新形勢下如何做好秘書工作

張謀政

【摘 要】秘書工作具有較強的佐助作用，無論是政府機關單位，還是企業機構之中，秘書一職都不可或缺。新形勢下秘書工作也“與時俱進”不斷變化，為有效契合時代發展需求，秘書就需積極轉變工作思路，并培養新技能、新思想，從而提高工作效率。本文即結合新形勢下秘書工作具體要求，進而對秘書工作的高效、有序開展提出以下幾點建議。

【關鍵詞】秘書；工作；新形勢

一、磨煉個人品質，提升職業素養

任何一份工作，無謂責任輕重、事情巨細，秉持一份赤誠之心是“做好”工作的基礎，而良好的個人品質及職業素養則是“做精”工作的關鍵，此所謂先學做人，后學做事。新形勢下的秘書工作，其涉及的內容可輕可重，其不僅包含日常瑣事，同時也可能包含大量的企業機關會議文件抑或機密文件的處理。然而領導下派任務于秘書實則是信任其為人，這就要求秘書要具備較高的職業素養，首先是對任務的正確認識，要做到理解領導不無端抱怨、不隨意敷衍。其次是恪守職責，面對誘惑要堅守道德底線，不泄密、不徇私。最后是樹立崇高的職業道德，秉持踏踏實實做事，堂堂正正做人的樸實作風，在原則問題上堅守立場，不退讓、不妥協、不變節。不僅如此于日常工作中，秘書個體應該充分總結工作經驗，積極矯治自身存在的問題，并積極向前輩學習，做到見賢思齊，日日而新，以此契合新形勢的工作要求。

（一）敏事慎言

秘書是佐助領導的“左膀右臂”，日常工作中要機敏應事，謹慎言行，此所謂敏事，慎言。誠然，秘書工作具有一定特殊性，其既沒有特定的工作指標約束，也沒有任務規定，其工作性質相對比較靈活，因此在日常工作中，秘書應該具有“隨機應變”的基本素質，面對事情需沉著冷靜，對事物的判斷要果敢、迅速，對事件的處理要謹慎穩重?？傮w上講，新形勢下秘書工作的“敏事”即要求其做到手勤、腿勤、腦勤，在工作中保持較強的機動性，并積極動腦，以此保證周全，起到拾遺補缺之職能。同理新形勢秘書工作的“慎言”，即要求秘書慎重言論，以高度責任感約束自身語言表達，盡可能做到談吐文雅，言辭精煉，不啰嗦，不贅余；發表言論應該保證言之有據，不能毫無憑據的夸夸其談，也不能言過其實、危言聳聽。一言以蔽之，新形勢下的秘書工作，應該精于行事，慎于言談，如此才能提高工作效率，減少工作失誤。

（二）博學篤行

所謂，人生之有限，而學海之無涯。學識是無窮無盡的，在人有限的生命中，不斷學習至關重要。信息化時代背景下，知識、科技等都不斷更迭創新，為有效跟進時代前進步伐，就需要契合時代發展方向，終身學習永不停息。由此可見，新形勢下的秘書工作也面臨著巨大的機遇與挑戰，一方面是信息快速流通背景下，學習的渠道大幅度增加，為秘書學習提供了平臺；另一方面，正是由于知識的不斷更迭，迫使秘書不斷學習，否則會被時代所拋棄。因此新形勢下，為高效有序完成秘書工作，就應該樹立終身學習理念，秉持“博學之，審問之。慎思之，明辨之，篤行之”原則，積極利用業余時間充實自我。如此一來，才能夠保證秘書工作的穩妥性與嚴謹性，才能契合時代特征凸顯規范性、科學性要求。

二、具備必要的知識儲備和能力

（一）較高的政治理論水平

無論是機關單位還是企業機構的發展，都需要一定的政治理論為指導。鑒此秘書工作中應該保持較強的政治敏感性，對政治方向有較為明晰的把握。因此秘書需積極利用業余時間，加強政治理論學習，提升自我政治素養，保持清醒的政治頭腦，如此一來才能在日常工作之中緊緊跟隨正確的政治方向，保證工作高效有序。

