SAP—PS在機電安裝企業(yè)財務(wù)風(fēng)險控制中的應(yīng)用

張瑋瑋

摘要：PS模塊是SAP中的項目管理模塊，具有組織結(jié)構(gòu)獨立性、集成性、綜合性等特點，近幾年在國內(nèi)的大中型機電安裝企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。由于市場競爭日益激烈，機電安裝企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險也日趨增大，文章在分析了機電安裝企業(yè)財務(wù)風(fēng)險具體表現(xiàn)的基礎(chǔ)上，重點探討了利用PS項目管理模塊，在機電安裝企業(yè)加強財務(wù)風(fēng)險控制的基本思路。

關(guān)鍵詞：機電安裝；SAP-PS模塊；財務(wù)風(fēng)險

隨著建筑市場的迅猛發(fā)展，作為建筑行業(yè)重要分支的機電安裝工程也受到越來越多的重視。機電安裝工程相對于整個建筑工程來說，它的體量較小，但是卻具有安裝工程系統(tǒng)復(fù)雜、涉及范圍廣、對安裝技術(shù)要求高等特點。因此，對于機電安裝企業(yè)而言，除了要面對日益嚴酷的市場環(huán)境， 還要面對日益復(fù)雜化的客戶需求。在這種情況下，如何有效的防范財務(wù)風(fēng)險、加強財務(wù)控制是機電安裝企業(yè)在不斷提高自身的核心競爭力，謀求穩(wěn)定發(fā)展的過程中亟須解決的現(xiàn)實問題。

一、機電安裝企業(yè)財務(wù)風(fēng)險的主要表現(xiàn)

機電安裝企業(yè)在運營中，面臨的主要財務(wù)風(fēng)險具體表現(xiàn)為投標報價風(fēng)險、合同風(fēng)險、資金風(fēng)險和盈利風(fēng)險等方面。

（一）投標報價風(fēng)險

機電安裝企業(yè)取得工程項目主要是通過公開招標的方式，投標時的風(fēng)險按其成因可分為外部原因和內(nèi)部原因。外部原因主要包括業(yè)主公布的項目信息不足，導(dǎo)致對項目內(nèi)容范圍了解不清；設(shè)計基礎(chǔ)資料缺乏，無法對實施階段進行科學(xué)預(yù)測，設(shè)計易出現(xiàn)失誤等。而內(nèi)部原因則主要包括報價人員的設(shè)計能力；所參考的報價依據(jù)的準確性等。上述原因都有可能造成投標價格不準確。如果采取高報價，則極有可能導(dǎo)致不能中標；而采取低報價，一方面會擾亂市場，另一方面也會加大后期項目管理的難度，導(dǎo)致利潤過低甚至虧損，出現(xiàn)“賠本賺吆喝”的局面。

（二）合同風(fēng)險

面對競爭日益激烈的市場環(huán)境，機電安裝企業(yè)大多數(shù)時候不得不采取壓價競標的方式，獲得施工合同，甚至還要接受一些明顯不利的合同條款，比如被要求墊付大量資金、收取各類保證金等。這樣的合同從簽訂之初就給企業(yè)帶來巨大的財務(wù)壓力，增大了財務(wù)風(fēng)險系數(shù)。另外，機電安裝工程施工過程復(fù)雜，施工中存在許多不確定因素，特別是工程變更方面，如果合同中沒有明確規(guī)定，出現(xiàn)條款模糊、責(zé)任不明，那么也會導(dǎo)致合同風(fēng)險的爆發(fā)。

（三）資金風(fēng)險

機電安裝項目雖然體量相對較小，但是一個機電安裝企業(yè)往往同時進行十幾個甚至幾十個項目。在目前墊資合同如此普遍的情況下，很容易造成企業(yè)流動資金的緊張。由于我國籌資渠道并不是十分靈活，大多數(shù)企業(yè)只能選擇銀行貸款來取得資金，繼續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營。企業(yè)能取得的銀行貸款規(guī)模是有限的，也就是說機電安裝企業(yè)在運營中必須能夠及時回收工程款，才能保證其他項目的正常運作。如果大量工程款不能及時回收，就無法使企業(yè)的資金處于一種良性循環(huán)的狀態(tài)，最終導(dǎo)致無法償還到期貸款，資金鏈斷裂，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)營風(fēng)險和合同違約風(fēng)險。

