企業檔案信息化管理的重要性

馬旭紅

摘要：企業檔案信息化管理是檔案管理的一種必然趨勢，時代的發展，科技的進步給企業檔案信息化提供了充分的硬件和軟件支持。同時，檔案的重要性也逐步引起了各單位領導的重視，紙質化檔案固有的弊端導致其被調閱和利用的概率較低，無法充分發揮檔案的內在作用，因此，檔案信息化管理開始登上歷史的舞臺。文章采取文獻法及結合個人工作經驗，提出了企業檔案信息化管理的重要性，通過對檔案信息化管理的重要性和具體的管理措施進行分析，以期為企業檔案信息化管理工作提供一定的指導性建議。

關鍵詞：檔案；信息化；重要性

一、前言

紙質化檔案管理是一項繁重而細致的工作，檔案要起到應有的參考作用，需要檔案信息的完整性、真實性和有效性。但紙質化檔案的管理工作已經給檔案管理人員帶來較大的工作量，檔案管理人員無暇再對每一份檔案的真實性、有效性進行檢驗，長期以來，人們對檔案的編寫習慣于只寫功績不寫過失，只寫優點不寫缺點，學歷經歷也盡量寫的較為豐富，為自己的檔案增色，但這些繁重的檔案信息，被利用的內容卻不多，這便需要檔案管理人員花費精力去對檔案去粗取精，去偽存真，保障檔案能給企業領導提供有效的信息。信息化檔案管理極大地提高了檔案管理效率 ，能讓檔案管理人員具備很多的時間和精力來優化和凈化檔案內容，為企業領導提供優質的檔案信息。

二、企業檔案信息化管理的重要性

（一）提高檔案的管理效率

紙質化檔案在信息填寫、資料收集、檔案調閱和檔案遷徙等方面都存在諸多不便，不同的檔案相對人有不同的填寫習慣，部分人存在字跡潦草難以辨認和填寫內容不詳不實等情況；部分人在填寫檔案時抓不住重點，內容填寫過多卻缺乏重要信息，給閱讀者帶來一定的困擾；部分人在填寫檔案時，更傾向于只寫功績不寫過失，只寫優點不寫缺點的現象。這些情況都讓檔案的有效性降低，而要提高檔案的有效性，則需要檔案管理人員對檔案的真實性投入一定的精力進行調查取證。紙質化檔案不管是在人為的填寫速度，檔案管理人員收集材料，后期的新檔案添加，檔案的調閱和檔案的遷徙等方面，都將花費檔案管理人員較多的時間和精力，進而讓檔案管理人員無暇促進檔案的規范化管理及提高檔案的有效性。信息化檔案的管理能有效規避紙質化檔案管理存在的弊端，檔案的填寫、材料的收集、新檔案的添加、檔案的調閱和遷徙等，都可以通過計算機信息系統進行統一規范化處理，檔案管理人員只需要按照組織制度設置相應的寫讀權限，則可以由信息系統自動控制、統計及監督檔案的填寫、調閱和遷徙等工作。

（二）提高檔案的利用率

提高檔案的利用率主要從兩方面來進行，一是檔案的真實性和有效性得到保障，檔案具有較高的參考價值；二是檔案的調閱遷徙等流程手續簡單，過程便利，方便相關人員利用。檔案的真實性和有效性則主要取決于檔案管理人員能否對檔案內容的真實性進行準確的判斷，在信息化檔案管理過程中，檔案的管理效率得到了提高，檔案管理人員有充分的精力和時間對檔案的真實性和有效性進行調查，進而對檔案進行“優化”去粗取精，使檔案規范到閱讀者在審視檔案的過程中能迅速了解到重要信息。而檔案的調閱遷徙等流程，則能在檔案信息化管理中，通過信息系統確定調閱權限人，權限人對檔案的閱讀次數，復制情況等都會被信息系統進行相應的記錄，省去了繁瑣的人工調閱和登記等手續，而信息化檔案的遷徙則會根據紙質化檔案的辦理流程，用信息系統進行相應權限的轉移，整個處理過程都較為便利和快捷。

（三）能夠更好地保存檔案

紙質化檔案的難以復制性和保存年限的有限性，使得紙質化檔案必須尋找其他替代物來保障檔案內信息的完整性和有效性。信息化檔案能夠對紙質化檔案信息進行多重保障，一方面檔案信息可以儲存在計算機系統中，方便相關人員進行調閱；另一方面，電子化檔案信息可以儲存在云端，或以數據的形式儲存在光盤和U盤中，再對電子化檔案采取一定的保管措施。這樣既減少了紙質化檔案被無限次地調閱造成的損壞，也給檔案增加了另外一層保護措施。

