淺議高校檔案管理信息化建設

摘 要：高校檔案管理對高校教育事業發展起著不可代替的作用。隨著信息技術在教育事業中的不斷應用與發展，高校檔案信息化建設迫在眉睫，所以本文根據當下高校檔案管理中出現的問題，分析并提出了實現高效檔案管理信息化的有效措施。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化建設；必要性；具體措施

經濟的發展、社會的進步以及高科技技術的發展和應用，使我們進入了計算機時代、網絡化時代和信息化時代。教育事業的發展，使高校檔案管理也發生了質的改變，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當前信息時代下高校教育對檔案的需求，所以為了滿足高校教育發展要求和適應信息時代環境，必須實現高校檔案管理信息化，加強高校檔案信息管理體系的構建。

1 高校檔案管理中常見的主要問題

（一）檔案管理設施落后且管理意識薄弱

1.檔案管理設施落后。雖然高科技時代、信息時代有效帶動我國文化、政治及經濟的高速發展，相關技術也在各大領域得到了全面應用和發展，但是很多高校因受到傳統教育方式及管理模式的影響，使很多高校管理部門還沒有掌握現代信息技術，尤其是檔案信息化管理技術，很多高校的檔案管理部門，其檔案管理設施落后，檔案庫房、檔案管理辦公、檔案閱覽都集中在一起，不利于檔案的優化管理[1]。

2.檔案管理意識薄弱。部分高校領導對檔案的重要性認識不夠，導致對檔案管理意識不強，甚至，很多相關部門及領導在實際工作中就直接忽略檔案管理工作，待發現檔案的使用價值時，檔案的管理作用就得不到及時發揮，嚴重阻礙了高校各項工作的進度。

（二）檔案管理人員專業素質不高且管理機構不合理

1.檔案管理人員專業素質不高。很多高校檔案管理人員都是以前的老管理人員，他們大多數都是靠以往的管理經驗上任，所以隨著經濟及高科技技術的不斷發展，他們的管理思想及方法已經無法滿足當下信息時代對信息化檔案管理的需求和要求，因為很多檔案管理員隊伍老化，缺乏計算機技能、網絡技能等現代管理經驗及技巧。

2.檔案管理機構設置不合理。很多高校在檔案管理過程中，往往將檔案收集、分類、記錄及傳輸等工作部門集中在一起，導致檔案管理工作混亂，這種檔案管理機制設置是及其不合理的，會隨著時代進步和科技發展，走到被淘汰的邊緣。

（三）檔案利用率低且功能單一

1.檔案利用率低。高校檔案館中的檔案數量很多，其種類也很多，但是真正被使用到的只有少部分非常重要的檔案，這導致很多檔案利用率低，在很大程度上浪費了大量的人力、物力及財力資源。

2.檔案功能單一。部分高校的檔案館只有檔案整理與保存功能，不能滿足廣大師生對檔案資源的需求。

2 高校檔案管理信息化建設的必要性

（一）高校建設信息化檔案管理符合促進高校發展的需要

隨著信息時代的到來，使很多網絡技術、計算機技術、數據信息技術等高科技技術廣泛應用于教育事業，尤其是信息技術在高校檔案管理中的應用。高校建立信息化檔案管理系統， 不但使高校的現代化教育水平得到有效提高，還有利于高校素質教育的進一步發展和深化，更有利于高校檔案利用率及信息化管理速度的提升。

（二）高校建設信息化檔案管理滿足提升高校檔案服務水平的需要

傳統的檔案管理主要是通過手工完成，在完成過程中會出現很多程序，這些程序將浪費很多人力、財力和和物力，使資源出現不必要的浪費，不利于檔案的優化管理。而在高校檔案管理中使用信息技術，建設信息化檔案管理，不但有效降低了資源浪費，還能夠提高高校檔案服務水平，為高校檔案管理提供強力的技術支持[2]。

3 建設高校信息化檔案管理模式的具體措施

（一）實現標準化的檔案管理

實現標準化的高校檔案管理是高校檔案管理信息化的建設基礎和建設前提。第一，要求檔案管理人員要克服檔案管理標準不一且散亂的管理局面，努力打破打破現狀，建立統一性、系統性和專業性較高的管理機制，為信息化檔案管理營造良好的建設環境；第二，高校應邀請專業人員研究和分析高校檔案信息化管理建設狀況，并提出符合高校實際的信息化檔案管理方案；第三，相關政府管理部門應根據多數高校檔案管理問題制定符合適應高校檔案管理的檔案管理技術、設備規范及檔案管理標準等，以此促進高校信息化檔案管理。例如，網絡數據庫、通訊標準、信息傳輸標準及文獻索引標準等的推出。