（二）扎實的語言文字功底

眾所周知，秘書人員工作中最為常見的即是語言文字工作，無論是“整理資料”、“會議記錄”、“日程安排”等工作都需要較強的語言文字綜合表述能力。由此可見，語言文字綜合能力幾乎是秘書在職場生存的關鍵技能之一。新形勢下，文字運用頻率越發增加，無論是網絡信息傳遞，還是業務交流都需要文字表述。鑒此，秘書人員更加應該具備扎實的語言文字功底，并且還應該掌握一定的寫作規律。尤其在網絡上發表有關聲明時，更需要謹慎措辭，嚴謹表述，盡可能做到言之有據、言之有理。除此之外，為保證寫作內容與形式的高度統一，則還需要求秘書人員掌握各種各樣的公文特征以及有關的文字表述要求，從而建構起合理的行文框架以此全面支撐寫作內容的有效表達。總而言之秘書人員于日常工作中抑或業余時間應加強文字表述能力的訓練，全面提高文字運用水平，掌握大量的公文寫作要點，以此保證工作效率。

（三）良好的溝通協調能力

特定情境下，秘書工作人員需代替領導做好銜接工作，尤其是組織內部的銜接工作。新形勢下，秘書人員逐漸成為組織內部協調的重要樞紐，其不僅是傳達領導意識、建議、決策的第一“經辦人”，同時也是搜集整理組織成員意見、反饋信息、實施效果等信息的主要“負責任”，是領導與組織各部門協調溝通的重要橋梁。除此之外，秘書人員還將遵循領導的指示，積極安排組織各類型的會議及有關活動，這就需要其具備較強的組織能力。綜上述，新信息下，秘書人員需具備較強的協調溝通能力以及現代化、科學化的組織管理能力。

（四）豐富的管理經驗

為具備良好的組織協調能力，秘書人員日常工作中，要積極學習，并總結工作經驗，首先是了解單位部門的辦事渠道及流程；其次是掌握一定現代信息技術，做好協調溝通工作；最后是謙遜學習領導及優秀工作人員為人處事的方式方法，從而提升自我組織管理能力。

（五）清晰的明辨是非能力

秘書人員是領導的“心腹”，是領導的“臂膀”，其深受領導的信任與厚愛，在諸多決議中也具有一定的影響力。因此為領導決策的相對正確，就應該確保秘書人員具備良好的是非觀，以此降低其對領導思維的消極影響。

（六）廣泛的社會交際能力

秘書人員作為領導社交代表人員之一，其需要協助領導做好社交工作、接待工作。這就要求秘書人員，應該具備良好的社交能力，溝通能力及應變能力。

三、樹立良好的工作作風

工作作風是影響工作質量的直接因素之一，同時也是提高工作質量的關鍵要素之一。工作作風是指導工作實際的一面鮮明的旗幟，具有良好工作作風之人，日常工作必要也是雷厲風行，高效有序。鑒此，新形勢下，秘書人員應該形成以下幾點良好的工作作風：

（一）恪盡職守，履行職責

正所謂，尸其位，盡其責。秘書人員應該認識到崗位的工作職責，并在日常工作積極履行自身職責。要達到上述目標，首選就應該幫助秘書人員樹立愛崗敬業精神，這是促使其積極投身工作事業的動力，也是促使其養成忠于職守觀念的動力，同時也是幫助其提升工作效率的不竭動力。

（二）服從領導，當好參謀

秘書人員不僅需要具備忠于職守的“忠誠”精神，同時也應具備“服從領導”、“無所抱怨”的“服從”精神。服從領導是秘書工作基本要求，違背領導指示和意圖辦事，不僅容易“弄巧成拙”，同時也有失本分。因此秘書人員應樹立起服從領導的工作作風，同時在領導決議工程中扮演好參謀決策，做到知無不言，不知慎言。

四、結束語

綜上所述，新形勢下，人們對秘書人員的文字綜合、組織協調、分析判斷以及相關的學習、實踐能力要求比較明確，認同程度較高。新形勢下，隨著時代的變化，特別是秘書工作環境的變化，應深化對文秘人員能力素質內涵的認識，尤其是對那些易被忽視、卻又必不可少的“隱形”能力，應有意識地加以鍛煉和培養，以此提高其工作實效。

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