如何提高高校銀行對賬的效率

吳文兵+黃燦榮

摘 要：無論是以前手工對賬還是如今自動對賬，高校銀行對賬都是一項繁重、費時費力的工作，主要原因在于過分的強調以銀行對賬單為標準。文章基于實際工作運用重要性原則提出了事先對銀行對賬單進行剔除無效數據、分類匯總、總數明細替換一系列有針對性的整理的方法，很好地解決了自動對賬難題，從而提高了高校銀行對賬工作的效率，并從出納對賬的視角對高校財務管理進行了探究。

關鍵詞：銀行對賬 會計電算化 高校財務管理

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）12-216-02

近年來，隨著高校資金交易筆數逐年增加，無紙化辦公的逐步推進，高校出納對賬工作發生了巨大的變化。過去需要手工完整準確的記載每一筆銀行存款的收付形成銀行存款日記賬，如今銀行存款日記賬可以在高校財務管理軟件中生成；過去銀行對賬單需要自行去銀行領取或由銀行郵寄，如今銀行對賬單可以從企業客戶網銀下載；過去手工對賬，如今通過高校財務管理軟件自動對賬。對賬工作似乎簡單多了，為何出納還在抱怨對賬難？

一、自動對賬可能出現的問題

1.自動對賬不能對發生次數較多的整數完成正確的勾對。自動對賬可以根據“時間近似，金額相等”原則進行匹配。但是由于高校賬務處理往往不滿足及時性要求（這是高校行政事業單位性質、政府及社會監管不嚴等特點所決定的），大都采用“金額相等”原則進行自動對賬。這就導致自動對賬只能對發生次數很少的“特殊”金額進行正確勾對。而對于發生次數較多的整數，自動對賬會進行錯誤匹配，最終顯示的未達賬項不準確。

2.自動對賬無法解決“一對多”“多對一”“多對多”的勾對問題。隨著競爭日益激烈，高校與銀行之間的合作更加緊密，高校利用銀行先進的支付平臺完成大批量付款業務變得越來越普遍。如獎助學金批量代發、公務卡報銷批量上卡、津貼補貼勞務費批量上卡等等，諸如此類的高校賬務處理有多筆付款業務而銀行對賬單就一筆或幾筆付款業務或者銀行對賬單多筆，高校賬務處理就一筆或幾筆的情況，自動對賬無法識別。

3.銀行存款日記賬和銀行對賬單中的差錯更正和調整事項更是降低了自動對賬的準確性。這些差錯更正、調整事項實際上只需同側勾對即可，自動對賬則是異側勾對。

4.自動對賬會產生軟件系統風險。實際操作中在手工對自動對賬進行修正的時候，容易產生錯誤，最終導致已達賬項不滿足“銀行存款日記賬借方+銀行對賬單借方=銀行存款日記賬貸方+銀行對賬單貸方”的試算平衡，系統風險對對賬工作是致命性的打擊。

二、針對問題提出的解決方法

自動對賬無法提高高校對賬效率、滿足實際對賬工作需求、提升高校財務管理水平主要原因在于我們過分地強調以銀行對賬單為準，而銀行對賬單在很多方面本身就不具備自動對賬銀行存款日記賬與銀行對賬單一一對應這一條件。筆者認為應該先基于實際工作對銀行對賬單進行數據整理，再將整理后的銀行對賬單導入高校財務管理軟件進行自動對賬。這樣弱化了上述問題的突出性，減輕手工修正的工作量，提高未達賬項、銀行存款余額調節表的質量（未達賬項和銀行存款余額調節表在高校財務管理軟件自動生成），有利于對未達賬項進行分析，順利地完成對賬工作。基于高校實際財務工作，主要可以在以下幾個方面對銀行對賬單進行數據整理：

1.剔除銀行對賬單中的無效數據。銀行對賬單中存在部分“無效數據”，之所以“無效”，是因為這些數據不重要，在高校賬務處理中無需進行反映。比如銀行人員錯誤入賬后進行的沖正、高校網銀付款后的退匯，這些無效數據屬于干擾項，應該予以剔除。如圖1所示，以網銀付款退匯為例，出納根據會計憑證1月1日XX號憑證需要付款2000元。由于報賬人員、會計人員或出納的失誤，收款人信息填寫不準確，出現了付款退匯再付款再退匯的情況。根據重要性原則，我們只關心最終是否付款成功，至于之前的付款退匯過程從性質上來講不重要，不用進行賬務處理。自動對賬時如果不將銀行對賬單中的這些干擾數據剔除，這些干擾數據就會變成虛假的收入和支出進行錯誤勾對，自動對賬質量和手工修正的難度可想而知。

2.將銀行對賬單中部分數據定期分類匯總。銀行對賬單中有部分數據具備相同業務性質、數量多、金額小、風險低的特點，如網銀付款的手續費，單位在每進行一筆網銀支付時銀行都會按照收費標準收取手續費，數量多、金額小、風險低。手續費屬于交易費用，依附于每一筆網銀支付背后的經濟業務，按道理來講，應該隨不同經濟業務進行反映。但高校普遍的做法是，將手續費作為財務工作業務費進行定期核算（月末、季末、年末核算都有），這樣處理是由其性質、特點所決定的，簡化了財務工作，降低了財務風險。又如銀行直接托收的水電費、電話通訊費，這些費用出錯的風險低、從審計的角度來看不滿足重要性，不屬于高校賬務處理的重點。在進行數據整理時應進行分類匯總，用匯總數替換銀行對賬單中的明細，會計人員根據匯總數進行賬務處理并附上出納整理的明細表即可，這樣不僅減輕了出納對賬工作，也有效地降低了會計人員賬務處理錯誤。如圖2（見上頁）以網銀付款手續費和代扣電費為例，對比了分類匯總前后會計人員進行賬務處理及出納對賬的工作量。說明了分類匯總對賬具有省時、高效的優越性。

