“互聯網+”時代檔案管理創新策略研究

衣英強

[摘 要]隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案管理的信息化水平也越來越高，傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案所代替，這不僅提高了檔案管理的效率，也極大地解放了人力，節約了資源。本文在分析“互聯網+”時代檔案管理特征和面臨的挑戰的基礎上，重點探討了檔案管理創新策略，以供參考。

[關鍵詞]互聯網+；檔案；管理；創新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.107

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

“互聯網+”是創新2.0下的互聯網與傳統行業相互結合、共同發展的一種新形態、新業態。新一代信息技術條件下，產生了創新2.0，二者共同作用，形成了物聯網、云計算、社會計算、大數據等新一代信息技術的新形態?！盎ヂ摼W+”代表了一種新的經濟形態，其實質是利用互聯網在社會各生產要素配置中的優化、集成功能，將互聯網的創新發展成果，應用于經濟社會各領域，以促進實體經濟的快速發展。在“互聯網+”時代，社會各領域都發生了深刻的變化。以檔案管理為例，檔案管理是我國國家檔案事業的最基本的組成元素，主要是對檔案實體和檔案信息進行管理，并為相關使用單位或個人，提供檔案檢索、查詢與使用服務。社會對檔案需求的滿足程度，取決于檔案管理水平的高低，而檔案管理水平，則要適應不斷提高，以滿足社會需求。“互聯網+”時代，檔案管理特征出現了新的變化，而開放共享的發展理念、二位一體的網絡環境、數據化的工作對象和海量的信息用戶，也使檔案工作在開發模式、管理環節和服務方式等方面，面臨嚴峻的挑戰。為提高檔案管理與服務水平，更好地發揮檔案的積極作用，必須加強檔案管理實踐的創新，以加快檔案管理事業發展的步伐。

1 “互聯網+”時代檔案管理的特征

第一，檔案管理的完整性要求更高。檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動，主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等?！盎ヂ摼W+”的出現，促進了檔案管理的升級轉型發展。檔案管理的完整性主要體現在兩個方面。一是檔案資料的完整性。在“互聯網+”時代，可以通過網絡系統和數據庫系統便捷地獲取和完善檔案資料，因而對檔案資料的完整性要求更高。二是檔案管理流程的完整性。檔案管理流程包含多個環節，例如：檔案基礎資料的收集、整理，檔案的管理、檔案的查詢及檔案的利用等，利用互聯網技術可提高該流程的完整性。

第二，檔案管理存儲介質日益多元化。“互聯網+”為檔案數據管理提供了更多的技術支持，實現了檔案信息的數字化管理。它以互聯網為手段，激活檔案信息資源、推動檔案數據融入公共信息服務生態圈，從而實現檔案管理與政府、企業和公眾之間的信息融合與聯合創新。“互聯網+”時代為檔案管理提供了新的存儲介質，并實現了數字化檔案儲存管理。數字化檔案管理極大地豐富了檔案管理的形式，檔案資料可以通過傳統的文字存儲與展現，也可以通過圖像、音頻、視頻等形式存儲與展現。目前，大型檔案管理數據庫系統已經建立，將所有檔案信息錄入數據庫系統，既能大幅提高管理效率，解放人力，節約物力和財力，同時，也能有效避免檔案數據和信息資料丟失，而且用戶能夠快捷、方便地進行檔案數據查詢與利用。

2 “互聯網+”時代檔案管理面臨的挑戰

長期以來，檔案管理工作面臨“四座大山”，即社會認知度較低、服務創新力較弱、內容質量較差及用戶活躍度較低等。其中，社會認知度問題源于檔案工作本身較強的資政性，從服務主旨和服務機制上限制了檔案服務對象的普遍化和服務產品的市場化；服務創新力問題源于我國實行統一管理、分級負責的檔案管理體制，缺乏專門的檔案服務創新激勵機制、創新扶植政策和創新創業環境等條件的支持，容易形成消極狹隘的工作態度和僵化保守的工作方法；內容質量是整個信息服務行業不斷追求的永恒的工作主題，提高優質內容生產力也是檔案管理重塑自身優勢和突破競爭重圍的核心武器；用戶活躍度問題出現于日益膨脹、競爭激烈的新媒體運營市場，是市場供應與用戶需求錯位脫節現象的普遍產物，也是現今所有社交媒體服務的通病。如果要消除“四座大山”的壓力，必須對檔案管理進行創新。

