淺談新形勢下檔案管理工作的規范化

鄧良城

摘 要：隨著社會的迅猛發展，人們的生活也有了翻天覆地的變化，生活的質量越來越高，各個行業也都有了全新的起色。伴隨著社會的發展，對檔案管理工作的要求也隨之變高。但是人們總是有一種錯誤的觀點，認為檔案管理工作并不重要，這是對檔案管理工作認識出現了嚴重的偏差，檔案管理工作無論是對機關企事業單位而言，還是對選擇人才、優化管理制度而言都有著極為重要的作用，因此，它有著至關重要的地位。文章對當前檔案管理工作的現狀進行了具體的分析，并對其規范化展開了細致地闡述，希望能夠為相關從業人員帶來一定的借鑒。

關鍵詞：檔案；管理；規范化；新形勢

檔案管理工作并不是可有可無的工作，它有著極為重要的作用，所以在做檔案的管理時要與時俱進，隨時更新，利用科學化的管理方法來規范檔案工作，對單位的建設與發展起到一定的助力作用，也能夠進一步適應社會的需要，對社會的發展有著較為積極的作用。每個單位都需要有管理部門，對其檔案進行系統的優化管理，這對一個單位的發展和進步將會有著極為重要的影響。如果能夠將檔案管理工作做好，那么不但能夠節約人員開銷、降低成本，對整個工作而言又具有著事半功倍的效果。因此，檔案工作者要根據現實情況，與時俱進，不斷學習豐富自身的職業素養，擴充自己的知識面，立足于將工作進一步完善與優化。此外，對這項工作的責任感也是非常重要的，要積極努力地投身于工作當中，從而創造出經濟價值和社會效益，使其管理工作逐步走向科學化、規范化的道路。

1 全新認識檔案管理工作的重要意義

想要將檔案管理工作做好，首先需要檔案管理者具有較高的責任意識以及工作的責任心。對檔案管理工作還要有全新的認識，這樣才能進一步將工作不斷完善。將這項工作做好，對整個單位發展而言有著非常重要的意義。檔案管理工作有著承上啟下的作用，它不但是對現有工作的總結還是對歷史工作的歸納，具有書寫歷史真實面貌的重要意義，并且它對衡量人員工作質量和工作效率而言，也有著不可替代的作用。檔案管理工作規范化是當前工作發展的需要，也是一個單位放眼未來，規劃未來的重要依據。通過檔案的記載，能夠明確單位的工作現狀，可以發現其存在的諸多不足，加以改正，這對工作的進一步開展有著不可替代的作用。對企業而言，檔案管理工作不但能夠給經營者和決策者一定的理論依據，還可以為企業與多放的發展奠定一定的基礎。當前社會競爭已趨向白日化，要從根本上使工作得到進一步改善，則需要不斷創新意識、創新思維，從而使工作與時俱進，不斷進步與發展。

2 強力防御檔案管理工作的邊緣化

科學技術日新月異的今天，社會的發展之快也超出了人們的想象。信息技術得到了廣泛普及，這也給人們的生活帶來了便利。檔案工作是一個傳統性的工作，也伴隨著人們生活的節奏加快，漸漸被遺忘和淡化，它的重要性已經被不知不覺地被忽略。這也給很多人帶來了錯誤的思維，認為檔案管理工作已經不再重要。一些檔案管理人員自身的職業素養不夠高，這也是他們對這項工作的認識不夠造成的。工作過于敷衍，業務素質較低，這也給檔案管理工作帶來了一定的弊端。一旦這種現象沒有被及時遏制，不斷擴展，勢必會對檔案管理帶來巨大的不利影響。因此，要想將檔案管理工作進一步優化，則需要扭轉其錯誤的認識，改變管理的模式，利用科學的方法防止檔案管理工作的邊緣化。

3 切實加強依法管理檔案的工作力度

3.1 依法管理，建章立制

檔案管理工作法制化非常重要，這也是做好檔案管理工作的基礎，同時為實現檔案管理工作科學規范化有著進一步的保障，因此要依法治檔，實現檔案管理制度化。隨著科學技術的迅猛發展，檔案管理的載體也在發生著翻天覆地的變化，從傳統的工具逐步轉變為當前現代化信息化的設備，所以，要適應當前的情況，檔案管理工作不斷更新才能追趕上時代發展的潮流，這樣也才能推進其工作的發展。檔案管理工作人員要有高度的責任感，緊迫的競爭意識，并且在工作多方面要學會不斷完善與自我提高，依照規范化的規章制度來展開工作，因地制宜，科學靈活，使整個工作發揮出更高的社會作用。

3.2 求實創新，與時俱進

隨著時代的發展，科學技術發展的速度越來越快，而當今社會也成為了信息化的社會，計算機網絡技術已經普及了人們的日常生活，同時也給人們的生活帶來了諸多便利。檔案管理工作也要緊跟時代的發展，不斷適應新的技術，將自身工作得以創新與優化，在豐富專業知識的同時還要使工作效率得到提高。要進一步將計算機的管理優勢發揮出來，將基礎的、原始的工作從人的手工操作脫離出來，充分利用計算機的優勢，這樣能夠提高工作的效率。雖然信息化給檔案管理工作減輕了負擔，縮短了工作時間，但是它卻存在著一些安全隱患，因此要將文件進一步安全化規范化，還需要有電子文件安全管理制度來進一步完善檔案的管理。可以在電子文件管理系統的操作上進行一定的加密設計，從而提高安全度。比如，電子簽章、口令管理、指紋識別等等。這樣對文件的安全性有了明顯的提升。

3.3 科學規范，提高效能

合理有效的檔案運用對把握經濟活動的基本規律和發展方向具有很強的借鑒意義，加強檔案管理工作的根本目的在于為社會和國家的經濟建設服務。檔案自身價值能夠得以實現往往是通過檔案利用來表現出來的。所以，想要將自身價值表現充分，那么將檔案的開發和利用這塊做好非常重要。在當前信息社會，資源往往能夠得到共享，因此有效開發檔案資源，并將信息不斷共享非常必要。這也是接下來進一步發展的趨勢。檔案管理人員需要將檔案的收集、整理、鑒定的等工作完善，在此之后還需要做好相應的保管工作。切合實際的快捷的檢索工具，還需要參考每個單位的不同特點來制定，從而滿足工作的需求。保管好檔案十分重要，而對一些特殊的檔案可以給使用者復印件，不可將原件隨便外借。在做好對檔案的保管之后，還需要將庫房的基礎設施建設工作做好，這樣一來，就從里外都對檔案管理的安全性有了一定程度上的保證。社會在不斷進步，人們的生活也在每天發生著變化，對于每項工作而言找出新的途徑與方法，與時俱進，增加其社會效益，才能最終促進工作的進一步發展與壯大。

4 結束語

科學技術日新月異，社會經濟在不斷發展。而人們的生活每天都在不斷變化，如何提升自身能力，將工作進一步做好非常關鍵。將先進的科學規范用于檔案管理工作中，不但能夠提升管理部門對這項工作本身的工作效率，還間接的對社會的發展，經濟的進步產生不小的助力。實現檔案管理的規范化、科學化，從而做到與時俱進，開創檔案管理的新局面，將會是未來發展的方向和動力。

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