疾控中心檔案管理中存在的問題及對策

韓冰

【摘要】疾控中心檔案不僅是預(yù)測疫情、制定防控策略、實施公共衛(wèi)生監(jiān)測、研究預(yù)防醫(yī)學(xué)的重要參考，同時也是我國公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要資源。本文針對疾控中心檔案管理中存在的電子檔案缺乏規(guī)范化管理、開發(fā)利用程度較低的問題提出了相應(yīng)的對策建議，以期對疾控中心的檔案管理工作提供有益的參考。

【關(guān)鍵詞】疾控中心；電子檔案；規(guī)范管理；開發(fā)利用

隨著疾控中心檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，疾控中心檔案也不斷體現(xiàn)出其所具有的雙重價值屬性，它不僅是疾控中心各部門工作的重要參考，同時也是向社會群眾宣傳疾病預(yù)防知識，使群眾提高自我防護、保健的核心資源。因此，疾控中心檔案對于疾控中心事業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，但隨著我國檔案信息化、科學(xué)化、規(guī)范化要求的不斷提出，電子檔案的不斷產(chǎn)生，疾控中心也面臨著如何更加規(guī)范地管理、高效地利用中心網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下產(chǎn)生的電子檔案問題，這也是目前疾控中心亟待解決的問題。

一、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

（一）電子檔案缺乏規(guī)范化管理。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，我國檔案信息化建設(shè)全面提速，逐步落實“存量數(shù)字化、增量電子化”的發(fā)展戰(zhàn)略要求，積極推進檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，全面提升數(shù)字檔案的管理工作層次、管理工作水平。我國疾控中心也在不斷建立中心局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，各科室應(yīng)用辦公自動化管理系統(tǒng)，提升中心數(shù)據(jù)信息的管理水平。但在中心局域網(wǎng)環(huán)境下，各科室OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)并未形成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，各科室數(shù)據(jù)信息仍需手工錄入，并未實現(xiàn)自動歸檔。檔案室雖然應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，但只能實現(xiàn)文件級目錄的檢索，并未實現(xiàn)全文檢索。而對于原基礎(chǔ)條件下保管的紙質(zhì)檔案，并未實現(xiàn)全部的數(shù)字化歸檔。另外，中心檔案室電子檔案的備份程度也較低，如遇突發(fā)事件，極易造成不可挽回的損失。

（二）電子檔案開發(fā)利用程度較低。檔案管理的最終目的是為了實現(xiàn)檔案的利用，為了實現(xiàn)更廣范圍內(nèi)的資源共享。疾控中心檔案室藏豐富檔案信息資源，具有極高的參考價值和社會價值。但現(xiàn)階段疾控中心檔案室仍停留在“上門查檔”的被動查檔階段，提供較為簡單的檔案復(fù)制、查閱等檔案服務(wù)。而對于電子檔案的檢索服務(wù)，也僅限于以文件題名、形成者、年代、案卷號等為關(guān)鍵詞的檔案目錄檢索。另外，檔案的編研水平也較低，僅有少量的編研成果。因此，疾控中心日常工作中形成的大量業(yè)務(wù)檔案在一定程度上并未實現(xiàn)其所具有的價值。

二、對疾控中心檔案管理問題的對策建議

（一）加強對電子檔案的規(guī)范化管理。隨著疾控中心數(shù)字化建設(shè)水平的不斷提升，電子檔案的日益增多，實現(xiàn)對電子檔案的規(guī)范化管理勢在必行。疾控中心在應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，要不斷實現(xiàn)與疾控中心各科室業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效銜接，實現(xiàn)從“源頭上”對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效管理，而且各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案要可實現(xiàn)自動歸檔，以減少人工錄入成本以及信息錯誤。同時，疾控中心檔案室也應(yīng)按照國家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進一步規(guī)范電子文件的歸檔流程、數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)中心電子檔案的統(tǒng)一歸檔，實現(xiàn)各科室業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接。而對于“存量”部分的紙質(zhì)檔案，疾控中心還應(yīng)不斷實施數(shù)字化建設(shè)。對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，其中重要的一點就是要不斷加強硬件設(shè)備的建設(shè)，配齊掃描設(shè)備、存儲設(shè)備、計算機設(shè)備等。其次，檔案室人員要熟練應(yīng)用檔案信息化的加工設(shè)備，提高數(shù)字化加工水平。另外，在此基礎(chǔ)上也可選擇“外包”的形式，選擇第三方責任公司進行中心檔案的數(shù)字化加工。

對于疾控中心電子檔案備份程度低的問題，疾控中心要建立電子文件安全保障體系。首先，在本地備份的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)異地備份，以避免突出事件所引起的不可挽回的損失。其次，實現(xiàn)對電子檔案的分級管理，設(shè)置不同的管理權(quán)限，以實現(xiàn)資源的利用安全。再次，要加強對電子檔案的安全加密，防止黑客入侵；另外，對于上網(wǎng)的電子檔案信息要進行嚴格的審核，以防止重要信息外泄。

（二）提升電子檔案的開發(fā)利用水平。疾控中心檔案室針對電子檔案開發(fā)利用程度較低的問題，一方面要以中心資源為依托，以歷年疾病預(yù)防控制數(shù)據(jù)為分析對象，從業(yè)務(wù)檔案入手，開展編研工作。對此，中心檔案工作人員不僅要掌握一定的檔案編研專業(yè)知識，還要全面了解中心的各項業(yè)務(wù)工作，積極爭取與各業(yè)務(wù)部門合作，共同完成對中心各項年度業(yè)務(wù)知識的匯編；另一方面，要選擇多樣化的電子檔案利用方式，對內(nèi)以中心局域網(wǎng)為依托，在電子檔案目錄檢索的基礎(chǔ)上實現(xiàn)更高程度上的全文檢索，以及對電子檔案全文的下載、打印、傳輸、共享；對外可選擇以網(wǎng)站的形式，面向公眾提供一定的疾病預(yù)防知識。另外，隨著我國移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，移動終端應(yīng)用的普及，疾控中心也可以選擇以“兩微一端”（微信、微博、APP）為載體，移動傳播現(xiàn)已公開的疾病預(yù)防控制知識，使公眾隨時隨地得在線獲取，以提升自我保健和防護的能力。

三、結(jié)語

疾控中心檔案不僅是預(yù)測疫情、制定防控策略、實施公共衛(wèi)生監(jiān)測、研究預(yù)防醫(yī)學(xué)的重要參考，同時也是我國公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要資源。隨著疾控中心檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷提升，電子檔案管理問題不斷顯現(xiàn)。針對疾控中心電子檔案管理存在的規(guī)范化問題、開發(fā)利用問題，疾控中心檔案室應(yīng)當不斷加強對電子檔案的規(guī)范化管理以及提高電子檔案的開發(fā)利用水平。

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