淺析如何開展檔案開放與檔案保密工作

王璐

【摘要】本文從正確認(rèn)識(shí)并妥善處理檔案資源開放與保密之間的關(guān)系進(jìn)行詳細(xì)闡述，著重強(qiáng)調(diào)應(yīng)在高度重視檔案資源保密的前提之下，通過(guò)加大檔案資源的開放力度，以滿足人民群眾對(duì)檔案的利用需求，最終服務(wù)社會(huì)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案；保密；檔案開放

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展及進(jìn)步，檔案資源的查詢借閱量明顯增多，檔案資源的服務(wù)對(duì)象和利用領(lǐng)域逐漸擴(kuò)大，刺激了檔案存在模式的快速轉(zhuǎn)變，即由封閉和半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。然而，在開放環(huán)節(jié)上，怎樣實(shí)現(xiàn)檔案的作用，體現(xiàn)檔案本身價(jià)值的同時(shí)，還保證提供檔案利用時(shí)不泄漏機(jī)密，是需要仔細(xì)考慮的問(wèn)題。作者發(fā)現(xiàn)，只要正確客觀分析檔案資源保密和開放的辯證關(guān)系，合理解決保密和開放之間的矛盾，就能切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源保密和開放之間的完美組合。

一、對(duì)檔案資源開放舉措的認(rèn)識(shí)

檔案資源開放是檔案館經(jīng)封閉型和半封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型的重要舉措之一。而且檔案資源開放是時(shí)代進(jìn)步的必然要求，同時(shí)也構(gòu)成了檔案事業(yè)得以生存、發(fā)展的社會(huì)基礎(chǔ)。《中華人民共和國(guó)檔案法》第十九條規(guī)定：我國(guó)檔案館內(nèi)保存的資料，開放時(shí)間通常應(yīng)該從形成之日起滿30年。文化、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等類別檔案資料面向社會(huì)的開放期限可以不滿30年，牽涉到國(guó)家的安全、重大利益或者其它期滿不適合開放于社會(huì)的檔案資料面向外界開放期限的規(guī)定，可以超過(guò)30年。針對(duì)重要工作、活動(dòng)檔案，各地方根據(jù)實(shí)際情況制定重要工作檔案的管理制度。一般情況，重要工作檔案從放入國(guó)家檔案館之日起滿6個(gè)月甚至3個(gè)月就要面向外界開放。

檔案資料開放措施反映出社會(huì)的開放化程度，揭開檔案部門的神秘面紗，轉(zhuǎn)變成為人民群眾的權(quán)利和利益服務(wù)的部門。檔案資料開放，不單單是在利用范圍方面的擴(kuò)大，同時(shí)是對(duì)人民群眾利用檔案權(quán)利的兌現(xiàn)和承認(rèn)，政治民主得到了充分體現(xiàn)。

二、對(duì)檔案資源保密的理解體會(huì)

保密從古至今和檔案工作一直是“喜結(jié)連理”“如影相隨”，是檔案的所有者及形成者對(duì)檔案館及其內(nèi)部員工的要求。

在這個(gè)信息化的社會(huì)里，社會(huì)信息資料很大，很重要的一部分是檔案資料，許多的檔案資料牽涉到國(guó)家的利益甚至安全及個(gè)人隱私、社會(huì)狀態(tài)和技術(shù)經(jīng)濟(jì)秘密等領(lǐng)域的情況，保護(hù)信息安全和完整，是檔案工作存續(xù)及發(fā)展的基礎(chǔ)和前提，充分體現(xiàn)了檔案工作的政治性要求。

三、對(duì)檔案資源開放和保密之間的關(guān)系思索

檔案資料保密和開放都被確定為檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)和要求，他們之間不是對(duì)立的存在，而是彼此依存、彼此貫通、無(wú)法割裂的整體。誠(chéng)然開放和保密關(guān)系復(fù)雜，可是貫穿二者的基本原則一定要明確確定：開放是基本原則，保密只是例外。因此，只有做好了開放，才可以做好保密工作。

（一）正確看待檔案資源保密和開放之關(guān)系。現(xiàn)實(shí)工作中要正確處理檔案資源保密和開放之關(guān)系，第一，正確認(rèn)識(shí)兩者彼此的關(guān)系。可以認(rèn)為檔案資源保密和開放之關(guān)系是既對(duì)立又統(tǒng)一的存在，是客觀存在著的矛盾。檔案資料的利用是人民群眾的權(quán)利，《中華人民共和國(guó)檔案法》的第四章：檔案利用和公布，把人民群眾使用檔案資源和開放檔案用法律的形式固定了下來(lái)。所以，檔案資源的開放是保護(hù)人民群眾使用檔案的權(quán)利。

1.只有提供利用的檔案才能體現(xiàn)其本身價(jià)值。現(xiàn)實(shí)工作告訴我們：不能因?yàn)閾?dān)心提供利用檔案資料會(huì)導(dǎo)致泄密事故從而不敢進(jìn)行檔案資料開放，而是要利用健全的管理制度，嚴(yán)格把守關(guān)口，防止差錯(cuò)，該開放的檔案資料就應(yīng)該全都開放，應(yīng)該加以控制的檔案資料就必須控制嚴(yán)格。

