學校檔案管理現代化的現狀與對策

章雷芬

【摘要】本文重點對學校檔案管理現代化的現狀進行重點闡述，并根據當前實際情況制定了解決問題的對策。

【關鍵詞】高校；檔案管理現代化；現狀；對策

學校檔案管理的重點是增強學校信息資源的管理，促進學校和社會共同發展。隨著信息科技化和社會資源化的發展，加強學校檔案管理現代化發展對于完善學校檔案管理制度，促進檔案管理發展具有重大實際意義，本文針對當前學校檔案管理現代化的現狀進行了詳細分析，現綜述如下。

一、學校檔案管理現代化發展過程中存在的問題

（一）檔案管理人員素質不高。現在很多學校的檔案管理人員不是檔案管理專業出身的，檔案管理人員由于素質不高，缺少專業培訓，所以對學校檔案管理現代化的意識淡薄，認為檔案管理就是對學生、教職工的基本檔案信息進行整理、存檔、信息檢索等就是檔案現代化管理，有的則認為對紙質信息進行計算機電子管理就是檔案管理現代化了，這些因素都導致學校檔案管理現代化工作開展不暢，效率極低。加上這些管理人員一般都身兼多職，導致檔案管理人員隊伍整體素質參差不齊，出現很多有的懂計算機但對檔案管理理論和實踐不熟悉等現象，有的則計算機知識和管理知識都很缺乏。

（二）缺乏統一的檔案管理現代化標準。由于各個學校購置的計算機和工作軟件都不一樣，所以對自己學校的檔案現代化管理的標準也是不一樣的。有的學校為了節約管理成本和經濟資源，一般會傾向于購置經濟實惠的工作軟件，但是這種類型的軟件工作性能很低。有的學校經濟寬裕則會舍得花高價購置性能好的軟件。最終計算機性能的不同所配套使用的軟件也會不一樣，大大降低了檔案管理的通用性，對于學校檔案和人才中心及其他單位之間的信息交換是非常不利的，部分檔案數據的資源共享也是很難實現的，長此以往，這對于校園檔案管理現代化系統標準化管理的制定也是非常不利的。除此之外，有的學校雖購置了高性能的管理軟件和計算機，但沒有投入使用，在一定程度上這對我國學校檔案管理現代化發展也是一種制約。

（三）檔案管理現代化工作基礎薄弱。學校的文書紙質檔案管理工作是檔案現代化管理的基礎，學校相應工作人員在制作電子文檔的過程中相應人員已經對文件進行格式標準化梳理等前處理了，所以對檔案管理的工作管理實施了規范。但是學校在具體執行工作時，一些領導和工作人員的主觀性等因素會使得檔案管理隨意性加大，這樣就會導致不標準、不規范的文件大量出現，這在一定程度上給管理人員的數據檢索和錄入增加難度并降低了其準確性，對于檔案管理軟件的開發和優化是非常不利的。由于學校檔案管理現代化基礎工作薄弱導致檔案材料的收集、歸類、編排等多環節工作繁瑣性加大，影響了信息檢索和利用及檔案的現代化管理，對于學校檔案現代化管理的發展和建設是具有一定制約性的。

二、學校檔案管理現代化的優化對策

（一）提高學校檔案現代化管理人員的綜合素質。隨著學校檔案現代化建設和發展力度的增大，學校檔案現代化管理對管理人員的要求和綜合素質越來越高。一方面要增加對專業檔案管理人員的培訓力度，培訓方式要符合全方位、多元化等基本培訓要求。學校同時也要定期對其進行考核，不斷豐富他們的檔案管理理論和管理經驗。同時學校也要有意識地選拔全能型管理人才，使管理人員同時具備計算機技能和管理經驗，不斷優化檔案現代化管理人員的知識結構和組織結構，促進學校檔案現代化管理人員綜合素質的提高和學校檔案現代化管理效率。

（二）對檔案管理現代化實行統一管理。首先，應該對學校檔案現代化管理采購使用的計算機系統和軟件進行統一，保障數據信息操作管理與操作系統配套統一，方便學校可以有效地對檔案進行現代化管理。另外不同學校之間的一些基本管理數據程序信息要實現共享，有利于各個學校在第一時間能掌握最新最全的動態信息。需要大家密切關注的是在實現數據信息共享的時候也要做好檔案私密數據信息的安全力度，防止其他不法分子盜取學校學生、教職工的檔案信息。

（三）加強檔案管理基礎工作管理。針對學校檔案現代化管理基礎工作薄弱的情況，一方面學校要優化檔案、文書互相脫節的管理模式，加強對大對電子檔案數據庫的完善和軟件更新，減少不必要的經濟損失與浪費，全力發展現代化檔案管理系統。針對行文文件過程，學校檔案管理機構要將檔案前后管理工作緊密聯系起來。雖然檔案內容無法更改但是可以通過技術對學生、教職工的姓名、密級、時間、問號等信息進行著錄，結合數據來編制檢索工具。另外還可以通過計算機來分析檔案的內容和主題，對內容進行標識。加強檔案管理基礎工作不僅能簡化檔案現代化管理程序，同時還能提高檔案信息的查準率和查全率，對于學校檔案現代化管理的程序性、規范性發展具有重大實際意義。

三、結語

學校檔案現代化管理現狀不是一天兩天能夠改善的，針對上文中學校檔案管理現代化發展過程中存在的檔案管理人員素質不高、缺乏統一的檔案管理現代化標準、檔案管理現代化工作基礎薄弱等問題，筆者結合實際情況制定了相應的對策，隨著我國電子信息網絡技術和檔案管理制度的不斷完善，相信不久的將來，我國學校檔案管理現代化建設也會走向新的高度。

【參考文獻】

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