探析煤礦技工學校檔案“三個體系”建設

摘 要：“三個體系”的提出作為當前和今后檔案工作的主要內容和努力方向。本文結合筆者工作實際，對檔案部門在貫徹落實“三個體系”建設中進行了分析和探討。

關鍵詞：檔案；“三個體系”；建設

國家檔案局提出檔案工作“三個體系”建設，是對過去檔案工作發展實踐過程的全面總結和概括，是檔案工作理論體系的創新，是檔案工作賴以生存和發展的必然要素，更是提升檔案工作質量和水平的重要指導思想，是檔案工作在新常態下面臨的新機遇和新挑戰。“三個體系”建設為檔案工作提供了重要的理論依據，在檔案資源建設、管理和利用過程中，既要統籌兼顧，又要全面推進，通過整合檔案資源，拓展服務領域，提高服務水平，加強和完善檔案“三個體系”建設工作。

1 檔案資源體系建設要立足服務宗旨

1.1 強化思想，轉變觀念

檔案資源建設是“三個體系”建設的核心和基礎，是檔案工作的前提和保證，是指導新時期、新階段、新常態下檔案工作的基本理論，它既是檔案部門的立足之本，又是生命的源泉。檔案部門要充分認識檔案資源的重要性和緊迫感，必須創新資源管理模式，重視所有涉及人的檔案的價值，增強工作主動性和敏銳性，徹底突破轉變傳統觀念和認識，充分發揮檔案服務的優勢，努力探索檔案資源建設的基本規律，依法治檔，加大力度做好檔案接受、收集或征集工作，做到凡是涉及教學、培訓、教研、管理等能闡釋歷史作用與價值的檔案應收盡收，應留存盡留存，豐富檔案典藏。在文件材料收集齊全后，檔案人員要以保持材料的系統性和有機聯系為原則，科學分類、合理組卷，確保案卷完整、準備、美觀，逐步建立內容豐富、結構合理的檔案資源體系。

1.2 落實責任，注重交接

檔案是具有極強的延續性和連貫性，加之技工學校檔案涵蓋范圍較廣，包括文書檔案、科技檔案、合同檔案、會計檔案、學生檔案、人事檔案、教學檔案、特殊載體等。但在以往檔案人員實際工作中檔案交接不及時、檔案交接手續不嚴密、疏忽檔案監交工作等現象，出現檔案數量等問題責任不明、界限不清，導致檔案工作前后脫節，工作程序不完整。筆者認為，應嚴格按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等，高度重視，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序。

1.3注重檔案鑒定。檔案價值鑒定，既制約檔案資源的數量和配置，又影響檔案利用的質量和效益，還牽動檔案安全管理的成本和效率，必須高度重視，落到實處。應著眼優化館藏結構，科學實施檔案價值鑒定，合理確定檔案去留，避免有文必檔、魚龍混雜。同時，將檔案開放鑒定納入各級檔案部門職責范疇，從健全法規制度、明確程序和責任入手，積極穩妥推進擬開放檔案密級鑒定工作，形成制度化、常態化工作機制，真正把涉密檔案管住、利民檔案放開，逐步解決影響和制約檔案服務利用的瓶頸問題。

2 檔案利用體系建設要立足服務企業，方便利用

檔案的生命在于它的實用性，收集檔案的目的在于利用。因此，檔案資源的開發利用是檔案工作的最終目的，也是檔案利用體系建設的核心。切實加強提高檔案的利用效果，一是學校檔案室要緊緊圍繞中心工作任務，找準切入點，創新工作方式方法，拓展和豐富服務內容，提升服務質量，進一步加強深化檔案利用體系建設，建立更加完備的、方便廣大師生員工，輻射企業及社會的檔案利用體系；二是突出特色，在檔案收集、整理、利用和檔案開發中，認真對收集到的數據進行統計分析，匯編成集，及時歸納，總結先進的典型經驗和特色與亮點；三是在科學分類、合理組卷的基礎上，科學編制各種檢索工具，從而提高服務質量。

