淺析現階段政府檔案信息資源管理

盧云

【摘要】如何加強政府檔案信息的管理、提升政府檔案信息的管理效率，以發揮出檔案所蘊含著的巨大能量，成為時下的焦點問題之一。基于檔案信息資源的重要性，本文通過簡要分析我國政府檔案資源管理現狀，提出了幾點加強檔案資源管理的措施。

【關鍵詞】政府；檔案信息；資源管理；現狀

檔案信息資源管理工作是各項管理工作中必不可少的重要組成，它真實地記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據。政府承擔著為人民服務、對人民負責的重任，因而其檔案有著極其重要的社會價值。

一、政府檔案資源管理現狀

（一）總體現狀。近年來，我國政府檔案資源管理正在向信息化、現代化方向發展，并且呈加快趨勢。但是從整體上來看，檔案管理的信息化水平與其他發達國家相比依然存在較大的差距。

（二）缺乏對檔案資源管理工作的正確認識，對檔案管理工作重視程度不足。據有關數據表明，至今仍有些地區的政府機構沒有設置專門的檔案管理場所，直接用辦公室取而代之。領導對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進檔案管理工作所需要的檔案管理軟件，在日常工作中，工作人員只能采用普通的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的進度和成效，更使得工作人員對檔案管理工作的熱情消失殆盡。領導沒有制定一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有一個準確的指導，只能憑借一腔孤勇向前沖。另外，現階段我國政府的檔案管理模式較為落后，這就使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域，跟不上現代的腳步，無法滿足當前社會的需要。

（三）檔案管理人員整體素質不高，難以適應快速發展的信息化檔案管理工作。第一，檔案管理人員整體素質低是一個普遍現象。第二，檔案管理工作具有復雜性與嚴密性，而且對工作人員技術要求也較高，但是我國政府現階段從事檔案工作的人員緊缺，與政府檔案工作量不成正比，從而制約了政府檔案信息資源管理。

（四）檢索方式落后。目前，很多政府單位仍然采用傳統的檔案檢索方式。即：查找者首先要提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對檔案案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱案卷。這樣不僅費時費力，效率低下，程序冗雜而且準確度得不到保證。

（五）硬件設施不完備。在我國部分地區，由于受經濟發展狀況的制約，使得政府難以抽出資金對檔案管理進行必要的設備完善，從而降低了政府對檔案信息資源管理的有效度。

二、關于提升政府檔案管理工作效率的幾點建議

（一）采用電子信息化的檔案管理模式，實現紙質檔案的電子化轉變，提升政府檔案資源的使用率。第一，要充分運用現代信息技術，建立起綜合性的電子檔案管理系統，實現檔案資料的自動化管理。第二，要實現政府檔案的網絡化、信息化管理，使人民群眾能夠通過網絡查詢到相關信息，使檔案真正發揮為人民服務的功能。第三，要盡快實現檔案歸檔的無紙化交接，以延長檔案使用壽命，提升檔案資源的使用率。

（二）加強對工作人員的培訓，實現其專業素質、道德素質雙達標。首先，要通過加強職業培訓來促進政府檔案管理工作人員職業素質的提升。其次，檔案管理工作是一項極其嚴密、極其正式的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質。因此，檔案工作人員應積極參與政治學習，樹立嚴謹的工作態度，具備良好的職業操守，同時，也要對檔案管理這項繁瑣的工作保持積極向上的工作作風，并投入高度的熱情，以提高政府整體工作效率。最后，檔案管理工作要求工作人員嚴守機密，忠于職守。因此，檔案工作人員還要遵守檔案工作的法律法規，增強法制觀念，正確處理集體利益和自身利益的關系，保證檔案管理工作的安全順利進行。

（三）建立健全信息化的政府檔案管理制度，提升檔案管理工作效率。檔案信息化管理是一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統化理論化的管理制度以及有效的指導，導致現在部分地區政府單位檔案管理信息化建設進度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關部門領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統的檔案管理信息化建設制度，從理論上促進政府檔案管理工作效率的提升。

（四）軟、硬件配置齊全，降低檔案安全隱患。軟、硬件配置齊全是實現高效率的檔案管理的基礎性條件，只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進行。只有引進合適的計算機管理系統，檔案工作的資源才能得到有效配置，政府及單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統，保證網絡信息體系的順暢無阻，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應邀請專業人士為政府的檔案管理工作設置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環節，也減少一些傳統管理軟件中無關緊要的功能，提高工作效率，加快檔案管理工作的進度。還要為檔案管理設置一個專門的保護系統，以避免檔案信息的泄露或流失，給政府帶來不必要的麻煩。

三、結語

綜上所述，目前我國政府檔案管理工作雖取得一定的進步，但仍然面臨著諸多的問題，并與其他發達國家之間存在著較大的差距。因此，政府檔案管理工作要想得到進一步的發展，就必須緊隨社會發展潮流，進行不斷的改變和更新，以探索出適合我國發展現狀的檔案管理新方法，發揮出檔案資料的最大價值。

【參考文獻】

[1]姜艷芹.論述政府檔案信息的資源管理[J].黑龍江史志，2015（09）：147.

[2]金娟.淺談政府檔案信息資源管理[J].蘭臺世界，2008（16）：33-34.

[3]李靜.政府檔案信息資源管理研究[J].辦公室業務，2014（13）：159.