試議檔案信息利用的不利因素及解決方法

李波

摘 要：檔案信息在社會的發展中變得越來越重要，檔案記載著人類的歷史信息，有著一定的保密性和儲存性，尤其是在現代社會的發展中，檔案信息變得極其重要，人們需要利用檔案信息來開展相應的工作。本文就是對檔案信息利用的不利因素進行分析，提出具體的解決方法。

關鍵詞：檔案信息；不利因素；解決方法

目前，我國檔案信息在利用的過程中主要是以檢索為主要的方法，檔案信息在檢索的過程中，使用的是半手工或者是手工的方式，因此，檢索系統還需要進一步的完善，而且現代化的信息傳遞和檢索系統并沒有形成，這樣就使得檔案信息無法充分的利用，其價值得不到最大限度的發揮，檔案信息的利用效率也較低。因此需要對檔案信息利用的不利因素進行充分的研究，減少這些不利因素對于檔案信息利用的影響。

1 檔案信息利用的不利因素

1.1 檔案信息有著分散性，無法滿足利用者需求

檔案信息在形成的過程中有著一定的分散性，相對于期刊、情報和圖書來說，檔案信息有著一定的相似性，而且同一問題信息會分布在多個案卷中，有些信息甚至會在不同的檔案管內進行保藏。不同的階段，檔案信息也有著一定的復雜性，同一個檔案主體也缺乏著系統性，這樣檔案信息在利用的過程中就會存在著一定的阻礙。不同的歷史時期和社會階段所形成的檔案信息有著一定的凌亂性和分散性。早期，人們并不重視檔案，檔案信息屬于管理，有很多的檔案信息在利用的過程中，會存在著信息缺失的現象。伴隨著科技的不斷發展，檔案信息的分散性導致了檔案信息無法滿足利用者的基本需要，利用者在利用的過程中，對于檔案信息的滿意度較低。

1.2 檔案信息存在著一定的落后性

目前，檔案信息在檢索的過程中，使用的檢索的手段和工具依然是手工或者是半手工，而且這一階段的檢索系統還不完善，并沒有建立現代化的檢索系統，使得信息的檢索、傳遞和儲存斗存在著一系列的問題，經常會出現有貨難調或者是貨不對路等現象，而檔案利用者必須要費時費力才能獲得相關的檔案信息，檔案信息的利用效率也較低，并沒有取得良好的效果。現代社會在快速的發展，檔案信息變得越來越重要，有許多的學術研究也離不開檔案信息，人們的檔案意識在不斷的增加，檔案信息的利用者也對于時間觀念也越來越強，希望能夠及時的利用檔案信息，認為時間就會金錢，人們已經越來越迫切得到相關的檔案信息，來滿足人們的日常生活以及學習的需要，檔案信息檢索的落后，并不能夠滿足人們的上述要求，在這樣的情況下，就導致了人們對于檔案信息的利用效率較低，不利于檔案事業的快速發展。

2 檔案信息利用不利因素的解決方法

2.1 立足于用戶的理念

檔案信息在利用的過程中，為了能夠更好的滿足用戶的基本需要，使得檔案信息能夠高效的被利用，就要與檔案信息的實際利用情況結合在一起，從用戶的角度出發來進行相應的分析，還要堅持以人為本的基本原則，根據不斷的增加用戶的檔案需求，對于用戶的行為規律和心理進行充分的分析，從而采取相應的措施來積極的與用戶進行交流，保證用戶的潛在需求和現實需求得到滿足，對于檔案信息進行科學的開發，還要對相應的社會環境和政策環境進行調整，不斷的與用戶進行溝通，這樣檔案信息的利用才能夠符合現代化的發展要求。

2.2 立足于社會理念利用檔案信息

檔案信息在被用戶利用的過程中，必須要充分的考慮到社會因素，按照社會的實際發展狀況來建立科學的檔案信息利用中心，檔案信息在利用的過程中，必須要僅僅的圍繞著檔案利用中心來開展相關的活動，并且社會的熱點信息，根據社會的熱點來對新時期的檔案信息進行整理，這樣才能夠不斷的提高檔案利用的價值。目前，我國的檔案館所收藏的檔案信息存在著一定的滯后性，并沒有根據時代的發展變化對相關的檔案進行和更新，這樣就導致了檔案管中的信息與社會的熱點存在著極大的差異。在這樣的情況下，檔案信息要想最大限度的發揮價值，就要不斷的提高檔案信息的利用效率，打破原有管理體制的束縛，轉變遺忘的封閉型模式，逐漸向開放型發展，與圖書館、博物館以及研究所等加強合作，不斷彌補檔案館的自身不足，從而切實提高檔案信息在社會運行過程中的轟動效應，促進檔案信息實際利用效果的提升。

2.3 樹立現代化的效率觀念

現代社會經濟的飛速發展和科學技術的突飛猛進，對檔案館的檢索方式提出了更為嚴格的要求，當前我國檔案館的檢索手段仍處于手工階段，實際查準率和查找速度都不能夠很好的滿足用戶的實際需求，檔案信息利用效率較低。現代社會發展形勢下檔案信息利用具有一定的特殊性和多元化特征，用戶對檔案信息利用的時效性要求較高，在此種情況下，加大力度對檔案信息利用的不利因素進行解決，是當前我國檔案信息利用工作中的重點內容。那么相關工作人員應當積極樹立現代化的效率觀念，建立檔案信息目錄中心，通過有效的實體分散、目錄集中等方式，來對檔案信息進行匯集，促進檔案信息提供的高效化和準確化，實現檔案信息資源的合理化共享，與此同時，積極對現代化的科學技術進行應用，通過網絡利用來實現檔案信息利用的快捷化和標準化，突破時間和地域的限制，從而切實提高檔案信息利用的效率。

2.4 樹立發展觀念

在檔案利用這一環節，檔案部門永遠不可固步自封，而應當有敏悅的職業眼光，緊緊把握時代脈搏，增強檔案利用工作的前瞻性，及時準確預測社會對檔案利用的新變化，不斷研究新情況、解決新問題。在當前要特別關注一些重點工作，如建立企業和個人的信用檔案、已公開的現行文件的閱覽、社區檔案的管理與服務、跨機關的檔案資源的整合與開發等。同時注意發現、引導、培養典型，對在檔案利用服務中出現的已被實踐證明行之有效的新事物予以鼓勵和支持，并適時推廣，擴大社會效益。

結束語

檔案是人類活動的真實記錄和歷史憑證，是一種重要的信息資源。它包括國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成、保存備查的文字、圖表及其他各種形式的原始記錄。從宏觀層面來看，檔案信息利用的不利因素會對檔案信息的實際利用價值的發揮產生了嚴重的影響，在此種情況下，應當積極采取有針對性的解決措施，促進檔案信息的科學化利用，切實提高檔案信息的時效性和便捷性能夠滿足用戶的實際需求，從而在現代化的社會發展形勢下，促進我國檔案建設的發展。

參考文獻

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