淺議SAP軟件在商貿企業的應用實施計劃

張圣

【摘要】近年隨著國民經濟由外貿轉向內需的結構調整，商貿行業的營銷模式日益豐富，這種趨勢對相關企業信息化管理程度提出了更高要求。SAP軟件能夠較好滿足企業信息化管理的各項需求，可SAP軟件在提高企業效率的同時也會產生問題與風險，這是企業在實施SAP應用過程中必須突破的瓶頸。

【關鍵詞】管理狀態 SAP項目組 內部控制 基本需求

一、財務管理的發展階段與SAP軟件的實際價值

現代企業的發展必須依賴信息技術的支持，財務管理同樣經歷了不同階段的變革。第一階段：財務操作自動化——提高效率和控制的力度；第二階段：財務信息的完善——評價分析數據的能力；第三階段：財務管理目標與企業戰略的結合——創造價值。三個階段的變革是順應時代的發展，財務管理的基本目標是提升企業競爭實力與加強企業抗風險能力，此類變革在未來仍將繼續。社會對SAP軟件的評判具有兩面性，一面是SAP在全世界的斐然成績是值得肯定的，SAP實時集成的財務信息涵蓋全方位的管理流程，健全的組織結構反映各時段的關鍵數據并量化不同期間的利得或損失，畢竟歐美企業公認最佳的ERP系統經過實踐認證；但另一面是世界500強企業均屬于發展到一定階段后才實施SAP項目，而我國多數企業的管理狀態良莠不齊，即便某些大型央企的管理制度與管理狀態也存在脫節現象，因為企業沒有認識現存的根本問題就匆匆上馬SAP項目，其實施結果可想而知，所以這類企業對SAP的評價就缺乏好感。

二、SAP項目組需要考慮的問題與實施建議

（一）重視內部控制，有效安排工作

企業對SAP軟件的應用目標需要合理預期，先進的ERP軟件只是企業管理的工具，脫離了管理它就毫無價值。首先企業要了解目前管理狀態，參照內審部門評價報告中列舉的各項內部控制缺陷展開查證核實工作，按影響程度分類整理并及時反饋處理意見；然后聘請具備資質的會計師事務所對企業內部控制審計鑒證，鑒證報告中披露的管理薄弱環節需要重點把握，后續的整改結果至關重要；最后企業需要完善內部控制信息系統并健全管理流程。資深經理人是SAP項目團隊的寶貴資源，如果資深經理人脫離SAP項目組工作，后期的實施過程將面臨諸多困難，這必然加大失敗的風險，因此企業管理者需要全力支持資深經理人充分投入SAP項目組的工作。

（二）規劃設計目標，突出核算重點

作者以連鎖商超為例對SAP項目組工作加以說明：大型連鎖商超通常由運營總部、配送中心、門店三部分組成，銷售、倉儲、采購等經營環節均使用計算機軟件控制。

銷售分為四類：代銷、自主經銷、聯營與租賃柜臺，銷售過程中計算機數據利用程度較高。主要收入有兩種：一種是向供貨方提供場地或勞務的固定收費，如進場費、垛頭費、廣告促銷費、上架費等；另一種是商品銷售量或銷售額掛鉤的浮動收費。浮動收費分為兩類：一是保底扣點，先確定固定收費，再以月銷售量或銷售額取值的浮動收費與固定收費孰高確定；二是單純扣點，即每月按代銷商品的銷售差額收費。SAP項目組根據銷售崗位設置操作內容，設定操作員權限與各層級審核步驟，這方面應積極聽取銷售人員意見，充分考慮操作難點與權限層級，確保不同層級間參數設置的完整與準確。

倉儲過程中采用計算機自動識別商品信息，商超行業廣泛使用的是銷售時點系統（POS系統），商品進銷信息由前臺POS系統和后臺MIS系統兩個基本模塊構成，掃描儀通過讀取商品條形碼反饋實時銷售信息并傳輸至后臺計算機（MIS系統）做進一步處理，前臺POS與后臺MIS是密切相關的計算機管理系統，兩者缺一不可。商品盤點是加強存貨管理的必要手段，商品損耗在經營活動中難以避免，如散裝大米的配送與倉儲都會發生損耗，只能通過盤點查證商品實時狀況。信息集成是SAP軟件的一大優勢，將POS與MIS的數據完美集成是SAP項目組必須完成的任務，前期以POS與MIS的導出數據來校對結果，后期則要運用SAP軟件的數據銜接功能。盤點商品的差異金額需要實時記錄，分析其原因屬于量價關系還是非正常損耗。

