如何加強社會福利機構的檔案管理

王巧妮

摘 要：為了更好地服務社會各項事業的進步、發展，加強社會福利檔案工作尤為重要。本文即分析了當前社會福利機構的檔案管理存在的問題，然后詳細闡述了加強社會福利機構的檔案管理措施。

關鍵詞：社會福利機構；檔案管理；收集；電子檔案；開發

1 概述

近年來，社會福利社會化不斷深入，各級民政部門加大了對作為社會福利事業發展的重要載體的社會福利機構建設的指導。2013年《養老機構基本規范》、《兒童福利機構基本規范》、《精神衛生社會福利機構基本規范》等三個行業標準陸續發布，更進一步規范了社會福利機構的管理，“三個規范”第一次對機構建立檔案提出了要求。社會福利機構形成的檔案記錄了社會福利機構建設、運營、管理、收養人員、從業人員等基本情況，關系到社會福利機構管理的各個方面以及老年人、兒童、殘疾人等服務對象的基本權益。但多年來，社會福利機構檔案管理基本上是一片空白，當前，社會福利機構如何有效地開展檔案工作，更好地為社會福利機構的各項工作服務，促進社會福利機構的規范化管理，是當前面臨的一個重要任務。

2 當前社會福利機構的檔案管理存在的問題

（一）檔案資源管理有待規范

由于缺少全國統一的社會福利機構檔案管理業務標準，致使實際工作中各

機構各種文件的保存方式、保存時間等都不一樣。由于沒有明確的分類方案，致使現有一些文件是歸入文書檔案還是歸入專業檔案里，在實際工作中無法確定。目前絕大多數機構檔案工作都是在摸索中進行。

（二）檔案工作發展不均衡，檔案人員業務能力偏低

數據顯示只有12%的機構有專職從事檔案工作的人員，且一般是精療機構，精療機構一般都是醫養結合的單位，基本都參加了衛生系統的管理考評，中、高級專業技術人員相對較多，接受檔案知識能力較強，檔案人員素質相對較高，檔案工作整體水平普遍較高，而其他機構檔案工作則相對較弱。

（三）檔案保管裝具和設施落后，保管條件差

受條件制約，很少有機構檔案集中保存在專門的檔案室，其他機構均放在各業務部門，各自為政現象比較普遍。檔案有的裝訂有的不裝訂，也沒有按順序排列，零散地裝入文件盒或文件夾里，與辦公文件放在一起管理。辦公室不具備檔案的保管條件，存在一定的安全隱患。

3 加強社會福利機構的檔案管理措施

（一）整合資源，全面收集檔案資料

對于福利機構人員中涉及的各類社會福利檔案資料，機構管理人員要按照一定的規則進行初步的篩選、整理和收集。例如，根據老人身體狀況按照生活能夠自理、基本能夠自理、部分自理（半失能）和完全不能自理（失能）進行分類，將取得的資料進行逐項整理，盡可能全面地將前述檔案內容，收集到個人檔案。對于已經有的資料應該進行合并，避免產生數據的冗余，帶來查找、整理的不便。無論是紙質的還是電子文件的檔案，都應該做到逐字逐句地認真填寫和錄入，保障錄入的真實性、安全性、完整性。

（二）集中專人管理檔案資料

入住福利機構的“三無”人員、“五保”供養人員，檔案內容應該有身份證、戶口本、學歷、就業、失業、婚姻、家庭關系、房產、醫保、社保、低保、病歷資料、個人檔案資料、社區證明、入院申請、審批文件、調查資料等內容。入住福利機構的療養人員，檔案內容應該有原住院的出院證、重大疾病檢查報告、入院前體檢報告、入院申請、身份證、戶口本、退休證、婚姻、家庭關系、子女情況、家庭住址、聯系電話、監護人（聯系人）、入院協議等內容。要一人一卷的歸檔，入院后的重大疾病、診斷報告、照光照片報告、出院證明等應及時收集裝入個人檔案，做到所有檔案資料集中管理，不得分散、多頭管理；必須專人管理，不得各自為政、多人分管。歸檔應該嚴格按照歸檔制度進行，做到及時收集，及時歸檔。保證檔案不流失、不散失，確保檔案的齊全完整。

