新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討

玄淑云

摘要：勞動保障檔案管理是當前人力資源和社會保障局的重要工作內容之一，雖然勞動保障檔案管理具有十分突出的意義，但在現實中卻面臨著種種的管理問題。文章首先分析了人力資源和社會保障局檔案管理的重要性；其次，對新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題進行了梳理；最后詳細探討了優化人力資源和社會保障局檔案工作的各種策略。

關鍵詞：新形勢；人力資源；社會保障；檔案管理

一、人力資源和社會保障局檔案管理的重要性分析

《中華人民共和國檔案法》頒布以來，我國檔案管理工作走上了法制化管理的道路。由此，我國的檔案管理事業得到了全面的發展，各類檔案的收集管理工作也得到了廣泛的推廣，逐漸形成了一個龐大的管理系統。勞動保障檔案管理工作有兩個方面的積極意義，從宏觀上來說，檔案管理工作作為我國治理工作的基礎性工程，為國家各種事業的開展提供了良好的人力資源保障。其不僅與民生發展息息相關，還對社會的和諧穩定有著極大的影響；而從微觀上來說，檔案管理工作有助于記錄公民的成長歷程，對員工晉升、學生就業，以及保障相關人員的合法權益，都起到了十分積極的作用。

當前形勢下，隨著國家經濟的不斷發展，國家的人事管理制度也在發生很大變化，這些都對檔案管理工作提出了更高的要求。另一方面，當前的檔案呈現種類多樣化、設備現代化等一系列的新特點，這些也使得社會對檔案管理人員的專業化水平要求越來越高。為了適應新形勢下的檔案管理工作的發展，必須正視當前檔案管理過程中的一系列問題，并通過積極的手段加以解決。

二、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的各種問題分析

（一）對勞動保障檔案管理重視不足

由于我國人口眾多，且檔案建設較為完善。因此導致了我國檔案管理的復雜性，數量多、結構復雜的特性，致使我國的勞動保障檔案的管理工作十分繁瑣，在實際的管理過程中，很多檔案管理工作缺乏良好的硬件條件支持，部分地區的檔案管理還由于人力投入的不足或對檔案管理缺乏重視，造成檔案保存失誤或檔案丟失的狀況。

（二）缺乏良好的勞動保障檔案管理機制

社會勞動保障檔案的管理，往往會涉及到多個領域，目前不少地區的檔案管理，是將這些檔案進行歸類，并交由不同的部門進行管理和保存。雖然這種方式提高了檔案管理的專業性，但是由于不同部門之間缺乏溝通與協作，也容易造成各部門檔案管理工作缺乏整體性調度。此外，這種檔案管理方式，容易將個人的不同檔案進行分別管理，當個人要求進行檔案調用時，不僅增加了檔案管理人員的工作量，也造成了社會保障管理方面的一些問題。

（三）勞動保障檔案的管理方式滯后

我國勞動保障檔案管理，從一開始，就一直沿用傳統的檔案管理方式，并通過“卷”“件”的方式進行整理，這樣的整理方式在初期有較大的應用優勢。但到了檔案數量急劇膨脹的現在，就容易出現工作量巨大而造成的管理失誤。此外，若檔案管理工作由多人經手，還會出現保存工作不夠明確的情況，對后續的管理和使用造成嚴重應該影響，增加了后續管理工作的負擔。

三、優化人力資源和社會保障局檔案工作的策略探討

（一）積極轉變檔案管理觀念，強化檔案管理的各方建設

人力資源和社會保障局要做好相應的檔案管理工作，首先就要積極的轉變觀念，并從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從而正確的看待工作中的問題；其次，做好檔案管理工作，還要進行積極的宣傳，并在政府部門的支持下，投入更多的財力物力，強化檔案管理部門的建設工作；再次，人力資源和社會保障局要建立健全完善的綜合檔案管理部門，在保證檔案正常收集工作的同時，做好后期的完善工作，使檔案的完整性得到保障。綜合檔案管理部門，還能有效協調好各個參與檔案管理工作的組織機構，并通過系統化和規范化的檔案管理，促進檔案管理工作的更加高效的運行。

