新形勢(shì)下如何做好秘書工作

張謀政

【摘 要】秘書工作具有較強(qiáng)的佐助作用，無(wú)論是政府機(jī)關(guān)單位，還是企業(yè)機(jī)構(gòu)之中，秘書一職都不可或缺。新形勢(shì)下秘書工作也“與時(shí)俱進(jìn)”不斷變化，為有效契合時(shí)代發(fā)展需求，秘書就需積極轉(zhuǎn)變工作思路，并培養(yǎng)新技能、新思想，從而提高工作效率。本文即結(jié)合新形勢(shì)下秘書工作具體要求，進(jìn)而對(duì)秘書工作的高效、有序開展提出以下幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】秘書；工作；新形勢(shì)

一、磨煉個(gè)人品質(zhì)，提升職業(yè)素養(yǎng)

任何一份工作，無(wú)謂責(zé)任輕重、事情巨細(xì)，秉持一份赤誠(chéng)之心是“做好”工作的基礎(chǔ)，而良好的個(gè)人品質(zhì)及職業(yè)素養(yǎng)則是“做精”工作的關(guān)鍵，此所謂先學(xué)做人，后學(xué)做事。新形勢(shì)下的秘書工作，其涉及的內(nèi)容可輕可重，其不僅包含日常瑣事，同時(shí)也可能包含大量的企業(yè)機(jī)關(guān)會(huì)議文件抑或機(jī)密文件的處理。然而領(lǐng)導(dǎo)下派任務(wù)于秘書實(shí)則是信任其為人，這就要求秘書要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，首先是對(duì)任務(wù)的正確認(rèn)識(shí)，要做到理解領(lǐng)導(dǎo)不無(wú)端抱怨、不隨意敷衍。其次是恪守職責(zé)，面對(duì)誘惑要堅(jiān)守道德底線，不泄密、不徇私。最后是樹立崇高的職業(yè)道德，秉持踏踏實(shí)實(shí)做事，堂堂正正做人的樸實(shí)作風(fēng)，在原則問(wèn)題上堅(jiān)守立場(chǎng)，不退讓、不妥協(xié)、不變節(jié)。不僅如此于日常工作中，秘書個(gè)體應(yīng)該充分總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，積極矯治自身存在的問(wèn)題，并積極向前輩學(xué)習(xí)，做到見(jiàn)賢思齊，日日而新，以此契合新形勢(shì)的工作要求。

（一）敏事慎言

秘書是佐助領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，日常工作中要機(jī)敏應(yīng)事，謹(jǐn)慎言行，此所謂敏事，慎言。誠(chéng)然，秘書工作具有一定特殊性，其既沒(méi)有特定的工作指標(biāo)約束，也沒(méi)有任務(wù)規(guī)定，其工作性質(zhì)相對(duì)比較靈活，因此在日常工作中，秘書應(yīng)該具有“隨機(jī)應(yīng)變”的基本素質(zhì)，面對(duì)事情需沉著冷靜，對(duì)事物的判斷要果敢、迅速，對(duì)事件的處理要謹(jǐn)慎穩(wěn)重。總體上講，新形勢(shì)下秘書工作的“敏事”即要求其做到手勤、腿勤、腦勤，在工作中保持較強(qiáng)的機(jī)動(dòng)性，并積極動(dòng)腦，以此保證周全，起到拾遺補(bǔ)缺之職能。同理新形勢(shì)秘書工作的“慎言”，即要求秘書慎重言論，以高度責(zé)任感約束自身語(yǔ)言表達(dá)，盡可能做到談吐文雅，言辭精煉，不啰嗦，不贅余；發(fā)表言論應(yīng)該保證言之有據(jù)，不能毫無(wú)憑據(jù)的夸夸其談，也不能言過(guò)其實(shí)、危言聳聽(tīng)。一言以蔽之，新形勢(shì)下的秘書工作，應(yīng)該精于行事，慎于言談，如此才能提高工作效率，減少工作失誤。

