網絡環境下新聞檔案管理工作探索

楊莉++胡年

[摘要]現代社會高科技迅猛發展，大多數的工作都已經進入到了智能化、信息化的模式，新聞檔案管理工作也全面告別紙質時代。根據集團型企業檔案工作的實際情況，以現代化網絡技術為支撐，探討新聞檔案工作網絡化管理的創新與應用。

[關鍵詞]新聞檔案管理 網絡環境 創新與應用

一、網絡新聞文檔的概念與特征

網絡技術的飛速發展和廣泛應用，對企業發展產生了巨大的影響，同時對企業管理工作也提出了更高的要求。加強新聞檔案網絡化建設，是新聞檔案管理工作應對科學技術發展形勢和適應企業現代化管理現狀的必然選擇。早些年，我們的新聞檔案一直以紙質形式進行傳播和保存，然而，隨著集團新聞事業的發展，檔案數量急劇增加，檔案管理工作的難度隨之提高，傳統的工作方式和方法已顯落后，無法滿足現代新聞檔案管理的需求。

無論是傳統的紙質新聞檔案，還是先進的網絡新聞檔案，目的都是為了方便人們查閱、觀看文章。傳統的手工管理模式封閉而松散，傳播范圍具有局限性，伴隨新聞檔案數量的增加與管理難度的提高，繼續采用紙質化的手工管理模式，必將影響新聞檔案管理工作的效率。此外，傳統新聞檔案多為紙質印刷品，對保存環境要求比較嚴格，不能受到潮濕環境影響，且長時間的保存可能會導致新聞字跡變淡，不容易被識別。新聞檔案存放入計算機中后，受到環境的變遷影響比較小，在保密系統的“監護”下，也不容易丟失。

另一方面，網絡時代任何的變化都是一瞬間，新聞也是，更新速度的，新聞的篩選工作非常的重要。由于時間比較緊張，所以難度也很大，這樣會增加網絡管理的難度。以前的傳統媒體只能記錄一些文字，或者拍一些照片，這樣的傳播方式不能讓閱讀者了解其中真正的寓意，隨著網絡新聞的出現，記者在采訪時可以錄視頻，網友們也可以在網上曬自己喜歡的小視頻，如此令閱讀者能更直觀的了解新聞的主旨。

二、網絡新聞檔案的價值

由于現代高科技的出現，信息技術和網絡時代的發展，才會逐漸出現網絡新聞檔案。網絡新聞檔案是傳統新聞檔案隨著社會創新和發展的結果。這樣的創新不僅帶動了新聞事業的發展，還提高了新聞檔案的使用價值和重復利用的次數。新聞檔案是記錄當時當刻最新發生的事情，讓人們去了解這個社會在發生著什么樣的變化，也在記錄時代的發展，如果沒有新聞的記錄，我們不可能會知道以前發生過什么，以前的故事。新聞檔案記錄的，不僅只是單一事件，還凸顯著這個社會當時所處的生活背景和經濟狀況，新聞文檔報道的一些國內外的事件，還可以讓我們了解到世界的情況，以及各個國家的政治面貌等情況。

新聞檔案會隨著時代的發展更能凸顯他所存在的價值，讓我們了解實時，還可以讓以后的人知道現在所發生的歷史。就這樣，文化通過新聞的形式傳遞下去，這也是一種對文化的傳承。新聞檔案還具有一定的借鑒作用，例如一個新聞工作者將他以前寫過的文章拿出來翻閱一下，就可以找到自己以前在寫文章中有什么失誤，并且找到改正不足的方法，這以后才能寫出更好的文章供人們閱讀。并且工作人員還可以通過閱讀以前的新聞文檔，找出這其中最能被觀眾接受，觀眾喜歡閱讀的文章，或者是一些跟新換代特別快的文章，這為新聞產業新穎度和質量都有很好的保證。

電子稿件在真實性與準確性方面的要求是非常嚴格的。首先，在電子稿件的生成階段就必須要嚴格監管，做好每一項操作的相關記錄，一旦出現了問題，能夠及時采取補救措施。其次，建立科學的認定方法與嚴格的認定手續，明確檢查的要素，在電子文件的生成過程中由于版本不同，可能會造成一定的流失，因此，必須要嚴格審核，避免檔案出現不完整或者軟件不支持的情況。第三，各個負責人必須要保證檔案的質量，設置檔案處理的權限，保證檔案的真實性與保密性，同時要提高交接流程的審核力度，保證檔案的準確性。第四，新聞事業單位要建立起鑒定的程序與規則，使其作為工作流程納入到相關的管理環節之中。

