高職院校檔案收集工作的現狀與對策淺述

楊瑩

摘 要：檔案收集是將分散在各部門和教職員工手中的相關資料集中在一起，是檔案管理工作的第一步。檔案材料是學校處理問題、制定政策的依據，檔案收集的數量、質量及整齊程度對檔案管理工作有著直接的影響，只有做好檔案收集工作，下面的一些工作才可以順利開展，因此，檔案收集對整個檔案管理工作是至關重要的。

關鍵詞：高職院校；檔案；收集工作；問題；對策

1 檔案收集工作的主要特性

1.綜合性

高職院校辦學特色是開放性辦學，工學結合與校企合作是高職院校培養人才的主要形式。與此相適應，校內檔案也包含了文書檔案、教學檔案、教師業務檔案、學生學籍檔案、科學研究檔案、人事檔案、財會檔案等多種類型。這是高職院校檔案收集工作綜合性的重要體現。

2.共通性

對于高等教育而言，高職院校教育的教學目的在于培養技能型人才，與普通高等院校的教育模式存在著一定的差異，但在教學方式、教學內容、職業技能培養以及教學觀念上有著某種程度上的共通性。所以，各類院校通過把所收集的本校教學檔案以及科學研究檔案等進行分享，揚長避短，彼此借鑒。

3.社會性

高職院校的教育模式特性鮮明，它是培養高能力高素質人才的主要載體，與社會的發展息息相關。高職院校的學生學籍檔案不僅可以反應出學生的實際技能、品行以及綜合素質，還可以反映高職院校的辦學歷史，所以高職院校的檔案收集工作還具有社會性。

2 高職院校檔案收集工作存在的主要問題

高職院校是在中等職業學校、成人高校與專科院校相結合的基礎上建設而成，現在還處于初級發展時期，學校檔案管理水平還有待進一步提高。目前，高職院校的檔案收集工作主要存在以下問題：

1.難度大，收集效率低

校內有些行政職能部門和二級學院的檔案管理意識薄弱，在工作中所產生的重要檔案材料，未能及時交由學校綜合檔案室進行保存。例如，某高職院校規定每年的檔案管理工作應在次年的6月底完成，在此之前，各二級學院及相關職能部門的檔案資料都應該整理完畢，及時移交歸檔。但在實際工作中，一些部門拖延移交日期，甚至漏交、不交檔案資料，嚴重影響了后續工作進度，甚至出現數年后需要這些檔案資料時卻難以查找的情況。

2.人員配置不夠

學校檔案資料繁多，需要配備適應工作需要的檔案人員。目前，雖然一些高職院校綜合檔案室有專職的工作人員，而有些高職院校的檔案管理人員還兼任其他工作，每天都有大量瑣碎的事情要處理，顧此失彼，影響了檔案材料收集的及時性、完整性和規范性；而各二級學院和相關職能部門的兼職檔案管理員也基本上都是身兼數職，工作十分繁忙，檔案管理工作就“順理成章”地成為了靠邊等的工作。

3.沒有建立完善的檔案管理制度

由于缺乏有效的收集、歸檔制度，檔案人員及相關人員不明確檔案收集的范圍、程序、要求和責任等，直接對檔案收集工作產生了較大的不良影響。

4.缺乏對檔案工作的約束性考核

檔案資料收集工作面廣繁雜，是一項基礎性工作，需要花費大量的時間和精力，但檔案工作一般不體現在學校的日常考核和工作績效中，這既造成部門缺乏工作積極性，又使得收集工作要求的約束力很弱。

3 加強高職院校檔案收集工作的對策

1.依法依規加強學校檔案收集工作

第一，建立健全學校檔案文件材料歸檔制度。只有健立與完善檔案管理收集制度，才能夠科學有效地防止檔案資料遺失和缺漏的狀況出現，避免發生人員調崗而使檔案管理工作處于被動的情形。因此，各高職院校必須根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》，結合學校工作實際，制定科學合理的檔案材料歸檔制度，如《檔案材料收集整理歸檔制度》等，明確專兼職檔案人員對文件材料收集、接收、歸檔的工作職責，提高他們依法依規做好學校檔案工作的法治觀念，扎扎實實做好檔案的收集歸檔工作。

第二，對校內移交檔案的各二級學院和相關職能部門按照《檔案法》等相關條文實施績效考核機制。在檔案管理工作中，將檔案移交工作按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》等有關要求納入績效考核范圍，這對檔案收集工作尤為重要。高職院校檔案管理部門要通過各種方式大力宣傳《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，有效提高領導和廣大教職員工的檔案意識。可通過開展年度檔案工作先進集體、先進個人評比等活動，對檔案移交工作成績優秀的相關單位和個人進行表彰，并將檔案工作納入年度績效考核范圍。對不重視檔案工作的，沒有建立相應管理制度和執行機制的，收集歸檔不齊全、不及時、不規范的，甚至發生檔案損壞的部門和個人進行責任追究，通報批評，嚴重的根據《檔案法》和學校的相關管理制度進行相應的懲處。通過績效考核，使檔案工作真正成為單位的一項日常管理工作，促使領導重視、專人責任到位，做到獎懲分明，既增強了高職院校檔案管理部門的管理職能，又有效地促進了相關職能部門和個人更好地做好檔案收集工作。

2.全面提高檔案管理人員素質

高職院校檔案管理工作的不斷深化，迫切要求檔案管理人員的職業素養要與檔案事業發展要求相適應。因此，提升他們的工作素養成為檔案管理工作的重要內容。檔案管理人員不僅要具備扎實的專業理論知識，擁有較好的檔案整理以及管理能力，還要有高度的責任心，才能做好收集整理、分類歸檔、鑒別等工作；既要監督好各二級學院和相關職能部門的檔案收集工作，也要定期對其他部門的兼職檔案員進行業務指導，隨時接受相關單位和人員的日常咨詢，在必要時輔助學校相關部門做好收集工作，最終確保學校檔案的完整性、準確性、科學性以及系統性。為此，高職院校應分批、定期地對檔案管理人員開展檔案管理培訓，提高他們的知識技能，使他們的管理能力得到加強，適應高職院校檔案工作的需求。

3.通過信息化手段來收集與管理檔案

在高職院校中，信息化技術正不斷被普及，便利的電子檔案漸漸取代了傳統的紙質檔案。運用計算機技術對各種檔案進行收集、整理，不但可以推動學校檔案工作，而且能更科學地提高工作效率，有效地減少失誤。運用信息化技術，通過使用大數據、云計算和建立檔案歸檔系統等方式，使檔案收集工作做到實時、高效、便利。同時，可通過信息化手段在局域網或公眾網上提供非機密的檔案資料，提高檔案資料的利用率，進一步體現檔案收集工作的成效。

4.其他建議

檔案收集工作的順利進行還需學校管理者重視檔案管理工作，制定一系列規章制度，還可在每個部門安排一個兼職負責檔案收集的人員，將檔案收集工作責任到人，保證檔案收集工作乃至整個檔案管理工作的順利進行，使檔案在學校發展進程中發揮其應有的作用。

4 結束語

隨著高職院校的發展，學校檔案工作突顯了它的地位與作用，所以，做好高職院校檔案管理收集工作是高職院校發展的必然要求，也是現代化社會建設的需要。因此采取科學合理的措施，并提高檔案管理人員的素質，從而促進高職院校的教育水平，推動學校的發展。

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