淺談對新《會計檔案管理辦法》的幾點體會

李志榮

摘 要：會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務管理的最后環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。

關鍵詞：會計檔案；檔案；管理

財務檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》進行了修訂，新辦法于2016年1月1日起施行。

1 新《會計檔案管理辦法》主要在五個方面做了調整

（一）完善了會計檔案的定義和范圍

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

（二）增加并明確了電子會計檔案的管理要求

一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；

四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

（三）完善了會計檔案的銷毀程序

一是單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

二是單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

三是單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

（四）明確了會計檔案出境的管理要求：單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。

（五）調整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。

2 明確了電子會計檔案的管理要求

（一）將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

（二）規定滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。

（三）要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

（四）要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

3 新《會計檔案管理辦法》提出了電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存的條件

（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

（二）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；

（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

4 新《會計檔案管理辦法》增加了會計檔案鑒定銷毀的相關內容，并修改了監銷的有關規定

會計檔案銷毀是會計檔案管理的重要環節，其中鑒定銷毀工作是檔案銷毀的前提和基礎。原《管理辦法》規定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人。在實際工作中，為避免可能發生的風險，對于遠遠超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負責人一般也不愿銷毀，大量已失去保存價值的會計檔案占據了儲存空間，造成了資源浪費。因此，新《管理辦法》增加了鑒定銷毀環節，要求“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。”

監銷是保證銷毀工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排，新《管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監銷的規定，同時進一步明確了單位內部組織監銷的有關要求，即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”

5 新《會計檔案管理辦法》修訂出臺和的重大意義

（一）有利于推動互聯網創新經濟的發展。近年來，黨中央、國務院積極推動“互聯網+”行動和“大眾創業萬眾創新”，我國基于互聯網的新業態、新模式蓬勃興起。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大大推動電子憑證的在線傳遞和線上應用，為互聯網創新經濟發展提供了有力的政策支持。

（二）有利于促進形成綠色、低碳的發展方式。黨的十八大報告強調，要著力推進綠色發展、循環發展、低碳發展，形成節約資源和保護環境的空間格局、產業結構、生產方式、生活方式；黨的十八屆三中全會進一步提出要加快建立生態文明制度。

（三）有利于推進國家治理能力現代化。國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，需要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網絡傳遞，實現決策科學化、管理精細化。電子會計檔案是電子會計資料的歸屬，新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。