（二）實現數字化的檔案信息管理

高校傳統檔案其載體一般都以紙質為主，在實際管理工作過程中檔案管理工作者工作量較大，不僅查檔困難，檔案占用的空間也較大，致使高校檔案管理費用支出逐年升高，同時由于其材質以紙質為主因此在長期保管的過程中易出現檔案發脆、粘連、泛黃等現象使檔案質量受到一定程度的損壞。而及時地進行檔案信息數字化建設則可以很好的彌補傳統檔案的上述缺陷，使財力、物力、人力都得以極大的節約。數字化檔案是指以計算機數據庫形式對檔案信息進行存放和組織，并通過特定軟件對其進行排序和整理，通過軟件檢索功能則能夠快速的查找到相應的檔案信息。數字檔案具有可復制性在存放上相對于傳統紙質檔案更加安全和便于管理，并且通過網絡的傳播功能能夠更好的實現高校檔案信息資源的共享[3]。

（三）建設安全的網絡信息環境

信息技術應用在高校檔案管理中時，難免會出現網絡安全問題，如網絡病毒、網絡黑客等，網絡問題如果處理不好將導致高校檔案信息化管理建設難度增加，不利于高校綜合教育的發展及檔案優化管理的實現，所以高校檔案管理人員及部門必須建設安全的網絡信息環境，具體建設措施如下：第一，高校檔案管理部門要根據高校教育、及檔案實際情況，結合網絡特征制定具有針對性的檔案信息化保密制度和檔案信息化安全制度；第二，高校要利用現代高科技培訓方法不斷強化和培養檔案管理人員的信息安全保護、保密意識和保護技能；第三，高校應比較多種檔案信息管理及控制系統，結合高校實際選擇最適合高校的檔案信息管理系統及控制系統，然后將信息系統及控制系統實行責任到人，并引入先進的計算機網絡安全防范系統，以此防范網絡“黑客”、“病毒”等危險行為對信息檔案管理系統及控制系統的危害[4]。

（四）全面提高高校檔案管理人員的專業素質及技能

現時代高校檔案管理人員的上崗要求不但是要求管理人員有相關的工作經驗，還要求管理人員有良好道德素質、專業素質及專業技能，這要求高校必須全面提高檔案管理人員的專業素質、道德素養及專業技能，具體提高措施從以下幾方面著手：第一，高校要根據檔案管理人員的管理特點，構建針對性、科學性和完善性的管理人員培訓制度，以此提高高校檔案管理的業務水平，其管理培訓內容有現代化檔案管理、計算機應用技術、網絡應用技術、檔案管理法等；第二，高校要針對檔案管理信息化建設實際，選調和引進專業素質高的計算機網絡應用人才，并對計算機網絡應用人才進行高校檔案管理業務關知識培訓，使計算機網絡應用人才在最短時間內適應高校檔案管理信息化建設工作。

4 結語

綜上所述，傳統的高校檔案管理工作中常常出現檔案管理機制設置不合理、管理方法不全面及管理人員素質不高等問題，導致高校檔案利用率不高、檔案信息出差錯等現象，信息化檔案管理作為現時代最有效的檔案管理方法，理應在高校檔案管理中推廣應用，所以高校必須建設信息化檔案管理系統，實現檔案管理信息化。

參考文獻

[1]程玉敏. 論高校檔案管理信息化建設[J]. 福州大學學報（哲學社會科學版），2012，03：109-111.

[2]郭鴻雁. 加快高校檔案管理信息化建設[J]. 商丘職業技術學院學報，2012，04：119-120.

[3]張學. 淺談高校檔案管理信息化建設[J]. 辦公室業務，2013，21：145-146.

[4]過奐穎，李劍華. 高校檔案管理信息化建設的現狀及對策[J]. 黑龍江科技信息，2009，31：225+65.

作者簡介

徐蕾（1975-），女，漢，江蘇武進，講師，本科/碩士學位，軟件工程。