3 檔案安全體系建設要立足科技，防范未然

檔案安全體系建設的提出，是繼覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系、方便廣大人民群眾的檔案利用體系思想之后，在我國現代檔案體系建設理念上的又一個重大突破，同時也是對檔案安全的重新定位，突破了以往從局部對待檔案安全的做法，力求以全新的思維出發，建設全面、系統、科學的檔案安全體系。檔案安全保障建設涉及硬軟件的缺陷、病毒侵害、操作人員的無意失誤等各個方面，檔案保護作為其中極為重要的一個組成部分，更應以檔案安全體系建設的理念重新審視。“三大體系”的提出和完善，標志著我國檔案工作在觀念和理論創新上趨于完善和成熟，必將極大地推動檔案工作現代化的步伐，帶動我國檔案跨上一個新的臺階。

3.1 存在的問題

主要體現在檔案安全意識淡薄，材料收集、整理過程中存在檔案材料門類不全，材料短缺較多， 內容不完整，材料的成套性和系統性差；檔案安全制度缺失，安全檢查執行不力，甚至未建立必要的檔案安全管理制度等；檔案安全管理經費和設施設備投入不足，依然使用陳舊的、破爛的木柜來存放檔案，不利于防火、防蟲、防盜，防盜設施不完善，沒有鐵窗、鐵門、鐵柜，同時也沒有防盜報警裝置等必要的防盜設施；工作人員責任心不強，防范措施不到位，庫房管理混亂等造成檔案失竊、人為損毀、庫房失火檔案燒毀等安全事故。

3.2 應對措施

面對危及檔案安全的自然因素、人為因素、技術因素無所不在的客觀現實，“十二五”期間檔案部門必須大力實施“安全第一”戰略，必須把確保檔案安全作為基本任務和第一要務，作為檔案工作的生命線。重點做好以下工作：

3.2.1領導重視，完善制度，保障檔案安全工作的順利開展

檔案安全是檔案工作的重中之重，必須積極爭取領導的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事、要事來抓，牢固樹立“責任重于泰山，防范高于一切”的工作理念；落實好檔案安全領導負責制，落實好檔案管理安全責任制，堅持領導查庫制度，將檔案安全工作落到實處，認真巡查做好記錄，并對案卷的數量、質量、霉變情況進行檢查；要保證檔案管理工作所需人力、物力、財力，配備德才兼備的檔案人員，不斷改善檔案保管條件和環境，添置檔案管理必需的設施設備，安排專人落實、做好檔案庫房的“九防”和電子、紙質等各種檔案的保密工作，切實保障檔案安全工作的順利開展。

3.2.2全面提高檔案人員的安全意識

針對電子檔案管理者進行系統培訓，提高檔案信息服務的質量和效率；增強安全意識、保密意識和工作責任心；加強檔案管理復合型人才的培養和選用。除此外，還應定期對信息管理人員進行技能培訓，提高他們的職業道德水平、計算機安全技術，以及規范操作流程。這樣才能適應電子檔案信息安全管理，電子檔案才能可靠、安全地為企事業單位服務，發揮其社會效用。

3.2.3加強技術建設

結合現代科技信息技術，可以采取磁性載體的保護、光盤的保護訪問控制技術、密碼技術、認證技術、入侵檢測技術、長期可存取技術和信息備份技術等對檔案進行技術性保護。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，以確保長久可讀。利用現代科學技術及搶救手段，盡可能延長檔案試題的壽命，延續檔案信息的存在。同時還要加強檔案管理系統維護，防止發生失泄密事件發生，為學校檔案構筑鞏固的技術防線。

4 結論

“三個體系”的提出，是理論與事件相結合的產物，對學校檔案事業發展具有重要的指導意義，只要樹立牢固的服務意識，切實加強“三個體系”建設，積極探索檔案信息服務模式，創新工作方式，把“三個體系”完全融入到學校的中心工作，立足學校發展，開辟新思路，提高學校檔案管理水平和服務效率，就能更好地服務企業。

注釋

[1]國家檔案局令第9號已于2011年11月21日起施行

參考文獻

[1] 賈英閣.加強高校檔案“三個體系”建設探析，《辦公室業務》2012年第21期

[2] 岳素芳.加強科研院所檔案“三個體系”建設探析，《機電兵船檔案》2013年第6期

[3]吳龍娣.技工學校教學科研檔案的管理，《大家談》2011年第10期

作者簡介

唐利華（1982-），女，四川蓬溪人，本科，畢業于四川農業大學，檔案助理館員；研究方向：檔案管理。