（四）盈利風(fēng)險

機電安裝工程中，施工企業(yè)的盈利風(fēng)險主要體現(xiàn)在其對成本的控制能力上。在目前的市場環(huán)境下，機電安裝企業(yè)往往是低價中標，利潤空間很小。這就對企業(yè)的成本管控能力提出了很高的要求，如果不能在項目運作中進行有效的成本控制，不僅會造成材料費、人工費、機械費以及管理費用上的浪費，導(dǎo)致整個項目成本超出預(yù)算，還會使該項目陷入無利潤甚至是虧損的境地。

二、PS模塊在財務(wù)風(fēng)險控制中的應(yīng)用

SAP-PS模塊是SAP-R3中專門用于項目管理的模塊，主要用于那些日常運作中以項目為運作主體的企業(yè)。典型的項目制運作的企業(yè)，其項目管理過程包括詢價報價——銷售訂單處理——設(shè)計——采購與分包——項目現(xiàn)場施工和進度確認——竣工驗收——質(zhì)保期等。PS模塊具有如下特點：首先，具有組織結(jié)構(gòu)獨立性。PS模塊用Work Breakdown Structure（工作分解結(jié)構(gòu)，以下簡稱WBS）和Network（網(wǎng)絡(luò)）作為主數(shù)據(jù)來串聯(lián)其他模塊的主數(shù)據(jù)，而無需對應(yīng)現(xiàn)實的組織機構(gòu)，PS模塊中這種組織結(jié)構(gòu)的方式更符合項目運作的特點；其次，具有集成性。PS模塊與SAP系統(tǒng)中的許多模塊均有不同程度的集成，與系統(tǒng)中的CO模塊（財務(wù)控制模塊）的集成度更高，幾乎能夠?qū)崿F(xiàn)在常規(guī)CO 模塊中的全部功能；最后，具有綜合性。PS模塊實際上是所有與項目相關(guān)的其他模塊功能的一個綜合體。

在機電安裝企業(yè)面臨眾多風(fēng)險的情況下，PS模塊應(yīng)該在風(fēng)險管理中發(fā)揮更大的作用，具體表現(xiàn)為：

（一） 加強投標報價的風(fēng)險控制

由于投標報價階段的財務(wù)風(fēng)險來自外部和內(nèi)部，對于外部風(fēng)險，企業(yè)可以通過規(guī)范報價依據(jù)的資料種類和詳細程度來進行控制，再借助通過提高報價人員的責(zé)任心和經(jīng)驗值來降低相應(yīng)風(fēng)險。而對于內(nèi)部的風(fēng)險，企業(yè)通過PS模塊的應(yīng)用可以做到更好的控制。首先，PS模塊提供了標準的項目成本結(jié)構(gòu)（WBS結(jié)構(gòu)）和多版本的成本計劃，比如報價版的成本計劃、預(yù)算版本的成本計劃等等。通過將一定期間內(nèi)項目的預(yù)算版成本計劃與報價版成本計劃進行比對，便可以總結(jié)出企業(yè)對某一類項目的報價精度，甚至可以具體到某一位報價人員的報價精度，從而有針對性的進行改進，不斷提升企業(yè)總體的報價水平；再者，PS模塊的成本計劃編制依托的是SAP系統(tǒng)實時的物料價格數(shù)據(jù)庫，將報價設(shè)計人員的物料清單導(dǎo)入之后，可以快捷、準確的輸出項目的單位物料成本，大大提升了報價效率。

（二）規(guī)范銷售訂單處理

安裝合同簽訂后，企業(yè)就已經(jīng)承擔(dān)了相應(yīng)的合同風(fēng)險。那么，如何在項目的運作過程中，將這種風(fēng)險的影響降到最低，便是財務(wù)控制的重點所在。首先，在輸入電子合同的時候，對于特殊條款一定要重點標明，以便合同后續(xù)執(zhí)行的每一個環(huán)節(jié)都能清晰的加以注意；然后，在PS模塊中進行項目立項時，可以根據(jù)合同要求和項目的特點進行項目結(jié)構(gòu)的搭建，但是項目結(jié)構(gòu)必須要做到標準化和明晰化，標準、明晰的項目結(jié)構(gòu)是項目后續(xù)一切計劃、監(jiān)控、分析活動的基礎(chǔ)，對項目管理而言具有及其重要的意義。PS模塊在項目立項階段還有一個重要的工具就是里程碑管理。在項目立項時，嚴格按照合同的條款設(shè)立收款里程碑和開票里程碑，能夠使項目管理人員在項目執(zhí)行的全過程中輕松監(jiān)控這些重點風(fēng)險控制點。

