧現有對檔案本質屬性的論述，不管是“原始記錄性”“備以查考性”，還是“歷史再現性”“有機聯系結構”“信息性”“非現行性”等等，人們都能輕而易舉地舉例說明在檔案之外還有其他“歷史記錄”“文件”“信息”“文獻”“文書材料”等等，也都具有某種相同的屬性。因此，所有這些屬性終究由于沒能達到“唯一性”的要求而失去了作為檔案本質屬性的根基。

從實踐上看，我們應當認識到檔案的本質屬性與檔案的定義一樣，也應具有理論和實踐的兩重性。也正是從實踐角度來看，如果我們將“歸檔保存”認識為檔案的本質屬性的話，那么諸多矛盾就會迎刃而解，因為它具有與其他一般屬性所不同的唯一性。即某一記錄只有通過“歸檔保存”才能成為人們意識領域的檔案，而未通過“歸檔保存”，那么那怕該記錄確實具有了檔案的多重屬性，但仍然無法成為人們意識領域的檔案。

當然，對于這一觀點也許劉先生是根本不會贊同的，因為他在該書第三章“檔案的本質屬性”中指出，“這就等于說檔案的本質屬性是‘人們按照一定規律有意識保存下來的，而只不過是檔案人挑選和整理檔案的結果，深深地印著檔案人人為的印痕。”（67頁）但如果我們從回顧長期的實踐入手來看待這個問題的話，情況則是不言自明的，即不管論述方式如何變化，事實就是如此。