3 “互聯網+”時代檔案管理創新策略

3.1 協同優化網絡數據歸檔

在云計算、大數據和社交媒體等復雜多變的網絡環境下，如何從用戶、法律、技術和管理等多維度確保歸檔網絡數據的質量，是檔案管理當前面臨的主要挑戰?！盎ヂ摼W+”時代，跨界融合的趨勢，為實現檔案管理、用戶和新媒體運營商三方協同優化網絡數據歸檔的新模式，提供了前所未有的發展契機。檔案管理人員可以與新媒體運營商合作，研發網絡數據抓取和內容分析技術，實現網絡數據的用戶可下載和成批量歸檔。同時，鼓勵用戶爭做“市民檔案員”，自主上傳至云歸檔平臺，這樣既可以提高網絡數據采集的全面性與準確性，又可以避免出現數據所有權和開發權的爭端。

3.2 鼓勵公眾參與數據著錄

大檔案觀將一切具有保存價值的文件、數據、視頻及實物都視為檔案?；诖髾n案觀視角的網絡檔案數據，具有媒體類型多樣、數量龐大和內容繁雜的特點，尤其是照片、音頻和視頻等多媒體檔案數據，在語義檢索方面還存在較大障礙，檢全率和檢準率都比較低，進而造成大量價值密度高的多媒體檔案數據形成信息孤島，無法被用戶充分利用?！盎ヂ摼W+”時代，檔案管理部門可以將這部分數量巨大的半結構化、非結構化的數據面向公眾開放，由公眾對文本、照片、音頻和視頻檔案的內容自由貼標簽，在計算機系統簡單過濾后，根據用戶標簽頻率的排名先后，為這些文件著錄關鍵詞。

3.3 深度挖掘檔案數據商用價值

“互聯網+”時代，檔案數據的巨大商用價值將更加凸顯。檔案數據不同于泛化網絡數據，其真實可靠性強化了大數據分析、預測和輔助決策等功能，因而在政府管理、企業經營和創新創業等領域開拓了廣闊的用戶市場。一方面，可以設置軟硬件開發和維護的技術部門，彌補檔案行業“重硬件輕軟件”的短板，在硬件維護的基礎上，以市場需求為導向，加大對數據挖掘、分析和預測方面的軟件開發力度；另一方面，可以建立檔案數據共享平臺，既可以實現高價值檔案數據的公開獲取，促進檔案數據的二次利用，又可以根據用戶利用頻率和口碑相傳過濾出價值密度較高的檔案數據，為高質量的內容輸出提供來源支持和用戶反饋，以便檔案管理更有針對性地滿足用戶的商用需求。

3.4 通過數據開放提供檔案創意定制服務

“互聯網+”時代，檔案服務方式變革是公共信息服務市場擴大的必然要求，檔案管理可以運用“互聯網+”思維優化現有服務方式，積極主動地推進檔案數據的開放獲取、促進技術平臺的整合優化和實現檔案服務的交互定制，使現有服務表現出開放化、自動化和個性化的新時代特征。第一，推動檔案數據的開放獲取。檔案數據開放獲取是“互聯網+”時代檔案服務的工作核心和創新前提，可通過積極參與制定數據開放政策、優先開放部分結構化數據、有效維護數據的真實完整來實現。第二，促進技術平臺的整合優化。數據價值的聚合為檔案管理開拓出前所未有的服務空間，這就要求檔案管理必須跨越行業界限，綜合應用并整合優化云計算、大數據、物聯網和移動互聯網等新興技術，突破政府、企業和公眾之間的關聯數據壁壘，整合海量檔案數據資源，構建檔案創新服務技術生態圈，實現開放共享、信息增值和知識化輸出等創新服務，以滿足日益擴大的用戶市場需求。第三，實現檔案服務的交互定制，搭建檔案信息服務交互定制平臺，加快服務上線的速度、拓展服務上線的廣度、挖掘服務上線的深度，從而為檔案管理服務于更廣闊的用戶市場提供可能，進一步提高檔案管理在“互聯網+”時代的生存和發展空間，同時，還要進行互動反饋，公開檔案信息服務產品開發流程，及時對各個線上服務環節和數據產品進行優化和迭代，最終實現以極低的成本同時為海量的用戶市場服務。

4 結 語

我國檔案管理工作是按照國家檔案發展體制運行的，自由度較小，對技術創新的反應也相對緩慢遲滯。在“互聯網+”時代，除了從技術層面研究檔案管理創新外，更需要從運行機制、開發模式和管理流程等方面出發，研究如何增強檔案管理的改革自覺性、時代適應力和服務創新力，如何通過互聯網開放平臺激發創新服務意識，挖掘檔案數據的潛在價值以及如何提升檔案工作的核心競爭力，最終使檔案管理及服務成為政府信息公開服務圈中不可或缺的重要一環。

主要參考文獻

[1]吳英娟.談互聯網+時代檔案管理存在的不足及應對之策[J].黑龍江檔案，2016（1）.

[2]張靜.互聯網時代檔案管理必須做好三大創新[J].山東檔案，2015（6）.