歸檔文件整理工作實踐及認識

李紅

【摘 要】歸檔文件的收集工作是檔案工作的起點，也是做好歸檔文件整理工作的重要基礎。沒有歸檔文件的收集工作，就談不上歸檔文件的整理、提供利用及開發，就等于是“無米之炊”。而收集質量的高低，直接影響其他環節，如果收集的文件殘缺不全，不符合質量要求，就會給其他環節帶來影響，甚至造成返工和重復勞動。即使將來實現了無紙化辦公，電子文件的歸檔仍然是在現有紙質材料收集的基礎上進行的。因此，文件材料的收集是做好歸檔文件整理工作的根本，是必須打好的基礎，而及時收集是確保歸檔文件齊全完整的關鍵，是基礎中的基礎。

【關鍵詞】歸檔；文件整理；實踐

【中圖分類號】G272.4 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）04-0178-03

歸檔文件整理是檔案管理工作的重要組成部分，是一項實踐性很強的活動。歸檔文件整理是“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程”。2001年1月，國家檔案局發布和推行了《歸檔文件整理規則》（簡稱《規則》），為新形勢下規范、高效地進行歸檔文件整理工作提供了依據。在歸檔文件整理工作實踐中，如何準確、高效地做好歸檔文件整理工作，是需要檔案工作者長期思索與解決的問題。筆者認為，只要從本單位的實際出發，及時收集歸檔文件，認真把好鑒別的關口，優化整理方法，簡化整理程序，深化檢索，就能提高工作質量和效率，與時俱進，不斷開創歸檔文件整理工作的新局面。以下是筆者對歸檔文件整理工作的幾點認識，與大家共享。

1 及時收集是做好歸檔文件整理工作的重要基礎

歸檔文件的收集工作是檔案工作的起點，也是做好歸檔文件整理工作的重要基礎。沒有歸檔文件的收集工作，就談不上歸檔文件的整理、提供利用及開發。而收集質量的高低，直接影響其他環節，如果收集的文件殘缺不全，不符合質量要求，就會給其他環節帶來影響，甚至造成返工和重復勞動。即使將來實現了無紙化辦公，電子文件的歸檔仍然是在現有紙質材料收集的基礎上進行的。因此，文件材料的收集是做好歸檔文件整理工作的根本，是必須打好的基礎，而及時收集是確保歸檔文件齊全完整的關鍵，是基礎中的基礎。

及時做好歸檔文件的收集工作，需要檔案工作者更新觀念，提高認識，加強責任心，重視平時的收集積累。收集工作并非等到年底要整理了才進行，而應區分不同的情況，明確歸檔時限，做到隨辦隨歸、妥善管理。我們的做法如下：第一，認真做好收發文件登記，通過登記，對來往行文、單位內部文件、會議文件等逐件登記建賬，做到“家底清楚”，有據可查。第二，根據文件歸檔時限，對已到時限的文件進行追蹤收集，以免文件散落到個人手里。對已登記的文件材料做到辦完一件收集一件。第三，對收集來的各種文件材料逐件進行檢查，查看文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個程序，是否是生效文件，文件材料是否齊全完整，同一事由的文件是否收集在一起等。第四，按照整理工作的具體要求，根據本單位檔案部門制訂的分類方案，準備好不同的檔案盒，分別把同一類別的文件裝入相應的檔案盒保管。同時，做好收集文件的登記工作，使收集的文件分門別類、有目可查、運轉有序、保管安全。及時地收集，為歸檔文件的整理打下了堅實的基礎。

2 把好鑒別關是做好歸檔文件整理工作的前提

歸檔文件價值鑒定是一個對文件進行分析的過程。在文件歸檔時，對文件能否轉換為檔案進行資格審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，刪除沒有保存價值的文件材料。文件的鑒別工作是歸檔文件整理的一道關口，認真做好文件的鑒別，把好這道關口是做好歸檔文件整理工作的前提。只有正確地判定文件材料的價值，準確地劃分保管期限，歸檔文件整理工作才能準確、高效地進行，才能提高歸檔質量。