采購核算一般采用進價數量金額，由運營總部進行統一的核算管理，使用統一的數據核算軟件，對供貨商的結算方式主要有現結、賬期、滾結、代銷四種。商品進銷分為進貨、商品調撥、售貨三部分，進貨根據采購訂單和供貨商送貨清單記賬，核實相符后通知供貨商開票；商品調撥由業務部開出“商品調撥單”手工聯，經業務部、出貨站和門店負責人點收確認并簽字后，手工聯隨同計算機生成的“商品調撥單”傳遞到財務部進行賬務處理；售貨以前臺POS銷售商品后，收銀部每天下午將前一天的所有貨款的“進賬單”與收取的現金、銀行存款核對相符后交至財務部記賬員，而財務部記賬員與當日的銷售日報數據核實相符后確認收入并賬務處理。

SAP項目組處理上述業務事項之前應建立統一的商品目錄，完善商品目錄的信息參數，尤其是價稅分離的采購訂單格式，調整其與不同供應商的送貨清單或銷售發票的數量單價等信息格式保持一致；目錄對采購商品分類管控，進入目錄的商品必須具有市場競爭力、價格優勢及質量保證；操作員可以通過SAP軟件對每種商品的進銷存周期進行系統分析，形成以計算機決策為主、人工修正為輔的進貨決策模式；商品調撥以大倉通存方式處理，針對每個店面的商品調撥差異設立預警指標，若調撥差異超過預警指標，經特殊授權才能生成調撥單，事前控制商品損失率；售貨以商品目錄編碼和條形碼為載體，銷售后檢查POS生成的日報表與SAP銷售清單的差異，分析差異原因，探索兩者數據校對相符的辦法，SAP商品目錄的維護員和調撥單的審批員必須作為關鍵用戶進行系統操作。

目前大多數連鎖商超采取通用財務軟件記賬，財務數據平時存貯于計算機中，按期打印紙質報表或賬簿。財務軟件設有數據接口，只需定義財務數據輸入、輸出的接口模式，商品管理軟件的業務數據可傳輸至財務軟件，自動生成憑證賬簿與報表。財務管理并不局限于賬務處理流程的控制，更多的內容是把財務管理的概念傳遞給SAP軟件的操作員，使他們清楚信息流程會影響財務數據，SAP軟件在實現自動化信息處理的同時提高了對操作員崗位素質的要求。

（三）強化SAP操作培訓，實行SAP上崗考核

實施SAP不是單純的ERP系統升級，而是企業組織結構的變革，它的成功依賴最終用戶的實際操作水平。因此SAP項目組切勿剛愎自用或急躁冒進，應當作為教練員和輔導員，耐心細致幫助SAP操作員扎實掌握軟件的模塊功能，企業人資部門應擬定SAP上崗考核制度，分階段培訓和考試，SAP操作員通過上崗考核后才能正式操作系統。SAP對使用人員實際操作水平要求極高，培訓時僅泛泛演示系統功能操作流程并不能達到最終用戶實操演練狀態。SAP項目組需要根據培訓進度與測試內容匯編整理操作手冊，其中包含各項實際操作步驟，有專門的注解來講述核心概念與案例分析；手冊按照操作員掌握SAP的熟練程度匯編成冊，編號靠前的手冊講述基本概念與操作，編號靠后的手冊逐步體現崗位專業性與復雜性，操作員可以按崗位級次對應手冊編號安排培訓計劃。培訓過程中必須建立通暢的溝通機制，使所有SAP操作員能夠及時反映問題，SAP項目組應當安排專人對問題分類整理并跟進處理，解決問題的最終目的是SAP的使用越來越貼近企業的實際工作需求。

三、企業的信息化環境與信息化內部控制

SAP項目在實施前應當評估當前企業信息化環境，這里主要指財務數據相關的信息化環境，具體包括業務流程信息化程度、應用軟件使用范圍、自動生成的交易類型、非日常核算數據、系統生成報告的依賴程度等內容。

信息系統指企業利用計算機和通信技術，對內部控制進行集成、轉化和提升所形成的信息化管理平臺，其中需要關注的風險主要有信息系統缺失或規劃不合理、系統開發不符合內部控制標準或授權管理不當、系統運行維護和安全措施缺位；這幾類風險是企業需要避免的注意事項。

四、企業實施SAP項目的基本需求

企業實施SAP項目必須提出的基本需求包括：①實現手工環境下難以實現的控制功能；②控制用戶的操作權限，避免將不相容職務的處理權限集中于同一用戶；③系統數據的檢查與校驗，降低或消除以前信息軟件的差異或失誤狀態；④操作的可糾正性，對異常或違反內部控制的交易或數據，應當設計由系統自動報告并跟蹤處理機制的功能；⑤系統流程能夠切實提高企業財務預決算工作質量，減少或避免手工環境下財務預決算的弊端和問題。

SAP項目的成功實施可以使企業在業務流程改造、內控制度建設、資源優化配置等方面取得長足進步，而基本需求是企業認識SAP項目核心價值的啟蒙思想。

參考文獻

[1]侯佳奇.《企業實施SAP項目的得與失》.財務與會計.2009年8月刊.中國財政雜志社.

[2]馬方，盧俊.《mySAP ERP財務管理與應用（修訂版）》.2008年10月.東方出版社.