（二）博學(xué)篤行

所謂，人生之有限，而學(xué)海之無(wú)涯。學(xué)識(shí)是無(wú)窮無(wú)盡的，在人有限的生命中，不斷學(xué)習(xí)至關(guān)重要。信息化時(shí)代背景下，知識(shí)、科技等都不斷更迭創(chuàng)新，為有效跟進(jìn)時(shí)代前進(jìn)步伐，就需要契合時(shí)代發(fā)展方向，終身學(xué)習(xí)永不停息。由此可見(jiàn)，新形勢(shì)下的秘書工作也面臨著巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，一方面是信息快速流通背景下，學(xué)習(xí)的渠道大幅度增加，為秘書學(xué)習(xí)提供了平臺(tái)；另一方面，正是由于知識(shí)的不斷更迭，迫使秘書不斷學(xué)習(xí)，否則會(huì)被時(shí)代所拋棄。因此新形勢(shì)下，為高效有序完成秘書工作，就應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)理念，秉持“博學(xué)之，審問(wèn)之。慎思之，明辨之，篤行之”原則，積極利用業(yè)余時(shí)間充實(shí)自我。如此一來(lái)，才能夠保證秘書工作的穩(wěn)妥性與嚴(yán)謹(jǐn)性，才能契合時(shí)代特征凸顯規(guī)范性、科學(xué)性要求。

二、具備必要的知識(shí)儲(chǔ)備和能力

（一）較高的政治理論水平

無(wú)論是機(jī)關(guān)單位還是企業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展，都需要一定的政治理論為指導(dǎo)。鑒此秘書工作中應(yīng)該保持較強(qiáng)的政治敏感性，對(duì)政治方向有較為明晰的把握。因此秘書需積極利用業(yè)余時(shí)間，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提升自我政治素養(yǎng)，保持清醒的政治頭腦，如此一來(lái)才能在日常工作之中緊緊跟隨正確的政治方向，保證工作高效有序。

（二）扎實(shí)的語(yǔ)言文字功底

眾所周知，秘書人員工作中最為常見(jiàn)的即是語(yǔ)言文字工作，無(wú)論是“整理資料”、“會(huì)議記錄”、“日程安排”等工作都需要較強(qiáng)的語(yǔ)言文字綜合表述能力。由此可見(jiàn)，語(yǔ)言文字綜合能力幾乎是秘書在職場(chǎng)生存的關(guān)鍵技能之一。新形勢(shì)下，文字運(yùn)用頻率越發(fā)增加，無(wú)論是網(wǎng)絡(luò)信息傳遞，還是業(yè)務(wù)交流都需要文字表述。鑒此，秘書人員更加應(yīng)該具備扎實(shí)的語(yǔ)言文字功底，并且還應(yīng)該掌握一定的寫作規(guī)律。尤其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)表有關(guān)聲明時(shí)，更需要謹(jǐn)慎措辭，嚴(yán)謹(jǐn)表述，盡可能做到言之有據(jù)、言之有理。除此之外，為保證寫作內(nèi)容與形式的高度統(tǒng)一，則還需要求秘書人員掌握各種各樣的公文特征以及有關(guān)的文字表述要求，從而建構(gòu)起合理的行文框架以此全面支撐寫作內(nèi)容的有效表達(dá)。總而言之秘書人員于日常工作中抑或業(yè)余時(shí)間應(yīng)加強(qiáng)文字表述能力的訓(xùn)練，全面提高文字運(yùn)用水平，掌握大量的公文寫作要點(diǎn)，以此保證工作效率。