2.堅(jiān)持檔案資料開放的原則實(shí)現(xiàn)保障人民群眾使用檔案的權(quán)利，并實(shí)現(xiàn)為社會(huì)服務(wù)；堅(jiān)持檔案資料保密的原則，是我們所提倡的對(duì)外“開放”，是有一定條件的開放于社會(huì)。因?yàn)橹钡浆F(xiàn)在，全球所有國(guó)家檔案資源的開放都有限制條件，否則就不存在檔案資源的限制使用、不同保管期限及解密現(xiàn)象應(yīng)運(yùn)而生。

3.檔案作為一種有別圖書的特殊的信息資源，允許對(duì)社會(huì)開放的資源是哪些，需要限制使用的資源是什么，取決于本國(guó)的國(guó)情、民主制度、政治制度等，檔案館只是這些規(guī)定的執(zhí)行者。所以在現(xiàn)實(shí)工作領(lǐng)域，我們應(yīng)該杜絕無(wú)密可保或者既然檔案可以使用，就沒(méi)必要加以限定，需要什么資料就提供什么資料的錯(cuò)誤理念，真正做到保護(hù)黨、國(guó)家的機(jī)密，維護(hù)公民的隱私，避免發(fā)生泄漏機(jī)密事件。

（二）正確處理檔案資源保密和開放的關(guān)系。隨著檔案資源開放范圍的擴(kuò)大及社會(huì)使用程度增多、重視度增強(qiáng)，檔案資源的保密不可小看，我們要從以下四個(gè)方面著手，切實(shí)保證在現(xiàn)實(shí)工作中妥善處理檔案資源保密和開放的關(guān)系，促進(jìn)檔案使用工作順利進(jìn)行并且快速發(fā)展。

1.以健全完備的管理制度作基礎(chǔ)，有據(jù)可依地開展檔案資源開放工作。認(rèn)真遵照《中華人民共和國(guó)檔案法》及實(shí)施條例、《中華人民共和國(guó)保密法》及實(shí)施辦法、《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等一系列規(guī)定，絕不自主開放檔案資料、擴(kuò)大使用范圍和接觸權(quán)限。將審批制度嚴(yán)格化，作好保密工作。

2.加強(qiáng)檔案資料開放鑒定方面工作。依照《各級(jí)國(guó)家檔案館開放檔案辦法》規(guī)定，不同級(jí)別的國(guó)家檔案館應(yīng)對(duì)所有開放期限已滿的檔案資料，組織專項(xiàng)鑒定人員組成隊(duì)伍按時(shí)鑒別審定，只要國(guó)家規(guī)定不需要控制使用或保密的，檔案館都可向本級(jí)檔案行政管理部門申報(bào)批準(zhǔn)，然后開放檔案資料，有必要的時(shí)候報(bào)本級(jí)別政府部門審查批準(zhǔn)。針對(duì)形成的時(shí)間已經(jīng)滿30年的檔案資料，應(yīng)按時(shí)開展鑒定工作，確保應(yīng)該被開放的檔案資料及時(shí)并徹底地進(jìn)行開放，而不應(yīng)該開放的資料也絕不去開放，既清楚又準(zhǔn)確地把握檔案資源保密和開放的分界線，實(shí)現(xiàn)既大規(guī)模提供利用，又避免出現(xiàn)工作事故，不讓黨和國(guó)家遭受損失。

3.掌握寬、嚴(yán)之間的分界限。利用檔案時(shí)，檔案工作者應(yīng)把握好寬、嚴(yán)之間的分界限，適合“寬”則“寬”，應(yīng)當(dāng)“嚴(yán)”則“嚴(yán)”，依照現(xiàn)實(shí)情況作出準(zhǔn)確判定。《各級(jí)國(guó)家檔案館開放檔案辦法》中第二條明確指出：不同級(jí)別國(guó)家檔案館館藏檔案資料，通常是30年的保密期限，滿30年可以面向社會(huì)開放，文化、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等類別檔案資料，可以提早開放。依照上面的規(guī)定，檔案工作者在工作時(shí)應(yīng)掌控好寬與嚴(yán)之間的界限。針對(duì)有的文化、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等類別檔案資料，即便不滿30年期限，如果有特別情況，也可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要，提前開放時(shí)間。

4.熱情主動(dòng)的服務(wù)，同時(shí)大力宣傳工作必不可少，使使用者明白、理解并且主動(dòng)按照保密規(guī)定辦事。要妥善處理檔案資源保密和開放的關(guān)系，僅僅規(guī)定檔案工作者把關(guān)嚴(yán)格、堅(jiān)守原則是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要有利用者的配合及支持。檔案工作者在把關(guān)嚴(yán)格、堅(jiān)守原則的時(shí)候，還需要態(tài)度上真誠(chéng)、服務(wù)上熱情以此減輕甚至消除利用人員不愉悅的心緒，采取不厭煩的解釋說(shuō)明，使使用者明白、理解并且主動(dòng)按照保密規(guī)定辦事，這在利用檔案工作中十分重要。

妥善處理檔案資源保密和開放的關(guān)系，總的原則是可以開放的檔案資料大膽對(duì)外開放，應(yīng)該保密的檔案資料嚴(yán)格保守機(jī)密，全力爭(zhēng)取寬與嚴(yán)結(jié)合適度。因此，在工作時(shí)我們要遵守適度原則，以科學(xué)客觀的態(tài)度解決實(shí)際工作問(wèn)題，確立以“檔案信息絕不能中斷，檔案秘密絕不可泄露”為行動(dòng)指南的工作機(jī)制，在思想、方法、制度方面解決檔案資源的控制和開放范圍及標(biāo)準(zhǔn)。

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