（四）時代發展的必要性

隨著時代的進步，紙質化檔案的最大弊端在于不符合時代發展的需要。當前，檔案在企業管理中起著越來越重要的作用，檔案信息記載了單位員工的經歷、學歷、政治背景、歷史背景等，成為了企業選人用人的重要依據，同時也成為了企業文化建設和保障員工利益的重要依據。因此，企業檔案所體現出來的意義，使得檔案數量越來越多，需要存儲檔案的空間和裝具也越來越多，給檔案保管工作帶來了一定的壓力。在快節奏及綠色環保發展理念的時代背景下，信息化檔案能讓檔案保管更加綠色環保，降低企業的經營成本。

三、企業檔案信息化構建的措施

（一）提高領導對檔案信息化的重視度

檔案信息化建設是一項專業性較強的工作，并且還需要檔案管理人員具備足夠的細心與耐心。檔案信息化建設要順利推行，只靠檔案管理人員對工作的積極推進遠遠不夠，還需要企業領導者對檔案信息化建設在資金、人手、設備等方面給予積極的投入。長期以來，企業的紙質化檔案被利用率偏低，紙質化檔案主要運用在人員的招聘錄用與調職，或產生勞動糾紛等環節，沒有將檔案的作用發揮到最大化。檔案管理人員需積極與企業領導溝通，宣傳信息化檔案的重要作用，使企業領導從實質性方面重視檔案信息化建設，從而順利推進檔案信息化建設進程。

（二）培養檔案信息化管理人才

檔案信息化建設后，檔案管理人員需要具備一定的計算機知識，對紙質化檔案轉化為電子化檔案的過程，能進行熟練操作，對檔案信息化管理過程中出現的誤刪和其他損壞檔案性行為，能進行及時的搶救和修補，保障檔案的完整性。這種信息化檔案管理的專業知識，企業可以通過聘請技術人員進行針對性培訓，使員工掌握基本的信息化管理能力。同時，檔案管理人員應在檔案信息化后，利用便捷的檢索和查詢條件，及時對檔案中的重要信息進行迅速挖掘和提煉，并對企業每一位員工的重要特質信息了如指掌，及時為領導提供準確和有價值的信息。

（三）保證檔案管理模式的順利銜接

紙質化檔案與信息化檔案管理的模式存在一定的不同之處，紙質化檔案的保管、借閱和遷徙等流程都較為單一，制度也較為簡單，檔案管理人員只需要定期完善檔案內容，對檔案的存儲環境進行檢查和保護等，以及根據單位制度流程，對檔案進行借閱和遷徙等即可。因此，紙質化檔案對檔案管理人員的能力要求也較低，但信息化檔案的管理，則需要檔案管理人員重新完善制度，在計算機系統中設置可借閱權限人，對每一份新檔案進行電子化和紙質化備檔，相比而言，信息化檔案的管理流程較為復雜，技能要求也相對較高，單位要保證兩種形式的檔案管理能順利銜接，待紙質化檔案完全過渡到信息化檔案管理模式后，可完全采取信息化檔案的管理模式。

（四）加強信息化檔案的安全力度

信息化檔案的弊端之一則為其安全性存在一定的隱患，計算機系統內部的管理對于眾多檔案管理人員來說是較為陌生的，病毒、黑客等高科技竊取技術對信息化檔案管理是一個較大的威脅，專業的信息技術人員也需要具備較高的專業知識才能防止黑客和病毒的入侵。檔案管理人員應根據檔案的保密級別，將保密級別較高的檔案采取安全系數極高的保密措施，加強破密程序，將主要精力用于對保密級別較高的檔案的安全性管理，對于普通員工和保密級別較低或公開的檔案則可以采取一般的安全保護力度，保障檔案的基本安全。

四、結語

隨著時代的發展，企業檔案信息化管理是時代發展的趨勢，紙質化檔案的利用率在實際的企業管理中確實存在諸多弊端，導致檔案利用率較低。信息化檔案管理克服了紙質化檔案管理的弊端，能迅速提升檔案管理的效率，提高檔案的利用率，增強檔案保護力度等，這給企業檔案信息化建設帶來了一定的動力，在檔案信息化建設中，企業檔案管理人員也需要積極爭取領導的支持，加強信息化檔案人員的培養，并讓企業的檔案管理模式能順利銜接，加強信息化檔案管理安全力度，保障企業檔案管理工作的順利進行。

參考文獻：

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（作者單位：青海鹽湖工業股份有限公司）