對農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的思考

劉麗

摘要：近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和電子計算機(jī)的全面普及，目前信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)的發(fā)展和建設(shè)過程中。在檔案管理事業(yè)方面，實行檔案信息化建設(shè)是該項工作適應(yīng)信息化時代的重要表現(xiàn)。隨著城鄉(xiāng)一體化的不斷推進(jìn)，農(nóng)村的各單位也正在逐漸引用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，目前，農(nóng)村的事業(yè)單位已經(jīng)開始進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)。這也是應(yīng)對信息化時代是必然選擇。本文將對對農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案信息化及檔案信息化建設(shè)進(jìn)行簡要探討，希望能夠得出合理化的結(jié)論。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村事業(yè)單位；檔案；信息化；建設(shè)

近年來，政府相關(guān)部門不斷強(qiáng)調(diào)國家的各項發(fā)展都要逐漸用信息化代替工業(yè)化。國家檔案管理局也提出了要用信息化技術(shù)來促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。由此可以看出，檔案的信息化管理，已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然選擇。農(nóng)村事業(yè)單位作為我國重要的國家基層單位之一，應(yīng)積極落實政府的相關(guān)提議，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，引入信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。

1檔案的信息化建設(shè)

以往我國的檔案管理，通常是由專職的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工的管理。這種管理模式往往過程繁瑣，工作人員工作量大。而又因為紙質(zhì)檔案自身的特點，很容易由于管理過程中的一點點疏忽，就造成檔案的損壞或遺失。檔案的信息化管理，是指應(yīng)用信息化的科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和電子化。通過對互聯(lián)網(wǎng)和電子計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)對電子檔案的接受、存儲和傳遞。檔案的信息化建設(shè)，是指在數(shù)據(jù)時代的背景下，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、電子數(shù)據(jù)處理技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化的電子檔案，使檔案信息庫的建立更加具備系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化的特點。檔案的信息化建設(shè)，將有利于我國檔案信息庫的建立和發(fā)展，同時也能為檔案管理人員減輕一定的工作負(fù)擔(dān)。

2檔案信息化建設(shè)的有效方法

想要合理、科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，在實際工作過程中，就必須遵循一定的工作原則。這樣才能較好的完成信息化的建設(shè)工作。

2.1文檔一體化

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，必須以檔案一體化為前提。在實際工作中，要把檔案信息很好的整合到自動化的辦公模式中。將檔案管理和自動辦公融為一體，這樣才能實現(xiàn)兩者共同發(fā)展。與此同時，在檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)行過程中，檔案管理人員需要不斷加深對檔案信息化的理解程度，要以積極的態(tài)度面對這項全新的改變。這樣才能保證工作順利進(jìn)行。

2.2歸檔雙軌制

歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。作為檔案室要想在信息化建設(shè)中有所建樹，將檔案信息化建設(shè)落到實處應(yīng)該堅持人才儲備、前瞻、實用三項原則。

（1）人才儲備原則：由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

（2）前瞻原則：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。在信息化實施過程中，作為單位內(nèi)部的檔案室在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費(fèi)。

（3）實用原則：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案室應(yīng)堅持實用的原則。應(yīng)有選擇地對檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

3結(jié)語

隨著信息化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，事業(yè)單位引入電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)成為了時代發(fā)展的必然。農(nóng)村事業(yè)單位作為我國基層的事業(yè)單位之一，必須加快對檔案信息化管理手段的引入，進(jìn)而促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。與此同時，檔案的信息化建設(shè)要求相關(guān)部門的所有從事檔案管理的工作人員都必須積極到新的檔案管理的模式中。檔案的信息化建設(shè)不能指望靠一時的努力來完成，而應(yīng)該通過一支專業(yè)素養(yǎng)較高的職業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊長期的工作來實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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