三、電子稿件歸檔方式和途徑的選擇

（一）借助計算機信息管理網，開通電子稿件歸檔專遞網線

網絡新聞時代的開啟，新聞稿件被編寫完上傳到網絡上以后，要通過幾個部門的聯合配合，才能將新聞稿件歸檔，首先經過專門的采編部門進行修改和挑選，然后采編管理部門和檔案管理部門之間建立一個檔案管理專遞，這樣就節省了兩個部門之間的傳遞所浪費的時間，和一些不必要的傳遞環節。通過這個專遞，兩個部門就可以共同配合將新聞檔案歸檔。

（二）選擇新聞檔案信息的匯集點，由技術部門與采編信息管理部門負責歸檔

信息化的網絡世界對于新聞檔案是有很多的好處，但是網絡信息化，其中的信息也是非常的多，這些信息如果沒有一個好的管理方法，就會錯綜復雜，想要找到想要的文檔非常的不容易，所以一定要制定一個對網絡信息有效的管理方法。網絡技術部門要結合信息采集部門，一起合作，制訂一份電子文檔的匯集點。

（三）網絡移交的具體途徑

網絡移交的途徑有兩條：一是借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，并利用網絡技術向檔案部門傳輸。可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過歸檔專用子系統傳輸給檔案部門。

檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件。

二是選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了歸檔單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，是成為電子文件信息的匯集點，具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳的歸檔途徑之一。

四、電子稿件的收集

（一）確保不同電子文稿格式的統一性

隨著媒介融合的趨勢不斷深化，為了方便電子稿件的管理，文字形式、視頻形式、語音形式、圖片形式等各種形式的新聞稿件，都要用統一的文稿形式進行保存歸檔，通常要運用相關的軟件對這些形式進行管理和轉換，這樣的收集形式比較容易對收集的信息好管理。在以后的查詢和尋找的時候也比較方便、快捷。以下就是在電子文稿格式轉換中經常用到的格式：音頻文件的通用格式是MAV/MP3等。視頻和一些超媒文件的通用格式是MPEG、AVI等。掃描型電子文件的通用格式是JPEG、TIFF、PDF還有一些非通用格式，應該把電子文件轉換為通用格式。本文文件的通用格式是XML、RTF、TXT并注明文字處理工具。

（二）確保電子稿件的真實性、準確性

因為網絡新聞的傳播速度快，范圍廣，經常會出現一些不法分子傳播的一些虛假新聞，欺騙閱讀者，所以在網絡新聞文檔在正是的發表前，新聞人員一定要遵守自己的職業道德，收集真實可靠的新聞事件，在編制時保持客觀性，對新聞進行實時跟蹤，確保新聞的真實性。而且交接程序的審核工作可以使檔案更加準確。

（三）確保電子稿件收集的時效性

網絡新聞文檔的更新速度非常快，新聞部門在網上發表新聞文檔的時候，一定要保證新聞的新鮮度，只有文章新鮮不過時，網友才會對他充滿好奇心，才會愿意打開文檔去閱讀。但是有的一些文檔是需要長時間報道，并且是分專題報道的長篇文檔，這樣的文檔為了保持閱讀者的興趣，一定要分時間段去收集以便保持文章的時效性，并且這樣的文章一定要及時備份，不然設備出現問題或者因為操作者失誤，沒有及時保存會刪除，就會造成不必要的麻煩，所以及時備份就會 減少失誤所造成的損失。

新聞檔案不單單是一個記錄，還是歷史研究的重要文檔，對人們和國家都非常的重要，所以無論任何時候國家都在支持著新聞事業的發展，現在新聞事業也開始了網絡化的新時代，新聞檔案的重要信息都保存在網絡上，所以網絡檔案的管理要不斷跟隨時代的發展創新。在網絡新聞時代，不能只依靠科技的發展，更要真正地去認識網絡新聞檔案的管理優勢，并且結合高科技的技術，將這種管理的優勢發揮到最好，反過來推動新聞事業的發展。