獨立學院教務精細化管理研究

摘 要：獨立學院的教務工作改革，一直是獨立學院進行改革和發展的重點工作。精細化管理作為一種先進的管理理念，運用到教務管理中，具有極高的應用價值。文章介紹了獨立學院的特點、教務管理工作的現狀和當前存在的問題，并提出了教務精細化管理策略，從精確定位教務管理工作、規范精簡操作流程、精細教務管理者的培訓、嚴把監管考核精細化程度這四個方面提高獨立學院教務工作的效率和質量。

關鍵詞：精細化管理；教務管理；獨立學院

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-120X（2016）35-0098-02 收稿日期：2016-10-02

作者簡介：李素嬌（1988—），女，福建泉州人，福州大學至誠學院研究實習員、材料工程系教學秘書。

獨立學院是我國高等教育改革、擴招過程中所產生的一種新生事物。獨立學院目前存在公辦型和民辦型兩種形式[1]。中央一直將其定位為“民辦高等教育”類型[2]，并進行規范化管理。但是，由于獨立學院是一種全新的高等教育辦學形式，辦學時間短，因此沒有現成經驗可以參照，其管理過程中會不斷遇到問題、分析問題和解決問題。

教務管理，一直是與學生學習直接相關的管理內容，涉及學生選課、學分、考務、畢業等非常煩瑣和具體的工作內容。尤其是當前高校逐漸放開選課的自主性，學生根據自己的興趣和愛好、能力培養的傾向性來選擇適合自己的選修課程，這也使得教務管理工作的難度和復雜性進一步增加。如果無法做到注重細節、注重量化、重視工作效率和績效考核，整個教務工作將會面臨危險，甚至引發嚴重的教務事故。“精細化管理”則是一種強調細節管理、消除工作失誤、簡化工作流程的管理理念[3]。而迄今為止，“精細化管理”雖然得到企業管理的認可，但是并沒有在高校管理、教務管理中得到廣泛應用。筆者認為，教務工作的精細化管理，能夠通過教務管理工作中細節的優化、工作失誤的避免、工作流程的簡化，來實現工作質量的提升。

精細化管理對教務工作的改革尤為重要。尤其是對于缺乏辦學經驗和管理經驗的獨立學院，工作中如果一味地沿襲母體學校的教務管理模式，會缺乏針對性、缺乏創新性，也無法結合本校的實際情況來進行管理。因此，在獨立學院的教務工作中引入“精細化管理”的理念，顯得十分必要。

一、現狀分析

獨立學院已經有十余年的發展歷史，成為大眾化高等教育、民辦教育的一種重要組成部分。但是，由于獨立學院形式多樣，辦學體制和運行機制同傳統高等院校有所區別，使得獨立學院在運行和管理上存在諸多問題。在學院的日常管理中，最為煩瑣、工作量最大的往往就是教務工作，而它又恰恰是與學生利益關系最為緊密的工作。當前的獨立學院的教務工作主要包括如下幾個方面：

1.學籍管理

學籍管理包括了學生的注冊和報道、成績管理、畢業生工作及證書管理、綜合教務系統建設等方面。隨著電子辦公和互聯網的不斷發展，很多工作都是在網絡管理系統上進行。而目前的很多獨立學院是沿用母體學校的教務管理系統，但是在系統對接的過程中，存在一些數據共享困難、聯網故障等問題，使得整個教務系統的可靠性和穩定性較差，無法充分利用母體學校現有的優質教務系統。

2.教學質量

在教學運行的過程中，獨立學院具有難度。首先是生源問題，獨立學院大多是在本科第三批次或專科招生，學生學習基礎薄弱、自覺性差，沒有明確的學習目標，在教學運行過程中，與教師的互動性和配合性較差，影響了教學質量和效果。與此同時，獨立學院在品牌和福利待遇上，都無法吸引優秀的高教育背景人才到校任教，師資力量薄弱，在科研條件、科研平臺上也無法與母體學校相提并論，缺少科研支撐的教學工作，質量也無法得到提升。

3.教學運行

獨立學院的主要收入源是投資和學費收入，主要支出包括職工工資、學校公用經費、貸款本息、向母體學校繳納的管理費等。對于初創階段的獨立學院來說，學費收入是有限的，而日常的運行經費、工資支出等會隨著物價的提升而不斷增加，從而使得很多獨立學院入不敷出[4]。資金的缺乏，使得教務管理中，在師資力量引進、教學設備更新等方面的投入不足，而母體學校對獨立學院的師資、管理力量和課程體系的輔助投入也有限，這使得獨立學院的教學順利運行難以保障。

4.培養計劃制訂

獨立學院的教務處在人才培養計劃的制訂上，往往具有同質化和同一化的傾向，它們大都傾向于開設短期熱門、低成本運行的應用型專業，而缺乏基礎學科建設。很多獨立學院開設金融專業、營銷專業、會計學專業、英語專業、電子信息工程專業、國貿專業、土木工程專業等，或者就是沿用母體學校的學科建設體系，并直接刪去對教學設備和科研素質要求較高的專業。這樣只會使得獨立學院的辦學和人才培養缺乏自己的核心競爭力，缺少辦學特色，或是對母體學校過分依賴。

二、教務精細化管理策略探索

“教務精細化管理”主要體現在四個方面：精準性、發展性、以人為本和創新。教務工作的改進和提升，需要以教務數據為基礎，強調數據的精準管理；需要以當前的管理實務為基礎，強調持續改進和發展；需要以學生利益為核心，以教務工作者為主體，強調人本管理；需要以管理創新為方式，強調自我改進和提升。