3.對銀行對賬單中的公務卡支付結算進行總數明細替換。公務卡是金融機構為預算單位工作人員發放，具有透支功能，主要用于日常公務支出和財務報銷業務的一種貸記卡（信用卡）。2012年財政部下發通知，在預算單位全面推行公務卡支付結算。為了進一步方便結算，各高校采取的做法是，統一辦理公務卡，進而利用銀行的支付平臺對大量的報銷業務進行批量支付。出納只需將一天的公務卡支出匯總，轉一筆匯總數到銀行支付平臺，并將公務卡支出明細發送到銀行即完成了當天所有的公務卡款項的支付。這種方式很可取，做到了資金安全，也大大減輕了出納的工作量。對于這類高校多筆支付款項而銀行對賬單中只有一筆支付款項的“多對一”這種情況，將銀行對賬單中的匯總數替換成明細數，就很好地解決了金額相匹配的問題。為了進一步化解整數不能正確匹配的問題（在問題1中已經說明），還可以將銀行對賬單中的摘要替換成會計憑證的憑證號，在手工修正時就根據憑證號進行調整，能直接反映出公務卡批量支付有無漏付、重付、付款金額不準等問題。隨著經濟社會的發展，類似的批量業務在高校會越來越多，如果不對銀行對賬單進行有針對性的整理，出納對賬工作將陷入尷尬的窘境。圖3以某出納某日根據會計憑證需要支付若干筆公務卡款項為例，說明了如果不對銀行對賬單進行替換，自動對賬將顯示虛假的未達賬項，手工修正的難度很大。而將對銀行對賬單中的總數進行明細替換，使其滿足自動對賬條件很好地解決了問題。

4.解決POS收款帶來的對賬難題。如今POS收款已經取代現金收款成為了各高校日常收款主要的收款方式。站在出納對賬角度，POS收款不同于現金收款的是，現金收款出納可以按照業務類型填寫現金繳款單，銀行根據現金繳款單入賬，對賬時能自動匹配。而POS收款一天收取多筆款項，業務類型不一，賬務處理不能合并，次日銀行按照總數入賬。這給對賬工作增加了麻煩，尤其是日常收款業務量大的高校更為突出。這就需要在回單下載系統中下載POS收款明細來替換銀行對賬單中的總數（操作方法與圖3類似），而且出納需要養成一個良好的習慣，平常按照業務類型傳遞原始單據并告知會計人員會計憑證摘要中應標注收款方式及收款時間，出納應記錄好每一筆收款業務收款時間、繳款單位、事由、金額、移交單據時間、接交人，形成收款日記賬。

因各高校實際情況不同，對銀行對賬單進行數據整理也遠不止以上幾方面。在操作過程中，應該靈活運用上述幾種方法對銀行對賬單進行數據整理，使之具備自動對賬的條件。這樣有效弱化了對賬難題，提高了高校出納對賬工作效率及效果，會計電算化得以真正實現。

三、出納對賬工作對高校財務管理提出了更高的要求

1.對出納人員的業務素質提出了更高的要求。出納必須具備開拓創新精神，對對賬工作進行思考，使之與現代財務管理活動密切聯系，相互融合，相互促進；出納必須具備較高的職業道德，愛崗敬業、誠實守信、廉潔自律、客觀公正、堅持準則，本文提出的數據整理是出納基于客觀工作實際對銀行對賬單進行針對性整理，而非以掩蓋錯誤、舞弊等違法犯罪行為為目的的手段；出納應具備較強的業務勝任能力，理論聯系實際，在實際工作中運用會計審計思維，突出工作重點，繼承和發揚出納良好的職業習慣，對日常發生的特殊事項形成備忘錄，做好對賬日常準備工作，保存好銀行對賬單數據整理資料，做到有理有據，便于財務、紀檢委監督和內外部審計。出納作為財務管理人員的組成部分應更多地站在整個財務管理的高度，而不是疲于應付日常工作，應變被動為主動，積極思考高校財務管理，推動高校財務管理的發展。

2.高校財務部門應該加強內部控制建設。各高校財務部門領導應該樹立高校財務整體意識，組織協調各財務人員，密切配合出納對賬工作；建立監控機制，對出納對賬工作進行有效監督，防止出納徇私舞弊，保證資金安全；建立反饋機制，出納對賬是對高校財務進行最后的檢驗驗證，可以反映出財務人員日常工作質量，各高校應將對賬結果與績效考核結合起來，提高績效管理水平；繼續加強與外界的合作；加強與銀行之間的合作，充分利用銀行的優勢資源，做到資源互補；與高校財務軟件維護人員進行良好的溝通，及時解決發現的軟件系統風險，并根據各高校實際情況進行個性化設置。

參考文獻：

[1] 陳琳.會計信息化環境下高校銀行對賬的問題與思考[J].當代經濟，2013（14）

[2] 敬海斌.預算單位推進公務卡支付結算措施探究[J].財會學習，2016（5）

（作者單位：云南民族大學財務處 云南昆明 650500）

（作者簡介：吳文兵，云南民族大學財務處科員，會計師，CPA&CTA，碩士研究生，專業：會計學，研究方向：股票期權；黃燦榮，云南民族大學財務處副科，會計師，助理研究員，碩士，專業：會計，研究方向：審計。）

（責編：賈偉）