淺談解決檔案管理中存在問題的策略

吳靜+郭虹

（內蒙古錫林郭勒熱電有限責任公司 內蒙古 錫林浩特 026000）

【摘要】隨著電子計算機技術的迅速發展，以及網絡化、信息化技術的普及，檔案管理工作為了適應現代化發展的需要，普遍采用了計算機技術進行科學的管理，為檔案管理提供方便的同時，也會伴有一些問題出現，本文針對如何解決檔案管理中問題，提出了合理化建議。

【關鍵詞】檔案管理 問題 思考 信息化管

一、檔案管理中出現的問題

（1）對檔案管理工作不夠重視。企業設立檔案部門，主要是為了收集、整理及健全檔案資料，能夠為生產經營及領導做出正確的決策而服務的。對于大型的企業在這方面做的是較成功的，但是一些小的企業做的還是不夠，在企業檔案管理中出現了問題。企業內部對檔案管理仍不夠規范，有的企業只是為了迎合領導而采取的形式化的措施，檔案管理的利用率和利用效果被忽視，企業開展的評優等活動與檔案管理人員幾乎不靠邊，使檔案管理人員無法發揮自身的優越性。

（2）檔案管理人員素質不高。由于檔案管理的設施比較陳舊，管理人員的技術素質并不是很高，管理的制度化、標準化、規范化程度都較低，這些問題都是目前檔案管理工作中普遍遇到的困難。基礎設施的不完善給檔案管理工作帶來困難，直接影響其質量、管理及使用。當今時代是高科技時代，要想使檔案管理工作更具標準化、規范化，對于基礎設施的投入是必要的。傳統的檔案管理基礎設施較為陳舊，不僅僅表現在房屋簡陋上，還表現在技術的傳輸、檢索、保管等相關的環節上，這些陳舊的基礎設施，使檔案管理的效率較低、效果也不是很理想。

（3）檔案管理服務水平較差。檔案管理服務水平的高低直接影響著企業的生產及經濟工作能否順利進行。在檔案管理的實際運行中，檔案管理部門常會出現缺乏與其他部門的溝通、協調能力差、缺乏主動性等問題，致使檔案缺乏真實性、連續性，影響著企業工作的正常運行。缺乏科學的檔案管理運行機制，再加上人員配置的不合理，檔案人員的素質具有一定的局限性，并沒有收集足夠的資料為企業的決策提供依據。

二、解決檔案管理問題的合理化措施

（1）要重視檔案管理工作。在現代化的信息管理中，企業要研究制定一個總體的規劃，就需要運用計算機技術對檔案信息進行管理，并且把其當作一項重要的事情去管理。這需要管理人員對檔案管理工作有現代化的認識，還要掌握先進的技術，盡可能的利用計算機網絡技術解決傳統檔案管理工作中不合理的管理方法，要盡量爭取領導的支持，加強對檔案管理工作中基礎設施的資金投入，改變計算機在檔案管理工作中分布不均及使用不合理的現象出現。必須重視現代化的計算機檔案管理技術，改革主要以實現現代化檔案管理為前提，還要采取行之有效的現代化管理體制及方法。利用現代化的管理手段可以改變不適合檔案管理的體制及方法，并充分發揮其應有的作用。

（2）提高檔案管理人員的素質。隨著科學化、現代化的發展，計算機的廣泛使用。檔案管理人員必須掌握先進的科學技術知識，提高自身素質和能力，使自己能更好的為檔案管理工作出一份力，也為現代化的管理及檔案檢索提供扎實的基礎。同時也要科學的制定崗位職責規范和目標責任制，使管理人員的工作目標和檔案管理的目標相一致。同時還要對管理人員進行職業道德教育，只有不斷加強管理人員的職業道德建設，才會使檔案管理工作及單位的相關需要有所保證。實行檔案管理工作，必須重視人才，人才要先于設備，需要及時對人才進行培養，而不應該等到設備齊全后在進行培養。要建立起激勵機制，加快人才的成長速度，并將其穩定在檔案部門中，可建立起一支能夠掌握先進的科學技術與知識技能，且可以熟練了解管理業務知識結構，有專業熱情、又可以為檔案工作貢獻思想的檔案人才隊伍。

（3）建立健全的管理體制。建立健全的管理體制，提高檔案管理服務水平。檔案管理工作最重要的任務就是服務企業，檔案管理工作服務質量的好壞直接影響著企業的發展。要想做好檔案管理服務工作就要有創新的服務理念，要樹立服務、發展的意識，不斷地開闊眼界、思路，增強其利用功能，提高工作效率，為企業決策提供可靠的依據。還要不斷地更新服務方式，利用檔案的優勢開展檔案研究及技術咨詢工作，充分提高檔案信息開發的質量及效益，推進檔案信息化管理進程，使其資源利用率得到提高，盡可能的滿足企業的需要。要不斷的完善檔案管理服務水平，通過多渠道與不同的服務領域展開合作，在做好檔案開發工作的同時，還要時時的關注生產、技術及相關的科研工作內容，積極主動開展信息發布及現場服務活動，使其成為企業發展的助推器。

三、大力開發檔案的服務領域

（1）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（2）興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

（3）加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

總之，隨著電子計算機技術的普及，檔案管理工作進入了一個新的歷史時期。不僅提高了管理人員的效率，而且促進了企業內部的發展，為了企業經營管理及重要的決策提供了依據。現代化的檔案管理需要與科技發展相適應，只有處理好檔案管理中的問題，才能更好的促進企業的發展。

參考文獻：

[1]晉瑛.檔案數字化建設與企業檔案管理[J].新疆電力技術，2008，（04）.