把好歸檔文件的鑒別關，檔案人員一定要具備強烈的責任心和嚴謹的工作態度，熟練掌握檔案鑒定標準和專業知識，了解被鑒定文件產生的時代背景，用歷史的、發展的、全面的觀點來鑒別其價值，使其真正成為傳承文明、記錄歷史、服務社會、造福人類的財富，同時又將無保存價值的文件從源頭上給予清除，使檔案優化問題解決于萌芽之中。

把好歸檔文件的鑒別關，應把鑒定工作納入日常工作程序，建立由單位領導、檔案人員、專業技術人員3級結合的鑒定小組，有組織、有計劃、有步驟地定期開展檔案鑒定工作，制定切實可行的歸檔范圍及保管期限，對不同類型的檔案，采用不同的鑒定、處置方法。比如，文書檔案的鑒定銷毀工作由檔案部門統一負責，業務部門責任人及兼職檔案人員共同參與，對無保存價值的文件建立銷毀清單，經鑒定無誤后，簽字確認，按規定程序銷毀。如果在鑒定中對個別文件無法把握，則在檔案部門繼續保存，與下一批到期檔案一同鑒定。每年年初，檔案工作人員根據各種檔案的到期情況，逐卷、逐件進行清點造冊，分批、分期進行鑒定。對需要延長保管期限的案卷，在有關目錄及案卷備考表中予以注明，繼續保存；對應當銷毀的文件，編制“銷毀清冊”一式兩份，按程序予以銷毀。文件的鑒定應避免主觀性和隨意性，確保文件鑒定工作準確、無誤。

3 完善整理方案是做好歸檔文件整理工作的有效途徑

歸檔文件整理方案就是在文件歸檔整理前，按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，確定分類方法和構成有機體系的過程，以便歸檔文件整理遵循一定的規律，保存文件之間的聯系。文件的形成不是任意的，而有著自身的規律和特點，這種規律也就是文件之間的有機聯系和具體表現。制訂合理的、適合本單位的歸檔文件整理方案，就好像修建了四通八達的道路，使歸檔文件整理工作有了通達目的的途徑。

歸檔文件整理方案不是一成不變的，隨著時代的變遷，機構的改革等，歸檔文件整理方案也在保留原有的框架下有所變動，需要不斷地完善。從本單位的實際出發，尋找、選擇最佳的方案，使之不斷地完善，是做好歸檔文件整理工作的有效途徑。

歸檔文件整理方案需要認真地斟酌，仔細地推敲，不斷地完善，才能使其最終合乎于自身的需要。在歸檔文件的整理實踐中，我們根據本單位的實際情況，在分類方法上運用了職能簡易分類方法，就是綜合機構、問題和職能3種分類方法，優化組合，制訂出比較合理的整理方案，并根據實際情況不斷地完善，從而達到簡便快捷、簡單易行的效果。

4 改革整理的方法是做好歸檔文件整理工作的關鍵

《規則》對原有的歸檔文件整理方法進行了改革，以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進行了改革，變立卷整理為以件為單位進行整理，大幅度地簡化了整理工作中的手工操作，把檔案工作人員從煩瑣、復雜的組卷中解放出來，為歸檔文件整理工作贏得了更多的時間。可以說，改革歸檔文件整理的方法，對我們提高工作效率起到了關鍵的作用。

在歸檔文件整理工作實踐中，我們按照《規則》的要求，采用了簡化之法，刪繁就簡，推行文件級管理，文書檔案以“件”為單位進行整理，免除了復雜、繁瑣的組卷過程。同時，取消案卷、卷內文件兩級目錄、無需編頁號，無需擬寫案卷題名和封面，歸檔文件直接裝保管盒內，不再線訂，只是加固，避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經意間發生的文件合訂問題。我們還采用文件張號尾數相加和立厚卷等簡潔明快的工作方法，使整理工作得到了極大的簡化，大大地加快了歸檔文件整理，減輕了工作量，提高了工作效率。每年用于歸檔文件整理的時間，由過去的2～3個月縮短為3～4周。

