淺談如何加強(qiáng)電子檔案的保護(hù)

關(guān)松

【摘要】信息化時(shí)代，加強(qiáng)電子檔案管理是檔案工作一項(xiàng)重要的工作。本文介紹了電子檔案的保障技術(shù)，以及電子文件形成中的保護(hù)技術(shù)。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；保護(hù)；加強(qiáng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，其中檔案管理從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變就是一個(gè)典型的事例。如何有效保存原始檔案，如何加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，這些都是檔案管理亟待探索、解決的問題。

電子檔案保護(hù)的對(duì)象是電子檔案的載體及其記載的檔案信息，涉及到信息技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、材料技術(shù)等高新技術(shù)的理論、方法和手段，它的主要內(nèi)容大致可分為：保障技術(shù)、保管技術(shù)、修復(fù)技術(shù)、安全技術(shù)、備份技術(shù)等。

一、電子檔案的保障技術(shù)

電子檔案的保障技術(shù)主要是指在電子文件的形成、使用過程中，通過軟件硬件手段或相關(guān)制度來確保電子檔案真實(shí)、可靠、長(zhǎng)久、規(guī)范的技術(shù)。電子文件形成過程中的保障要求就如同對(duì)紙質(zhì)檔案的紙質(zhì)和字跡材料的重視一樣，以確保電子文件從形成開始就貫徹檔案保護(hù)“以防為主，防治結(jié)合”的原則。它體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：一是電子檔案運(yùn)行環(huán)境及存貯規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化。電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的依賴性決定了電子檔案不能脫離它的生存環(huán)境而單獨(dú)存在，它的標(biāo)準(zhǔn)化工作能為電子檔案的鑒定、保管、利用和保護(hù)等工作提供便利，是開展電子檔案工作的重要前提。首先，規(guī)范操作系統(tǒng)及版本，選擇一到兩個(gè)穩(wěn)定性、兼容性都好的版本。其次，規(guī)范應(yīng)用軟件及版本，為方便管理與數(shù)據(jù)的交流與共享，將應(yīng)用軟件進(jìn)行分類，并規(guī)定類別內(nèi)的幾個(gè)通用軟件的名稱、版本及其生成電子文件的格式是非常有必要的。再次，規(guī)范電子文件的存貯載體，電子文件的載體類型比較多，有移動(dòng)硬盤、光盤、U盤等，由于載體的特性不同，其保管條件、修復(fù)檢測(cè)手段也不同，工作中會(huì)帶來不便。目前選擇光盤作為電子檔案的載體是比較理想的。二是電子文件可靠性保障。電子文件要進(jìn)行長(zhǎng)期保存，歸檔時(shí)對(duì)電子文件的檢測(cè)是必不可少的，影響電子文件質(zhì)量的因素很多，除載體外，讀取、記錄設(shè)備也是影響其質(zhì)量的因素之一。以光盤為例，光盤讀取失敗同光驅(qū)的讀盤能力也有關(guān)系。因此，可靠的讀寫設(shè)備也是影響電子文件可靠性的重要因素。我們可采用專業(yè)檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校對(duì)，以確定光盤的準(zhǔn)確性。如沒有檢測(cè)軟件，我們可采取檢查刻錄光盤的總字節(jié)數(shù)、目錄數(shù)是否有缺失，并復(fù)制整個(gè)光盤的內(nèi)容到硬盤，看操作是否順利完成，再隨意打開其中的文件，觀察其內(nèi)容是否有變動(dòng)等方法來檢測(cè)光盤的準(zhǔn)確性。三是電子檔案原始性保障技術(shù)。電子檔案的易復(fù)制性和易改動(dòng)性使人們一度對(duì)檔案的本質(zhì)屬性產(chǎn)生了懷疑，因此，如何確保電子檔案的原始記錄性，以發(fā)揮其憑證作用是檔案學(xué)界一直研究的課題。電子檔案由于其信息與載體的可分離性、信息復(fù)制、傳遞的高保真性和信息內(nèi)容的可更改性等特性，使人們無法像紙質(zhì)檔案文件那樣去判斷電子文件的“原件”，電子檔案原始性通過技術(shù)保證來確立，對(duì)電子檔案來講，只要檔案的信息內(nèi)容不變，其形式均可發(fā)生變化，這與電子檔案的載體、技術(shù)和設(shè)備等技術(shù)保證因素息息相關(guān)。

二、電子文件形成中的保護(hù)技術(shù)

電子文件形成保護(hù)技術(shù)是指文件在形成時(shí)通過軟件工程和相應(yīng)的文件管理制度確保文件的真實(shí)、可靠、長(zhǎng)久的技術(shù)。一是利用傳輸保護(hù)技術(shù)。主要指檔案在開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)傳輸中的保護(hù)問題。如安全網(wǎng)絡(luò)的建立和運(yùn)行、信息污染環(huán)境的控制技術(shù)、防黑客攻擊技術(shù)、網(wǎng)上知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法規(guī)等。二是保管技術(shù)。包括兩方面：一方面，可借鑒紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)，因?yàn)殡娮訖n案也要保存一定量的信息載體，這些物質(zhì)實(shí)體同樣需要良好的環(huán)境條件，所以有關(guān)環(huán)境的溫濕度調(diào)控、防光、防塵等技術(shù)也是必須的；另一方面，針對(duì)電子檔案材料的多樣性、復(fù)雜性，庫房中的管理措施應(yīng)該強(qiáng)調(diào)個(gè)性化、多樣化，以適應(yīng)不同形式材料的理化性能和保存環(huán)境的特殊要求。三是信息修復(fù)技術(shù)。是指信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺滅計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長(zhǎng)期可持續(xù)技術(shù)、光盤、移動(dòng)硬盤等物質(zhì)載體破壞的修復(fù)技術(shù)等。四是電子檔案的備份技術(shù)。電子檔案具有易復(fù)制性的特點(diǎn)而使電子檔案的備份變得容易。備份技術(shù)是電子檔案保護(hù)中非常重要而有效的技術(shù)，備份的目的有兩個(gè)：一是數(shù)據(jù)共享，二是數(shù)據(jù)恢復(fù)。備份的方法很多，硬件級(jí)備份、軟件級(jí)備份、人工級(jí)備份。各有各的優(yōu)點(diǎn)，可根據(jù)情況選擇使用。

電子檔案的保護(hù)技術(shù)需要不斷進(jìn)步和發(fā)展，電子檔案和紙質(zhì)檔案有個(gè)長(zhǎng)期并存、共同發(fā)展的過程，要實(shí)現(xiàn)電子檔案完全替代紙質(zhì)檔案，還需檔案工作者付出更多的勞動(dòng)和努力。