（三）優(yōu)化項目計劃與項目預(yù)算

PS模塊在成本控制方面的兩個行之有效的工具就是成本計劃與成本預(yù)算。

1. 成本計劃。PS模塊的成本計劃包括單位成本計劃和成本要素計劃。單位成本計劃（材料成本計劃）可以根據(jù)設(shè)計BOM匹配系統(tǒng)標準價格自動生成，成本要素計劃主要涉及人工成本、費用等。將預(yù)算版本的成本計劃與項目結(jié)算后的實際成本進行比對，能清楚的分析出項目中各個成本項或者項目的各個階段預(yù)算執(zhí)行的情況，從而對施工成本的控制進行全方位的評價。

2. 項目預(yù)算。精確、科學(xué)的項目預(yù)算是項目成本控制的基礎(chǔ)，一定程度上決定了項目最終的經(jīng)營成果。PS模塊中的項目預(yù)算是由預(yù)算版本的成本計劃乘以預(yù)算系數(shù)轉(zhuǎn)化而來的，項目可以按執(zhí)行階段或者按系統(tǒng)適用不同的預(yù)算系數(shù)。項目預(yù)算的本質(zhì)就是要將項目的成本計劃通過一定的分配規(guī)則分配到項目的各個成本控制項上，以確定項目各個成本控制項的成本定額，通過差異化的預(yù)算系數(shù)設(shè)置可以實現(xiàn)對項目各個成本控制項的差異化管理。

（四）加強項目實施的過程控制

項目實施的過程控制與企業(yè)的盈利風(fēng)險息息相關(guān)，PS模塊的應(yīng)用可以有效的加強項目實施的過程控制，提高項目管理的規(guī)范性、精確性和時效性，從而降低企業(yè)的盈利風(fēng)險。

1.PS模塊的項目管理平臺可以將項目的主計劃執(zhí)行節(jié)點設(shè)置到項目涉及的各個部門，部門之間以項目的生命周期為主線無縫鏈接，大大提高了部門間的協(xié)同效率。

2.項目管理人員對項目的進度一目了然，對項目的跟蹤工作大大簡化，這就使一個項目管理人員可以同時管理幾個甚至十幾個項目，管理效率大大提高。

3.通過項目MRP（物資需求計劃）的運算，能夠及時匹配企業(yè)的呆滯庫存，從而降低企業(yè)的庫存水平，減少企業(yè)資金占用。

4.項目信息高度集成，項目的成本控制人員能夠及時了解項目進度以及成本的投入情況，及時將某一階段發(fā)生的材料成本、人工成本以及其他費用與階段預(yù)算作對比，以便對其預(yù)算分配做出合理的調(diào)整。

5.項目財務(wù)信息同步，便于財務(wù)人員對項目的執(zhí)行進行有效的監(jiān)控。財務(wù)人員通過對相關(guān)指標的對比、分析，能夠及時發(fā)現(xiàn)項目執(zhí)行過程中諸如開票及時性、成本投入及時性、TECO狀態(tài)及時性等問題，與業(yè)務(wù)單元共同促進項目管理能力的提升。

（五）強化項目資金管控

對項目資金的管控，核心內(nèi)容就是要將資金的收與付匹配起來，進量減少企業(yè)的資金壓力，降低資金風(fēng)險。合同簽訂的墊資條款不可怕，重點在于在項目應(yīng)該收款的節(jié)點要及時的把款收回來。PS模塊在項目立項時，便會依據(jù)合同中約定的來款進度設(shè)置收款里程碑。在進度達到收款條件，里程碑被確認后，便會自動傳遞收款需求至信控部門，信控部門根據(jù)收款信息及時催收進度款。如果款項經(jīng)信控部門催收后客戶仍未支付，企業(yè)可以及時的中止項目的繼續(xù)投入，減少資金損失。對于質(zhì)保金的催收也是如此，系統(tǒng)依據(jù)項目的實際驗收時間和合同約定的質(zhì)保期，算出質(zhì)保金的到期時間，待質(zhì)保金到期時傳遞需求至信控部門。收款里程碑的有效應(yīng)用，可以保證項目資金的收與支均在可控范圍之內(nèi)，從而大大降低企業(yè)的資金風(fēng)險。

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（作者單位：煙臺冰輪股份有限公司）