基于創(chuàng)建數(shù)字化檔案室以推動檔案科學化管理信息

摘 要：伴隨著我國當代技術和信息傳播的快速發(fā)展，在我國檔案事業(yè)的發(fā)展中，提高檔案管理科學化水平是其發(fā)展的必然趨勢。作為開發(fā)檔案信息資源重要基礎的檔案管理，不僅對檔案學科的管理起著輔助作用，還對技術的發(fā)展奠定了基礎。因此，我國目前檔案工作的重要任務，是將檔案管理制度向科學化、更高標準化的方向推動和發(fā)展。本文以創(chuàng)建數(shù)字化檔案室為基礎，就如何推動并提高檔案科學化管理信息的問題進行探究分析。

關鍵詞：數(shù)字化；檔案；科學化；管理

在我國的管理工作中，檔案管理是重要內(nèi)容之一。由于相關單位對檔案管理工作的忽視，對成立檔案管理部門的不重視，造成大量檔案資料丟失的后果。還有一些單位雖將檔案管理工作落實，由管理人員負責，但是過于陳舊落后的管理模式，導致其無法滿足當代科技發(fā)展的需求。因此，如何對檔案進行科學化的管理，如何更好的利用檔案資源，已成為我國目前解決檔案資源管理工作的重點。

1 推動檔案科學化信息管理的重要現(xiàn)實意義

首先，我國計算機網(wǎng)絡水平的不斷進步，為我國檔案科學化信息管理的推動提供技術支持，與此同時，由于檔案科學化信息管理工作需要依賴計算機等網(wǎng)絡設備，有利于提高我國與之相關的計算機技術水平，及計算機編程技術水平，從而為我國整體科學化進程做出貢獻，促進檔案科學化信息管理和計算機水平的共同進步[1]。

其次，實施檔案科學化信息管理，有利于工作人員進行有效、快速的數(shù)據(jù)整理及分類，此外，利用計算機網(wǎng)絡技術，不僅有利于工作人員對信息的錄入、收集等環(huán)節(jié)更加快速方便，也有利于降低因工作人員失誤出現(xiàn)信息采集錯誤的情況發(fā)生，對人力資源進行更好的安排。

最后，由于檔案對各類學科領域，尤其是歷史和政治文化發(fā)展等方面的涉及范圍廣泛，實施檔案科學化信息管理，有利于將信息有效的整合，方便對我國傳統(tǒng)文化的發(fā)展進行梳理，進而為我國未來文化的發(fā)展方向提供正確的指引。

2 當前我國檔案管理工作出現(xiàn)的問題

2.1 檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高

當前信息技術的不斷提高，檔案信息也越來越多、越來越復雜，這就對檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能有了極為嚴格的要求。但是，我國的人才培養(yǎng)主要注重專業(yè)能力的提升，而忽略了對人才整體的培養(yǎng)，這使得我國檔案管理部門尤其缺乏專業(yè)水平技能和整體技術水平都高的高科技人才，這種現(xiàn)象大大加大了我國檔案管理工作的難度。

2.2 檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

在檔案軟件的開發(fā)上，由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)定和管理，使各個檔案管理部門用的軟件都不具備統(tǒng)一，導致檔案資源不能互相利用[2]，不能將資源信息及時反應，阻礙了檔案科學化信息化的管理。

2.3 檔案管理工作制度不嚴格

現(xiàn)有的檔案管理制度，由于檔案管理信息的不斷加強，數(shù)據(jù)不斷復雜化，導致其缺乏自動化、標準化及規(guī)范化，使其整體管理水平不高，不利于我國檔案科學化信息的管理。

3 提高檔案科學化信息管理水平的具體措施

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

我國的社會形勢在改革開放以后，發(fā)生了極大的變化，檔案管理工作理念也應隨著社會形勢的變化而及時改革。提升檔案管理者的思想，提高檔案管理者對檔案管理工作的重視是改革檔案科學化信息管理的首要工作之一。與此同時，政府相關部門對檔案管理部門資金和精力的投入，是保證檔案科學化信息管理工作順利實施的關鍵[3]。

3.2 加強檔案管理人才隊伍的建設

現(xiàn)如今，政府及企業(yè)對內(nèi)部的檔案科學化信息管理工作十分重視。隨著政府部門職能的健全，和企業(yè)管理技術的變革，檔案科學化信息管理的工作也愈加復雜，對自身知識儲備的增強、對新技術知識的學習，對自身知識結(jié)構(gòu)的豐富，是對檔案管理工作人員更加嚴格的要求。此外，對工作人員職業(yè)素養(yǎng)的提高刻不容緩，培養(yǎng)工作人員樹立職業(yè)操守，加強對其行為的規(guī)范，避免出現(xiàn)工作人員泄露機密的違法行為。最后，要想實現(xiàn)全面提升檔案科學化信息管理的水平，就必須將傳統(tǒng)管理模式與科學化信息管理相結(jié)合。

3.3 建立完善檔案管理體系

提高檔案管理科學化水平的重要前提，就是建立完善的檔案管理體系。要想全面建立檔案管理體系，管理部門對檔案管理工作的重視是必不可少的，在遵循法律法規(guī)的基礎上，管理部門對檔案科學化信息管理工作進行全面宏觀的掌控。此外，各部門在檔案管理過程中要相互配合，加強工作上的交流，做好交接工作，從而共同探討出一套有利于政府及企業(yè)發(fā)展的又符合實際情況的檔案管理體系。與此同時，相關部門的監(jiān)督工作也是必不可少的，對檔案科學化信息管理工作的監(jiān)督，有利于提升檔案科學化信息管理水平，從而完善檔案科學化信息管理制度。

3.4 加快檔案管理工作的信息化進程

政府和企業(yè)在推動檔案科學化信息管理過程中，要注重利用現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字技術，對檔案管理工作的電子化、自動化進行完善[4]。與此同時，要想達到檔案管理方式多樣化的目的，就要對檔案管理工作的基礎設備進行完善。通過建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的方式，有利于解決傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式中，因紙質(zhì)發(fā)霉或保存不當導致相關資料丟失的情況，使檔案資料的安全性得到保障。

4 結(jié)論

本文從推動檔案科學化信息管理的重要現(xiàn)實意義、當前我國檔案管理工作出現(xiàn)的問題、提高檔案科學化信息管理水平的具體措施三方面對我國基于創(chuàng)建數(shù)字化檔案室以推動檔案科學化管理信息進行探討分析，以科學理論和技術支持作為引導，實現(xiàn)我國檔案科學化信息管理的效益最大化。

參考文獻

[1]陳福珍.檔案管理科學化水平的發(fā)展方向[J].辦公室業(yè)務，2016，15：88.

[2]張虹玲.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務，2016，03：91.

[3]耿艷.淺析科學化檔案管理的有效策略[J].辦公室業(yè)務，2016，07：86.

[4]謝玉.關于提高檔案管理科學化水平路徑選擇的分析[J].才智，2013，24：321.

作者簡介

劉琳（1986-），女，山東龍口人，漢族人，專科。