養老保險檔案電子信息化建設的具體方式與實踐意義研究

張卓輝

摘 要：本文分析了我國養老保險檔案電子信息化建設的現狀，闡述了信息化建設的重要意義，提出了養老保險電子信息化建設的具體方式，旨在實現養老保險檔案管理的信息化建設，提高檔案信息資源的利用率。

關鍵詞：養老保險檔案；信息化建設；方式

一、我國養老保險檔案電子信息化建設現狀及重要意義

（一）現狀

隨著信息時代的到來，現今養老保險檔案管理呈現出信息化的發展趨勢，養老保險業務借助現代計算機網絡技術，不斷推進檔案管理的信息化建設，檔案實體以數字信息化的方式存在，不僅提高了信息處理的速度，更方便了信息調閱的程序，有效節約了檔案存儲空間。由于缺乏專業的養老保險檔案電子信息化管理人才，相關法律法規及規章制度的不完善，造成我國養老保險檔案管理信息化建設實踐中存在一些問題。信息化管理過程中相關軟件間的不統一性，尤其是計算機軟件及機器配件質量問題造成信息管理不協調問題存在，檔案的起草、印發及修改問題主要借助工作人員在電腦上完成。檔案資料的保存，主要采用電子文檔的方式存儲在計算機中的數據庫里，由于計算機開發語言的不統一，造成資料的轉換及共享存在一定的障礙。在養老保險檔案的管理過程中，利用計算機進行保存為檔案資料的利用及檢索提供了方便，但由于信息技術安全存在的問題，部分不法分子竊取及偽造檔案信息，造成信息泄露。在信息化管理過程中，部分檔案管理人員對信息安全及保護的意識淡薄，對檔案管理信息化建設的認識不足，在一定程度上制約了養老保險檔案管理信息化建設的開展，不利于信息資源的開發及利用。

（二）重要意義

養老保險檔案管理電子信息化的發展，實現了傳統紙質檔案轉換為電子文件并錄入到相應的電子檔案管理系統中的目標，信息化管理模式下檔案資料的查詢及提取實現了電子化操作，借助網絡平臺，規范了養老保險檔案信息的歸集、建檔、整理及管理活動，提高了信息處理的速度，實現了檔案資料原件的完好保存，促進了我國養老保險檔案管理工作的信息化、智能化、電子化及網絡化發展模式。系統中電子加密技術的使用，增強了信息的安全性，實現了檔案資源的科學化管理。現代養老保險檔案信息化管理優化了信息的采集及管理，提高了資源利用的時效性，遠程服務平臺實現了資源的共享，信息化使得檔案資料的編著時間得以有效的縮短。

二、養老保險檔案電子信息化建設的具體方式

（一）實現檔案信息建設的智能化發展

在養老保險檔案信息化建設過程中，應引入現代智能化軟件，實現照片檔案、文書檔案、實物檔案及基建檔案的智能化管理，簡化養老保險檔案管理的工作程序，通過建設完善的庫藏檔案目錄數據庫，優化檔案資料的檢索程序，實現檔案資料的內部共享。為提高檔案資料使用的便捷性，應加大遠程服務系統的建設，在保證信息安全的基礎上，通過資源共享的方式，方便養老保險相關業務活動的開展，逐步實現養老保險相關業務的異地辦理。

（二）利用現代技術，提高信息化管理水平

養老保險檔案管理信息化建設過程中，應利用現代技術，建立起完善的數據庫系統，利用系統內存儲的個人基本信息及參保單位信息，通過檔案數據庫平臺，提高養老保險事業信息化管理的水平。現代技術手段的使用，方便了信息資料的統計與分析，電子檔案檢索系統的建立，將可公開的電子檔案信息交由相關檔案管理部進行管理及維護，其他人員有權查閱但無法更改，保證了信息的安全可靠性。現代養老保險檔案信息數據庫系統的建立，可方便用戶信息的查詢及了解，個人可查閱自己的繳費詳情等。

（三）建立完善的養老保險檔案管理信息化管理機制

規范化的養老保險檔案管理信息化機制，是實現養老保險信息化管理的重要依據，檔案管理網絡的安全性是實現信息化管理的基礎，因此檔案管理應建立完善的信息管理機制，這就要求不斷的創新檔案管理的具體制度，對檔案管理工作中的各項機制進行完善，實現各項工作的統一規范化開展，通過工作細化的方式，制定各項工作對應的安全措施，在統一檔案管理工作標準的基礎上，規范相關人員的操作，保證檔案資料庫發揮最優的效果，確保檔案管理網絡通常，優化養老保險檔案管理信息化的程序。

（四）檔案信息化工作服務方式的完善

隨著信息技術的不斷進步，傳統的檔案管理服務方式已無法滿足現代社會養老保險檔案管理的需要。應實現計算機信息管理服務，創新小型檔案館管理系統，建立計算機軟件的管理規范及標準，避免資源的重復開發及過度利用。引入微縮技術服務對重要檔案資源進行重點保護及儲存，開發并利用好光儲存服務，利用光盤速度快、容量大的特性，方便重要檔案資料的編排、檢索、閱讀及儲存。合理開發公共網絡服務，充分利用電話及計算機網絡等公共網絡資源服務于養老保險檔案管理電子信息化建設，提高檔案管理的安全性及可靠性。

（五）培養專業的檔案管理信息化管理人才

養老保險檔案管理信息化建設的推進，應注重信息化管理人才的培養，首先應對檔案管理信息化中的各項工作進行調查，明確工作人員的工作職責，然后組織相應的培訓活動，依據學習人員的實際需求合理調整培訓內容，利用培訓人員間的交流，加強學習人員對檔案管理信息化管理工作的正確認識，安排有檔案管理工作經驗的人員進行工作的指導，幫助新進員工熟悉工作流程及操作規范，通過安排工作人員參加信息技術培訓的方式，促使員工不斷學習先進技術，使其具備較高的計算機水平，實現信息化管理過程中軟件設備的正確使用及規范化操作。保證檔案管理工作的科學化開展。

三、總結

養老保險檔案管理電子信息化的建設是一項綜合系統的工作，應建立完善的制度規范及管理機制，注重工作人員專業素養的提升，采用現代信息化技術，加大養老保險檔案管理信息化建設的資金投入，保證養老保險檔案管理信息化建設快速發展。

參考文獻：

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