現代企業秘書工作的主動性分析

張謀政

（興義民族師范學院，貴州 興義 562400）

【摘 要】隨著社會的不斷進步，秘書工作的被動性已經越來越不能滿足現代化的需求，培養現代企業秘書工作主動性的重要性日益顯現。本文在解析秘書工作的主動性的基礎上，分析了現代企業秘書工作的主動性現狀，并提出相應的改善意見，希望相關企業和秘書能夠認識到主動性對高效工作的重要性，并逐步養成秘書工作的主動性。

【關鍵詞】秘書工作；主動性；被動性

在企業管理活動中，現代企業秘書普遍存在被動性的特點，但為了更好地做好本職工作，企業秘書應當將被動變為主動，實現對秘書工作的優化，這種轉變需要從多方面著手，同時需要企業、企業其他工作人員和秘書多方的努力。

一、秘書工作的主動性概述

（一）秘書工作的主動性的基本定義

秘書是一個企業不可或缺的部分，管理著企業的日常事務并且貫穿于企業的各個部門，起著輔助和協調的作用。傳統認為秘書工作有其被動性，主要依賴于統治者及領導者，忽略了對其主動性的要求，因此，也沒有關于秘書工作的主動性的嚴格的界定。

筆者認為所謂秘書工作的主動性即是指秘書在出色完成自己的工作的過程中，表現出的主動性、創新性以及謀略性等，以及在完成上級交代工作的基礎上，主動性地進行一些有助于本職工作的工作或者活動。

（二）秘書工作的主動性的解讀

秘書工作較為繁雜，開展秘書工作的過程中也會受到多方面的影響，為了更好地理解和實現秘書工作的主動性，需要從多個因素方面具體分析秘書工作的主動性，本文主要分析其中四種因素，包括積極性、預見性、創新性以及謀略性。

1.積極性

積極性是一種努力向上積極工作的表現，將“要我做”轉變為“我要做”即是由被動變為主動的典型表現，秘書的積極性不僅包括提前完成領導的任務而且主動關心其他相關事務。

2.預見性

預見性是對事物的前瞻發展的判斷，秘書工作中的預見性包括在工作過程中全面考慮做好不備之需，需要時刻注意各項活動事宜，準確判斷事態的發展。

3.創新性

創新性是社會進步的動力之一，秘書的創新性主要包括率先想到和率先做到兩個方面，需要從理論和實踐兩個層面同時進行創新。

4.謀略性

謀略性主要是指能夠主動提出可行性及有效性的建議或意見，這也是要求秘書在工作的過程中，能夠根據自己的經驗及學識運用到日常工作中，提出自己的建議發揮參謀助手的作用。

二、當前秘書主動性的現狀分析

（一）被動性過強，缺乏主動參與意識

在傳統的企業的運營過程中，秘書總處于被動狀態，即簡單的接受上級的指示并且機械地完成相關工作，缺乏主動參與的意識。不可否認，秘書工作確實存在被動性，應當在充分認識到被動性的基礎之上，發揮主觀能動性，積極地為企業服務，主動協調企業內部的日常事務，達到為領導減負的目的。

（二）時間觀念淡薄，工作效率不高

有關領導的工作日程安排是秘書工作的重要內容之一，因此秘書應當形成時間觀念，時刻提醒領導有關日常安排，防止領導錯過或者延誤有關活動事宜，造成負面影響，但在實際生活當中，部分秘書缺乏時間觀念，或者不能主動提醒領導的有關事宜時間，造成領導在重要合作會議中遲到造成不良影響。

（三）工作方法不當，指揮性太強

工作方法影響著工作質量，但在現實的企業管理活動過程中，很多秘書缺乏優良的工作方法從而導致工作質量不高的現象，主要表現在對自我職權的認知度過高，在思想和意識上具有指揮性和命令性，這會使員工產生消極的情緒，同時導致其配合度下降，影響企業的工作氛圍，降低企業的工作效率。

三、提高秘書工作主動性的有效措施

（一）增強責任意識

為了更好地提高秘書工作的主動性，最重要的是增強秘書的責任意識，當然這需要通過秘書的自我認知，意識到秘書工作的重要性，明確自己的身份定位提高自己的責任意識。就秘書工作而言，本身便具有繁雜的特點，秘書只有將被動化為主動，才能更有利于自己更高效的完成本職工作。一方面，從本職工作出發，從小事做起擔當自己的責任不斷地錘煉自己，鍛煉自己的能力；另一方面，需要有積極進取的精神，遇到事情不推脫，積極主動地面對。