5 深化檢索體系是歸檔文件整理工作有效服務社會的重要手段

信息技術的高速發展和推廣應用，給歸檔文件整理工作帶來了新的契機。利用信息技術對歸檔文件進行整理，也是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。深化檢索體系，就是在完成歸檔文件分類、排列、編制件號后將歸檔文件數據輸入計算機，以方便使用者查閱的過程。使用計算機介入歸檔文件整理工作，不但提高了工作效率，更是歸檔文件整理工作有效服務社會的重要手段。在規模比較小的事業單位，由于條件的限制，檔案信息化建設難以深層次地進行，但是我們可以在利用計算機進行編目檢索方面有所作為。

雖然歸檔文件以件為單位進行管理，但它強調同一事由的歸檔文件要排列在一起，為我們深化檢索體系提供了可能。在計算機錄入編目和檢索前，我們根據整理方案建立事由虛擬關聯，并利用這種關聯進行編目、錄入，這樣大大方便了查閱和檢索，使用者可以通過計算機管理軟件很快地檢索到自己所需的任意一份文件檔案，便于檔案資源的開發和利用。

在深化計算機檢索系統的過程中，我們利用計算機對文件進行分類、提取、分析、加工，另行編制了《專題目錄》《重要文件目錄》《分類目錄》等，同時既建立事由虛擬關聯，又建立其他虛擬關聯，比如年度虛擬關聯、組織機構虛擬關聯等，深化和豐富了檢索體系，提高了歸檔文件整理工作效益，為歸檔文件整理工作有效服務社會奠定了基礎。

6 創新是歸檔文件整理工作不斷向前發展的動力

創新歸檔文件整理，就是在《規則》的指導下，結合本單位的實際情況，對歸檔文件整理實踐進行不斷完善的過程。通過持續創新，使得歸檔文件整理工作與時俱進，不斷向前發展。可以說，創新是歸檔文件整理實踐向前發展的動力。

歸檔文件整理實踐的創新活動，在于執行《規則》不刻板、不教條，一切從實際出發，新舊方法兼容并蓄、優化組合，促進歸檔文件整理工作不斷完善。

在歸檔文件整理實踐中，在編寫“歸檔文件目錄”及“文件大流水編號”時，我們發現歸檔文件按份數一年采用一個連貫的大流水編號，數百份、上千份文件編號相互串聯在一起，除了文件編號時容易出現漏號或重號外，漏編的文件號或以后新補充的文件號只能在最后接續，而這些文件的保管要按類別保管單位插進其間，這時相關類別、相關保管單位原有文件編號會被打亂，卷盒內文件短缺不易被察覺。為了解決這些弊病，我們在編寫“歸檔文件目錄”時，先按保管單位編獨立的文件流水號，恢復“卷內文件目錄”；在收集完畢全年的歸檔文件后，再增加文件序號的編寫，既方便檢索，卷盒內文件短缺也容易被發現。

隨著改革開放的不斷深入，帶動了各項事業的蓬勃發展，也為歸檔文件整理工作帶來新問題、新任務、新機遇和新挑戰。但是不管時代如何變化，只要我們努力學習新知識、新本領，加強工作責任心，做到及時收集歸檔文件，認真把好鑒別的關口，優化歸檔文件整理方法，簡化歸檔文件整理程序，歸檔文件整理工作就能立于不敗之地。

參 考 文 獻

[1]劉立.檔案部門如何編制電子文件功能需求[J].中國檔案，2013（5）.

[2]陳曉暉，趙屹.我國電子文件管理亟待完善的措施[J].中國檔案，2013（1）.

[3]黎明.檔案鑒定理論在企業檔案工作中的運用[J].中國檔案，2013（3）.