石油企業(yè)辦公室行政秘書工作水平提升路徑探討

謝娜

摘要：石油企業(yè)辦公室行政工作負擔這上傳下達、協(xié)調(diào)組織、溝通交流的任務(wù)，行政秘書在行政工作中起著各個環(huán)節(jié)、流程的潤滑作用，不可或缺。本文對辦公室行政秘書工作水平提升的路徑進行了分析探討，并就保證水平提升的保障進行了思考，旨在切實促進辦公室行政秘書工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；辦公室；行政秘書；工作水平；提升路徑

石油企業(yè)不僅是我國參與全球市場競爭的商業(yè)組織，更是承擔國家能源安全的部門。在市場經(jīng)濟深化與石油企業(yè)改革進入深水區(qū)的情況下，石油企業(yè)面臨更多的機遇與挑戰(zhàn)。石油企業(yè)辦公室作為綜合管理部門，對石油企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展有著非常重要的作用。在辦公室工作、任務(wù)不斷增加的情況下，對辦公室行政秘書提出了更高的要求，如何提升行政秘書工作水平是保證辦公室日常工作順利進行的關(guān)鍵，下面就這一問題進行了分析探討。

一、新形勢下石油企業(yè)辦公室行政秘書工作的新要求

在市場競爭日益激烈、信息化水平越來越高、“走出去”戰(zhàn)略和“供給側(cè)改革”多重因素的影響下，石油企業(yè)生存發(fā)展環(huán)境更加嚴苛，對辦公室行政工作提出了更高更新的要求。相應(yīng)的辦公室行政秘書作為辦公室領(lǐng)導(dǎo)的輔助者，對其工作水平也提出了新要求。首先行政秘書思想政治水平要過硬，能夠清晰認識石油是國家能源戰(zhàn)略的關(guān)鍵，關(guān)乎國家能源命脈，堅定不移地服從領(lǐng)導(dǎo)。其次，專業(yè)技能需要不斷更新，以適應(yīng)新要求。從準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，到具備石油領(lǐng)域的專業(yè)技能，再到信息化處理手段的掌握和信息收集、處理能力，都需要得到提升。再次，行政秘書要具備外向型交往能力，掌握外語中關(guān)于石油的專業(yè)名詞，能夠準確翻譯英語文件；并且同企業(yè)相關(guān)伙伴能夠搞好關(guān)系，加強與其他企業(yè)的溝通交流。最后，行政秘書要具備服務(wù)精神，準確定位自身角色。不出格不越級，高效完成辦公室的任務(wù)和事項。

二、石油企業(yè)辦公室行政秘書工作水平提升的路徑

面對新形勢下辦公室工作的新要求，行政秘書可以從以下兩點提升自身工作水平。

第一，加強思想政治學(xué)習(xí)，強化政治素養(yǎng)。國有石油企業(yè)行政秘書有很強的政治、政策色彩，這是由國有石油企業(yè)的性質(zhì)所決定的。那么就要求辦公室行政秘書具備過硬的思想政治素養(yǎng)。一方面行政秘書要強化思想政治學(xué)習(xí)，將八榮八恥、兩學(xué)一做等理論實踐爛熟于心并能夠應(yīng)用在日常工作，另一方面要提高自身覺悟，自覺學(xué)習(xí)，更新觀念，始終與最新政策接軌，與企業(yè)發(fā)展相契合。杜絕原則性錯誤的發(fā)生，能夠透過現(xiàn)象看本質(zhì)，做好領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助角色。

第二，加強秘書技能學(xué)習(xí)，提高綜合素養(yǎng)。石油企業(yè)辦公室行政秘書的工作內(nèi)容和任務(wù)不在是傳統(tǒng)的簡單的文件收集、分發(fā)等簡單重復(fù)勞動，更多是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為全局考慮的事務(wù)性工作任務(wù)。所以加強秘書技能學(xué)習(xí)主要在三個方面：一方面不能忽視秘書工作的基本。公文寫作能力、文書處理能力、檔案處理能力和交流溝通能力要隨著時代進步而與時俱進。公文寫作能力不僅要速度，更要質(zhì)量，格式規(guī)范、用語準確；文書處理能力要求處理上中下文種時能夠分別處理，不出紕漏。檔案處理能力要求歸檔準確無誤，同時紙質(zhì)檔案與電子檔案并行處理，檔案數(shù)據(jù)庫使用熟練；交流溝通能力要求行政秘書具有石油化工專業(yè)技能，與上下級溝通時能夠跟上時代步伐，體現(xiàn)技術(shù)專業(yè)性。這些能力要求秘書勤學(xué)苦練，將簡單工作熟練化、復(fù)雜工作簡單化，做好基礎(chǔ)性工作。另一方面，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的意識要增強。行政秘書的直接負責人就是領(lǐng)導(dǎo)，要第一時間領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。這需要秘書善于察言觀色，分得清事項的輕重緩急，也知道處理事務(wù)的底線。再一方面，人際交往能力的提升。行政秘書的角色定位很微妙，有時甚至?xí)蔀轭I(lǐng)導(dǎo)的“影子”，給上下級造成誤解。這時秘書要時刻清楚自身定位，在人際交往和處理工作任務(wù)中避免讓同事產(chǎn)生誤會，更不能有意制造誤會，以權(quán)謀私。

三、行政秘書工作水平提升路徑的保障

上文探討了石油企業(yè)辦公室行政秘書工作水平提升的路徑，那么就需要有相應(yīng)的保障來實現(xiàn)。首先，培訓(xùn)與考核的設(shè)置。辦公室為行政秘書提供專業(yè)的培訓(xùn)課程，行政秘書在學(xué)習(xí)后經(jīng)過考核，形成部門內(nèi)競爭，提高競爭意識與技能提升意識。其次，管理制度的完善。規(guī)范化、精細化的辦公室秘書管理制度對秘書言行、工作內(nèi)容、工作手段等進行了嚴格規(guī)定和約束，由外在強制力帶動使秘書產(chǎn)生習(xí)慣而衍生出內(nèi)化約束，間接提升工作水平。最后，明確獎懲制度。只有賞罰分明才能做到令行禁止。文秘工作復(fù)雜多變，石油企業(yè)辦公室可以在年終或者季度進行考核，提高秘書的工作效率和水平。

四、結(jié)語

現(xiàn)代國有石油企業(yè)辦公室行政秘書工作內(nèi)容和目的發(fā)生了改變，提高其工作水平也要從多個維度進行。在實際工作中，行政秘書不僅要自覺提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，準確定位，企業(yè)和辦公室也要做好保障工作，完善制度與規(guī)范，不斷總結(jié)經(jīng)驗，切實保證辦公室行政工作有序平穩(wěn)的進行。

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