當然除了需要秘書的自我約束和規范以外，企業需要通過相應的考評獎懲制度更好地鼓勵秘書增強責任意識，避免消極怠工的情況，加強對秘書的培訓力度，將秘書待人處事、工作方法等納入到公司培訓項目中，更好地提高秘書工作主動性。

（二）加強經驗積累

秘書時常需要面對突發情況很多繁雜的瑣事，因此秘書要注重平時經驗的積累，以便更好地開展日后的工作。秘書實現主動性的前提是加強對工作流程的了解，只有在充分了解的基礎之上才能搞好的實現主動性，這也就是要求秘書在日常工作過程中多觀察，從中吸取相關經驗，以備不時只需。

當然，在經驗累積的過程中還需要注重學習新的知識內容，社會在不斷發展，這也對秘書工作有越來越多的要求，因此秘書需要不斷豐富自己的知識不斷更新，只有這樣才能更加全面地掌握事態可能的發展，更好地達到主動性的效果。

（三）合理分配時間

時間管理的重要性體現在社會生活生活的方方面面，對于秘書工作尤其如此。秘書工作需要協調企業的各個部門，因此需要合理的時間安排才能更好地完成相關工作。當然，秘書的時間管理不僅包括對秘書本人的時間管理還有對領導的時間管理，企業領導每天的大小事宜基本由秘書負責安排，秘書需要對領導的時間進行合理管理，協助企業領導合理分配工作精力。時間管理可以通過“四象限”的方法進行管理，將緊急重要、一般緊急重要等事務區分開，在分清輕重緩急情況下保證工作的順利進行。就協助領導時間管理而言，秘書可以和領導協商固定的溝通時間，告知領導明天的具體工作時間以及有關注意事項，以便領導了解第二天的行程情況并及時做出調整。在行程安排的過程中，避免將行程安排過滿，每個行程之間留出相應的彈性時間，避免突發情況的發生。

（四）改善工作方法

工作方法決定了工作的效率及工作完成的效果，因此實現企業秘書工作的主動性，需要改善現行的工作方法。一方面在秘書與企業其他員工相處的過程中，應當端正工作態度，具備高度的親和力，與他人形成良好的人際關系，在這樣的基礎上，有利于企業內部的工作氛圍，也可以促使企業其他員工更好地配合秘書工作，更高效地完成工作。在秘書與上級領導相處的過程中，要明確自己的工作定位不可逾位地幫助領導做出決定，所謂主動性是指在充分了解領導的習慣和要求的基礎上，使用得當的方法幫助領導提供想法和思路，時刻注重維護領導的權威。秘書在企業中有著協調各個部門的作用，因此當不同部門之間發生摩擦時，秘書應當主動進行調解，避免矛盾的擴大，影響企業的凝聚力。

因此，秘書應當不斷改善工作方法，這里的方法不僅包括處理問題的方法還包括為人處事的方法，在實現秘書工作的主動性的過程中需要從上到下，建立良好的人際關系，維護領導的權威，為主動性的實現提供前提條件。

四、總結

不可以否認，現代企業秘書工作存在被動性，怎樣在被動性的情況下實現主動性，需要秘書在工作的過程中認識到自己的責任擔當，在學習的過程中不斷積累經驗，加強時間的管理并不斷改善工作方法。“路漫漫其修遠兮”秘書工作的主動性不是一朝一夕便可形成的，希望企業和秘書認識到主動性對高效工作的重要性，不斷努力并最終實現主動性。

【參考文獻】

[1]余錚. 論現代企業秘書工作的主動性[J]. 文學教育（上），2014，06：138-139.

[2]王紅. 秘書工作的主動性探討[J]. 普洱學院學報，2015，06：100-102.

[3]黃文金. 秘書工作的主動性研究[D].暨南大學，2012.

[4]劉立祥. 論企業秘書的有效服務[J]. 湖南商學院學報，2003，01：45-48.

[5]王思潔，霍恒冰. 秘書工作如何在被動中求主動[J]. 東方企業文化，2014，20：197.

[6]杜立新. 現代秘書如何為領導提供主動性服務[J]. 職業，2012，11：169.