1.精確定位教務管理工作

（1）在教務崗位的設計上，做到按需設崗。一般情況下，設置學籍管理科、教學運行科、教學質量科、教材管理科、實踐教學科等，每一個科室有明確的職能要求，進行教務、考務、成績、教學建設、督導等工作，盡可能刪減不必要的科室或人員崗位。

（2）明確崗位職責。①學籍管理科，需要負責新生入學、學籍信息采集、成績管理、畢業信息校對、證書發放等工作；②教學運行科，需要負責任課教師安排、課表編制、選課管理、重修管理、雙學位管理、考試管理等；③教學質量科，需要負責人才培養方案制訂、專業建設、課程建設、新專業申報工作、教學質量監控與管理等；④教材管理科，需要負責學生教材發放、組織教材研討活動、教材入庫管理、學生教材費賬務管理等；⑤實踐教學科，需要負責實驗室管理、實習管理、畢業論文管理、課程設計管理等。并且，所有的教務人員都需要掛牌上班，明確自己的崗位職責。

2.規范精簡操作流程

要做到教務工作和操作流程的規范精簡，需要理順當前的教務管理業務各項流程，消除流程中的多余環節，增加一些服務學生的環節。而規范和精簡的方式，主要可以采用“精細化管理方法”中的ESIA法（Eliminate、Simply、Integrate、Automate），即刪減、簡化、整合、自動化。

（1）操作流程的刪減：在教務管理操作中，各個科室之間存在著業務重疊和沖突的部分，因此很多教務工作者需要在各個科室之間來回走動，資料來回傳遞，還有很大一部分的跨部門協調工作。因此，需要刪減各個部門之間的工作重疊部分，尤其是某幾項工作需要使用相同的一手數據和資料時，則可以將這幾項工作交給某一個科室完成。

（2）操作流程的簡化：當前教務工作的簡化，包括了文檔簡化、溝通簡化和流程簡化這幾個部分。在文檔簡化方面，可以將多個文檔引入超鏈接，防止內容重復、欄目煩瑣、數據不一致等情況；在溝通簡化方面，可以在學生開學和教師入職時，對他們進行教務培訓，并及時與一線教師和學生進行教務管理內容的交流，節省后期辦事時間；在流程簡化方面，通過整合各科室的流程，來制訂每一個科室的職能范圍和辦事流程，張貼在辦公室外側，并注重服務流程的改進。

（3）操作流程的整合：將原本幾項任務合并，統一交給一個科室或一個人來處理；將同一個數據源所涉及的操作也進行合并。例如，畢業信息作為同一個數據源，就可以將相關的畢業信息的校對工作、學位資格審查工作、學位證書管理工作交給專人完成。

（4）操作流程的自動化：強調的是信息系統的使用。通過建立網上的綜合教務系統來進行學生選課、上課、考勤、考試、查分等工作；同時建立教務網站，發布相關教務信息。

3.精細教務管理者的培訓

教務管理者是執行教務管理制度的主體。教務管理者對于精細化管理的理解和實施，直接決定了教務精細化管理的質量和效果。因此，要對其進行精細化管理的培訓工作，提高工作質量。

首先，是觀念的普及。要組織教務管理人員就“精細化管理”的內涵、原則、管理方式等方面接受系統的培訓，使得精細化管理的觀念深入人心。另外，對于新增的教務管理規則、系統、設備設施等，需要進行專門的操作培訓，讓工作人員熟悉操作流程，提高業務技能水平。其次，采取激勵措施，對于認真履行精細化管理制度的人員實施獎勵和表彰。每一個崗位都制定了明確的責任和權利，這不僅僅是日常工作要求，也是績效考核的要求與依據。再次，安排高水平的業務培訓。鼓勵教務工作者參加教學研討會、教務系統培訓會，或者到其他子弟學校進行觀摩和考察，來不斷更新管理理念、改進管理方式。最后，注重教務工作者科研能力的培訓和培養，尤其是教務處的科級以上管理者，需要學習掌握科學的管理方法，并運用到教務管理的實踐中，才能不斷創新和改進教務工作方法，解決獨立學院教務管理中面臨的新問題。

4.嚴把監管考核精細化程度

落實崗位職責，建立一整套完備的教務監管考核體系，提高教務工作者的工作積極性。崗位職責的明確，是監管考核的依據和基礎；績效考核的評價指標和評價過程，必須有嚴格的定量考核方法，并保證過程的公正公平；考核結果要直接與薪酬掛鉤、與職業晉升機會掛鉤。

三、結束語

獨立學院在當前的教務管理工作中，存在諸多問題，在引入“精細化管理”之后，能夠通過精確定位教務管理工作、規范精簡操作流程、精細教務管理者的培訓、嚴把監管考核精細化程度這四個方面的改進，來解決當前獨立學院在學籍管理、教學質量提高、人才培養等方面面臨的問題，提高教務工作效率，提升獨立學院的辦學質量。

參考文獻：

李小紅.淺談獨立學院教務管理隊伍建設.中國電力教育，2011，（1）：24—25.

歐子艷.獨立學院教務管理中存在的問題及對策研究.蘭州教育學院學報，2011，（2）：90—92.

喻夜蘭，許春英，高志強，等.獨立學院教務管理工作特點及增效措施.湖南農業大學學報（社會科學版），2008，（4）：48—49.

王 巍.獨立學院教務管理工作的探索與實踐.沿海企業與科技，2006，（1）：150—151.