（三）良好的溝通協(xié)調(diào)能力

特定情境下，秘書工作人員需代替領(lǐng)導(dǎo)做好銜接工作，尤其是組織內(nèi)部的銜接工作。新形勢(shì)下，秘書人員逐漸成為組織內(nèi)部協(xié)調(diào)的重要樞紐，其不僅是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、建議、決策的第一“經(jīng)辦人”，同時(shí)也是搜集整理組織成員意見(jiàn)、反饋信息、實(shí)施效果等信息的主要“負(fù)責(zé)任”，是領(lǐng)導(dǎo)與組織各部門協(xié)調(diào)溝通的重要橋梁。除此之外，秘書人員還將遵循領(lǐng)導(dǎo)的指示，積極安排組織各類型的會(huì)議及有關(guān)活動(dòng)，這就需要其具備較強(qiáng)的組織能力。綜上述，新信息下，秘書人員需具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)溝通能力以及現(xiàn)代化、科學(xué)化的組織管理能力。

（四）豐富的管理經(jīng)驗(yàn)

為具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，秘書人員日常工作中，要積極學(xué)習(xí)，并總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，首先是了解單位部門的辦事渠道及流程；其次是掌握一定現(xiàn)代信息技術(shù)，做好協(xié)調(diào)溝通工作；最后是謙遜學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)及優(yōu)秀工作人員為人處事的方式方法，從而提升自我組織管理能力。

（五）清晰的明辨是非能力

秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的“心腹”，是領(lǐng)導(dǎo)的“臂膀”，其深受領(lǐng)導(dǎo)的信任與厚愛(ài)，在諸多決議中也具有一定的影響力。因此為領(lǐng)導(dǎo)決策的相對(duì)正確，就應(yīng)該確保秘書人員具備良好的是非觀，以此降低其對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思維的消極影響。

（六）廣泛的社會(huì)交際能力

秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)社交代表人員之一，其需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好社交工作、接待工作。這就要求秘書人員，應(yīng)該具備良好的社交能力，溝通能力及應(yīng)變能力。

三、樹立良好的工作作風(fēng)

工作作風(fēng)是影響工作質(zhì)量的直接因素之一，同時(shí)也是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵要素之一。工作作風(fēng)是指導(dǎo)工作實(shí)際的一面鮮明的旗幟，具有良好工作作風(fēng)之人，日常工作必要也是雷厲風(fēng)行，高效有序。鑒此，新形勢(shì)下，秘書人員應(yīng)該形成以下幾點(diǎn)良好的工作作風(fēng)：

（一）恪盡職守，履行職責(zé)

正所謂，尸其位，盡其責(zé)。秘書人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到崗位的工作職責(zé)，并在日常工作積極履行自身職責(zé)。要達(dá)到上述目標(biāo)，首選就應(yīng)該幫助秘書人員樹立愛(ài)崗敬業(yè)精神，這是促使其積極投身工作事業(yè)的動(dòng)力，也是促使其養(yǎng)成忠于職守觀念的動(dòng)力，同時(shí)也是幫助其提升工作效率的不竭動(dòng)力。

（二）服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀

秘書人員不僅需要具備忠于職守的“忠誠(chéng)”精神，同時(shí)也應(yīng)具備“服從領(lǐng)導(dǎo)”、“無(wú)所抱怨”的“服從”精神。服從領(lǐng)導(dǎo)是秘書工作基本要求，違背領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖辦事，不僅容易“弄巧成拙”，同時(shí)也有失本分。因此秘書人員應(yīng)樹立起服從領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)，同時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)決議工程中扮演好參謀決策，做到知無(wú)不言，不知慎言。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下，人們對(duì)秘書人員的文字綜合、組織協(xié)調(diào)、分析判斷以及相關(guān)的學(xué)習(xí)、實(shí)踐能力要求比較明確，認(rèn)同程度較高。新形勢(shì)下，隨著時(shí)代的變化，特別是秘書工作環(huán)境的變化，應(yīng)深化對(duì)文秘人員能力素質(zhì)內(nèi)涵的認(rèn)識(shí)，尤其是對(duì)那些易被忽視、卻又必不可少的“隱形”能力，應(yīng)有意識(shí)地加以鍛煉和培養(yǎng)，以此提高其工作實(shí)效。

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