（三）重視紙質和電子文件檔案的管理

1、紙質檔案庫存管理

福利機構應當為檔案管理工作營造良好的環境，首先應該加強檔案基礎設施建設，要有符合規范要求的檔案室。檔案室應按規定安裝鐵門、鐵窗、窗簾等防護措施，購置滅火器、計算機、交換機等管理設備。其次應當注意防潮、防塵、防光、防盜、防鼠、防蟲、防火等事項。為檔案管理工作提供必要的物質條件，達到安全、保密、利用方便的要求。最后要堅持高標準，規范管理，使檔案工作適應新時期建設的需要。從基礎工作就認真落實，加強文書檔案整理方法的改革，達到分類科學、組卷合理的要求。更要嚴格保護，嚴格避免丟失、損毀檔案，保證檔案的完整可讀性。對于一些已經失去效力的檔案應該做到及時清理、銷毀。

2、電子數據庫的維護管理

隨著當前社會經濟的快速發展、人們思想意識和思想水平的不斷提高，人們對于新事物、新方法的接受程度和接受能力越來越強，網絡科技所引發的信息時代的高速發展，促使越來越多的項目、越來越多的產業將科技信息化納入到其自身生產發展以及經營的過程當中，力求實現效率的提升和管理的愈發便捷。在這樣一種信息化進程快速推進的局面之下，加強社會福利檔案管理工作的信息化進程就成為一種全新的趨勢，其不僅有助于管理人員化繁為簡，將冗雜的紙質信息檔案轉化為電子資源，方便檢索和調閱，更有助于在網絡信息化這樣一個宏觀立體的大平臺上推動全網絡范圍內的資源共享，實現辦事效率最優化。

要管理好電子數據庫，首先就需要建立良好的計算機硬件環境。布置性能穩定的服務器與管理計算機，保證有工作人員對服務器進行監控。其次，數據庫需要定期進行資源的整理，需要對數據進行分析，運用數據庫軟件進行數據的篩選，剔除一些冗余的信息，保證良好的運行查詢速度，另外還需要對數據進行備份，保證數據的安全。最后，應當建立起網絡保護機制，保護數據庫網絡不受入侵，避免數據丟失。

（四）深度開發和利用社會福利檔案隱性價值

對于社會福利檔案隱性價值的開發與利用，不僅有助于為廣大政府部門出臺政策和方案提供強有力的參考依據和數據支撐，同時能為廣大領導進行相關決策的制定提供一定的理論支持。伴隨著檔案管理信息化進程的加快，越來越多的社會普通民眾可以利用相關單位的綜合網絡平臺瀏覽最新的社會福利政策，利用平臺對話的服務功能向政府及相關部門做好適時反饋工作，相關部門同樣可以借助這樣的平臺將民眾心聲進行匯總整理，及時反饋，以便于圍繞民眾所需，及時做出調整和改革，從而更好地為廣大民眾服務。

（五）重視檔案開放工作，注意潛在的風險

從密切社會福利檔案管理安全性角度看，社會福利檔案資源的高利用率并非意味著對檔案資源不加篩選、區分地全部加以開放利用，所以，應注重對“秘密、機密、絕密”類檔案資源的妥善保管，避免泄密。基于此種情況，在社會福利檔案資源實現最大化利用過程中，提升檔案資源的信息安全性，規避潛在的風險，以免檔案資源因被不當利用而為國家、集體、公眾帶來損失，是信息技術時代每一位社會福利檔案管理從業者應思考的問題。

4 結語

綜上，社會福利檔案管理人員必須充分意識到工作對于維系社會民眾切身利益的重要性，以及其充分發揮國家社會公共服務職能，對于推動和諧社會建設的積極意義。管理人員更要認真履行職責，精心指導、幫助，促進福利機構的民生檔案有序推進，規范運作。

參考文獻

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