疾控中心檔案管理中存在的問題及對策

韓冰

【摘要】疾控中心檔案不僅是預測疫情、制定防控策略、實施公共衛生監測、研究預防醫學的重要參考，同時也是我國公共衛生事業發展的重要資源。本文針對疾控中心檔案管理中存在的電子檔案缺乏規范化管理、開發利用程度較低的問題提出了相應的對策建議，以期對疾控中心的檔案管理工作提供有益的參考。

【關鍵詞】疾控中心；電子檔案；規范管理；開發利用

隨著疾控中心檔案事業的不斷發展，疾控中心檔案也不斷體現出其所具有的雙重價值屬性，它不僅是疾控中心各部門工作的重要參考，同時也是向社會群眾宣傳疾病預防知識，使群眾提高自我防護、保健的核心資源。因此，疾控中心檔案對于疾控中心事業的發展有著重要的影響，但隨著我國檔案信息化、科學化、規范化要求的不斷提出，電子檔案的不斷產生，疾控中心也面臨著如何更加規范地管理、高效地利用中心網絡化環境下產生的電子檔案問題，這也是目前疾控中心亟待解決的問題。

一、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

（一）電子檔案缺乏規范化管理。為適應大數據時代的發展要求，我國檔案信息化建設全面提速，逐步落實“存量數字化、增量電子化”的發展戰略要求，積極推進檔案數字化建設，應用檔案管理系統，全面提升數字檔案的管理工作層次、管理工作水平。我國疾控中心也在不斷建立中心局域網絡管理系統，應用檔案管理系統，各科室應用辦公自動化管理系統，提升中心數據信息的管理水平。但在中心局域網環境下，各科室OA系統與檔案管理系統并未形成統一的網絡系統，各科室數據信息仍需手工錄入，并未實現自動歸檔。檔案室雖然應用檔案管理系統，但只能實現文件級目錄的檢索，并未實現全文檢索。而對于原基礎條件下保管的紙質檔案，并未實現全部的數字化歸檔。另外，中心檔案室電子檔案的備份程度也較低，如遇突發事件，極易造成不可挽回的損失。

（二）電子檔案開發利用程度較低。檔案管理的最終目的是為了實現檔案的利用，為了實現更廣范圍內的資源共享。疾控中心檔案室藏豐富檔案信息資源，具有極高的參考價值和社會價值。但現階段疾控中心檔案室仍停留在“上門查檔”的被動查檔階段，提供較為簡單的檔案復制、查閱等檔案服務。而對于電子檔案的檢索服務，也僅限于以文件題名、形成者、年代、案卷號等為關鍵詞的檔案目錄檢索。另外，檔案的編研水平也較低，僅有少量的編研成果。因此，疾控中心日常工作中形成的大量業務檔案在一定程度上并未實現其所具有的價值。

二、對疾控中心檔案管理問題的對策建議

（一）加強對電子檔案的規范化管理。隨著疾控中心數字化建設水平的不斷提升，電子檔案的日益增多，實現對電子檔案的規范化管理勢在必行。疾控中心在應用電子檔案管理系統的基礎上，要不斷實現與疾控中心各科室業務管理系統的有效銜接，實現從“源頭上”對業務數據的有效管理，而且各業務系統產生的電子檔案要可實現自動歸檔，以減少人工錄入成本以及信息錯誤。同時，疾控中心檔案室也應按照國家檔案局發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》進一步規范電子文件的歸檔流程、數據標準，實現中心電子檔案的統一歸檔，實現各科室業務系統的有效對接。而對于“存量”部分的紙質檔案，疾控中心還應不斷實施數字化建設。對于紙質檔案的數字化，其中重要的一點就是要不斷加強硬件設備的建設，配齊掃描設備、存儲設備、計算機設備等。其次，檔案室人員要熟練應用檔案信息化的加工設備，提高數字化加工水平。另外，在此基礎上也可選擇“外包”的形式，選擇第三方責任公司進行中心檔案的數字化加工。

對于疾控中心電子檔案備份程度低的問題，疾控中心要建立電子文件安全保障體系。首先，在本地備份的基礎上，實現異地備份，以避免突出事件所引起的不可挽回的損失。其次，實現對電子檔案的分級管理，設置不同的管理權限，以實現資源的利用安全。再次，要加強對電子檔案的安全加密，防止黑客入侵；另外，對于上網的電子檔案信息要進行嚴格的審核，以防止重要信息外泄。

（二）提升電子檔案的開發利用水平。疾控中心檔案室針對電子檔案開發利用程度較低的問題，一方面要以中心資源為依托，以歷年疾病預防控制數據為分析對象，從業務檔案入手，開展編研工作。對此，中心檔案工作人員不僅要掌握一定的檔案編研專業知識，還要全面了解中心的各項業務工作，積極爭取與各業務部門合作，共同完成對中心各項年度業務知識的匯編；另一方面，要選擇多樣化的電子檔案利用方式，對內以中心局域網為依托，在電子檔案目錄檢索的基礎上實現更高程度上的全文檢索，以及對電子檔案全文的下載、打印、傳輸、共享；對外可選擇以網站的形式，面向公眾提供一定的疾病預防知識。另外，隨著我國移動互聯網技術的不斷發展，移動終端應用的普及，疾控中心也可以選擇以“兩微一端”（微信、微博、APP）為載體，移動傳播現已公開的疾病預防控制知識，使公眾隨時隨地得在線獲取，以提升自我保健和防護的能力。

三、結語

疾控中心檔案不僅是預測疫情、制定防控策略、實施公共衛生監測、研究預防醫學的重要參考，同時也是我國公共衛生事業發展的重要資源。隨著疾控中心檔案數字化建設的不斷提升，電子檔案管理問題不斷顯現。針對疾控中心電子檔案管理存在的規范化問題、開發利用問題，疾控中心檔案室應當不斷加強對電子檔案的規范化管理以及提高電子檔案的開發利用水平。

【參考文獻】

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