（二）強化組織單位的人員及資源配備

勞動保障檔案管理是一項復雜且繁瑣的工作，因此需要很多的專門性人才進行相關的處理。針對這一問題，檔案管理部門應該積極強化管理人員的配備工作，使人員的構成能夠有效滿足日常的檔案管理工作。同時，還要對相關人員進行詳細的權責分工，使得每個人的權責落實到位，既要避免因人手不足導致的工作不暢問題，又要避免因為盲目擴編而造成的人浮于事現象。除此之外，在強化檔案管理工作的過程中。人力資源和社會保障局還要嚴格按照管理工作的實際需求，進行檔案室的建設工作，同時，在建設檔案室的過程中，還要優化設備和管理用具的配置工作，從而保障檔案室中各種設備資源的完善，為促進檔案管理工作的有序進行提供基礎性條件。

（三）強化檔案管理人員的培訓工作

隨著社會經濟的不斷發展，原來的傳統檔案管理工作已經越來越不能適應社會發展的需求了。目前，很多檔案管理機構普遍存在管理人員年齡偏大，知識陳舊，對先進管理技術不熟悉等一系列問題。這些問題也嚴重阻礙了檔案管理工作的可持續發展。因此，各人力資源和社會保障局要積極組織相關人員進行檔案管理的培訓工作，讓他們學習新的檔案管理法規的同時，也更新其管理理念。同時，還要強調檔案管理人員的技術培訓，培養其專業知識，從而讓檔案管理人員運用更新更便捷的手段，做好檔案管理中的各項瑣碎工作。此外，人力資源和社會保障局還要強化理論與實踐的結合，讓管理人員在學習新技術的同時將其運用到實際工作中來，使得其工作效率得到不斷提升。除了開展培訓工作以外，還可以適當的引進一些專業人才，從而提升整個檔案管理隊伍的管理水平，帶動檔案管理技術的共同發展。

（四）健全良好的檔案管理運行機制

人力資源和社會保障局的檔案管理工作涉及多個領域，與個人的養老、醫療、生育、事業等保險息息相關。在檔案管理中，要做好這些工作，首先必須建立良好的管理機制，并通過規范的管理制度、科學的約束機制，確保檔案管理工作的有序進行。同時，還應積極完善相應的激勵機制，從而發揮出檔案管理人員的主觀能動性，為優化檔案管理工作提供強大的人力基礎。

（五）強化檔案管理工作中的信息化管理

檔案管理信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢，為了順應這一發展趨勢的要求，各人力資源和社會保障局要積極落實信息化檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，要積極使用電子檔案管理方式，提升檔案管理的效率。電子檔案管理還避免了傳統紙質檔案管理成本、易磨損、不利于長久保存等問題。通過電子檔案管理的運用，也能使得檔案管理工作更加科學化和現代化，極大地減輕了檔案管理人員的工作負擔，為檔案管理現代化的發展奠定了良好的基礎。

此外，在檔案管理的過程中引入信息技術，還能有效促進檔案管理的標準化進程，并通過各部門在同一信息平臺上的辦公操作，加強各部門之間的密切配合，使得整個人力資源和社會保障局的檔案管理工作更加協調順暢。新形勢下，檔案管理的信息化，還能有效地促進檔案信息共享，各養老保險單位、醫療單位等都能通過這種信息共享，調用相關的資源，有利于社會保險工作的深入開展與進一步普及。需要注意的是網絡是一把雙刃劍，在帶來便利的同時，還會存在一定的安全隱患，因此，在強化檔案管理信息化工作的過程中，各人力資源和社會保障局還要做好相應的檔案保護工作，避免此類檔案被用于非法情況，造成相關人員的利益損害。

四、結語

我國的勞動保障檔案管理具有十分重要的作用，但是，當前的勞動保障檔案管理還存在諸如重視不足、管理機制缺乏、管理方式落后等一系列問題，而要解決這些問題，就必然要通過積極的觀念轉變和建立健全運行機制來得以改善，此外，還要強化檔案管理人員的專業技能，引進和普及信息化的檔案管理基礎。唯有做到上述幾點，才能有效促進我國勞動保障檔案管理工作的有序高效運行。

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（作者單位：青島市黃島區社會保障事業管理服務中心）