新形勢如何做好檔案的查閱利用工作探討

高旅納

摘要：在新形勢下，檔案查閱利用工作有著至關(guān)重要的作用，不僅有助于實現(xiàn)檔案信息本身的價值，同時可以將有研究價值的數(shù)據(jù)、資料合理保存下來，從而為社會進步提供強有力的基礎(chǔ)。隨著社會的進步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢。本文就在新形勢下如何做好檔案的查閱利用工作進行探討，旨在進一步提高檔案服務(wù)工作的效率，滿足日益發(fā)展的社會需求。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案；查閱利用工作

隨著時間的推移，檔案急劇增多，因而怎樣對海量的檔案信息進行合理地整理、歸納，并有效地將各類檔案信息快速、準(zhǔn)確地傳遞到相關(guān)個人和各個部門手上，是檔案服務(wù)工作的主要職能。所以，在社會不斷進步的新形勢下，實現(xiàn)檔案的充分利用，則顯得尤為重要。

一、樹立現(xiàn)代服務(wù)意識

（一）變被動服務(wù)為主動服務(wù)

當(dāng)今社會已經(jīng)全面進入信息時代。而作為檔案管理人員應(yīng)該緊跟時代的步伐，脫掉傳統(tǒng)觀念的舊外衣，改變傳統(tǒng)的工作方式，由原來的被動服務(wù)改變?yōu)橹鲃訛闄n案查閱者服務(wù)。比如：提前詢問查閱者需要哪方面的資料，主動告知其查閱方法等。在縮短檔案利用者的尋找時間的同時，也更好地實現(xiàn)了檔案的價值，同時提高了檔案館的地位。

（二）服務(wù)意識的超前化

檔案管理人員要緊密關(guān)注時代的發(fā)展，對當(dāng)下的檔案需求進行合理的預(yù)測。這要求檔案工作人員要及時關(guān)注社會動態(tài)，掌握黨、國家和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)近期的工作重點，以及重大決策，從而合理預(yù)測人們對該類檔案的需求情況，并提前做好相應(yīng)的整理、歸納工作，以便能夠及時、準(zhǔn)確地為使用者提供可靠、有效的檔案資料。

（三）服務(wù)意識的優(yōu)質(zhì)化

檔案工作能否持續(xù)下去，與檔案服務(wù)質(zhì)量息息相關(guān)。而服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣又取決于檔案工作者。因此，檔案工作人員應(yīng)該擯棄老舊的工作觀念，同時培養(yǎng)工作中的創(chuàng)新精神。此外，工作人員的責(zé)任感在檔案服務(wù)工作中也起著至關(guān)重要的作用。工作人員要在提高服務(wù)質(zhì)量的同時，規(guī)范自身的工作標(biāo)準(zhǔn)，提升自身的綜合素質(zhì)水平，進而多方位、多角度、全面、細(xì)致地提供檔案查閱服務(wù)。

二、檔案資源的豐富與整合

（一）加大收集力度，全面豐富信息

檔案的收集是檔案管理的基石。它不僅涉及面廣、周期長，而且還需要一套相對完善的征集、接收制度。以此將來自四面八方，以及各機關(guān)、個人手中的各種類型、各種載體的檔案信息，進行有目的性、有針對性的收集，為后續(xù)的檔案利用打下一個堅實的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案質(zhì)量，豐富檔案水平

檔案館是否能夠充分發(fā)揮其中心工作，其關(guān)鍵在于檔案質(zhì)量水平的高低。因此，我們要在加大收集力度，豐富館藏信息的基礎(chǔ)之上，對紛繁復(fù)雜的信息進行優(yōu)選和優(yōu)化，同時淘汰掉無用的檔案信息，進而提高館藏檔案材料的整體水平。

（三）整合資源，全面集中

隨著信息化的全面發(fā)展，檔案資源也在不斷豐富，隨之帶來了一些資源分散、利用率低的困難。針對這一問題，我們必須對各類檔案信息進行集中，然后優(yōu)化整合。同時，改進信息共享渠道，優(yōu)化信息同步體制，進而全面提高檔案利用工作的整體水平。

三、優(yōu)化檔案利用方式

（一）深入人民群眾，宣傳檔案利用工作

現(xiàn)代化建設(shè)中，各種檔案的有效利用，需要增強檔案管理人員的重視，并提高民眾的認(rèn)識，才能更好的體現(xiàn)其價值。因此，我們可以利用多方面的宣傳手段，對檔案進行全面而細(xì)致的宣傳和普及，一是，利用報刊、宣傳欄等紙質(zhì)宣傳媒體；二是，利用電視、網(wǎng)絡(luò)等新媒體，如微博、微信、論壇等；三是，利用座談會、茶話會等進行討論，等等。通過這些方式，將檔案的內(nèi)容，檔案產(chǎn)生的作用，檔案能解決什么問題，檔案的查閱途徑等，都可以普及給廣大人民群眾，讓大家樹立起檔案管理意識，擴大檔案服務(wù)范圍，以達到最大限度發(fā)揮檔案信息利用價值的目的。

（二）融入現(xiàn)代科學(xué)，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量

隨著社會的不斷發(fā)展，人類知識水平的全面進步，使得人們對各類文獻資料的需求越來越大，也就隨之產(chǎn)生了各類檔案。因此，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，我們需要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立以大數(shù)據(jù)為依托的數(shù)字檔案系統(tǒng)，方便空中查閱。同時，利用數(shù)字化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的實時收集和更新，進而不斷豐富檔案數(shù)據(jù)庫。另外，及時淘汰無用、過時的檔案，以提高數(shù)據(jù)空間的有效利用率。這樣，不僅能節(jié)省人力，而且可以最大程度上提高檔案的利用程度，有效的提高檔案服務(wù)質(zhì)量，最終促進檔案查閱利用工作進一步優(yōu)化。

（三）完善檔案編輯工作，奠定優(yōu)質(zhì)服務(wù)基礎(chǔ)

社會變化日新月異，因此，檔案的利用工作也不能只停留在原始的利用層次上。而應(yīng)該是檔案原件的基礎(chǔ)上，根據(jù)信息更替情況，首先對檔案進行進一步的歸納、整理，其次是從中提煉出新的規(guī)律和結(jié)論，最后對檔案進行高層次的編輯和撰寫，進而不斷提高檔案的含金量，是服務(wù)質(zhì)量進一步提高的重要基礎(chǔ)。例如：計算機管理系統(tǒng)的合理運用、ERP信息管理系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用，可以智能搜索相關(guān)資料，并查閱相關(guān)信息，從而減少檔案編輯所需的時間，最終提高工作實效性。

四、結(jié)束語

總之，檔案查閱利用工作，是當(dāng)今社會快速、有效發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，在新形勢下，檔案查閱利用工作想要更有效開展，就要有目的、有組織、有選擇地去優(yōu)化服務(wù)，完善檔案檢索系統(tǒng)。同時，還要注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的主動服務(wù)意識，強化其責(zé)任心，才能最終提高檔案信息的利用率，全面提升檔案的查閱利用工作水平，進而為社會發(fā)展和進步作出相應(yīng)的貢獻。