關(guān)于加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的思考

董琦偉++魏振文

【摘 要】：隨著我國經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，以及日益深化的公共衛(wèi)生體制改革，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作進入了新的發(fā)展時期，如何做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案功能，服務社會，服務群眾，是需要各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)認真思考的問題。本文就加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作作一探討，供參考。

【關(guān)鍵詞】：衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理； 問題分析； 解決措施

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)依照有關(guān)衛(wèi)生法律法規(guī)，進行監(jiān)督執(zhí)法活動的真實記錄。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理是眾多管理中的重要一環(huán)，必須引起高度重視。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的基本概述

衛(wèi)生監(jiān)督檔案主要是指國家衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在進行相關(guān)工作過程中所形成的檔案資料，對日后進行病情研究和科研活動具有寶貴的參考價值。衛(wèi)生監(jiān)督檔案與其他類型檔案相比，不僅地區(qū)空間范圍廣，而且周期性長，具有不可復得性。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理內(nèi)容復雜多樣，涉及管理范圍廣，管理程序復雜，要不斷地完善檔案的記錄、整理和保存，保證衛(wèi)生監(jiān)督管理工作有效地開展。

2加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的重要作用

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的地位和作用極其重要。首先，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是對衛(wèi)生監(jiān)督管理活動的原始記錄，為其監(jiān)督工作的有效開展提供了重要的參考價值，同時也維護了衛(wèi)生監(jiān)督管理相對人的合法權(quán)益，對衛(wèi)生監(jiān)督工作公正、客觀的開展提供了有效保障[1]。其次，保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量能夠提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的效率，指導著衛(wèi)生監(jiān)督工作的有序開展。此外，衛(wèi)生監(jiān)督檔案中記錄的大量原始數(shù)據(jù)可以作為考核衛(wèi)生監(jiān)督人員工作成果的依據(jù)，從而加強對衛(wèi)生監(jiān)督工作人員的素質(zhì)建設。

3 當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題

3.1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員素質(zhì)不高

我國的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員沒有具備專業(yè)的檔案管理知識，且部分地區(qū)衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所聘請的檔案管理人員均為兼職，其檔案管理職責不明確、檔案保存不及時、檔案管理方式陳舊等，導致檔案管理人員缺乏科學系統(tǒng)的管理知識。

3.2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度較低

衛(wèi)生監(jiān)督檔案因其“種類多、范圍廣、周期長”等特點，在歸檔保存上具有一定的困難，其工作比較復雜。從檔案的初始計劃制定到最后的完成總結(jié)，需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)的處理，在其形成過程中會產(chǎn)生大量的資料，但是其中也存在諸多問題導致檔案材料的系統(tǒng)化程度不高。

3.3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度不健全

衛(wèi)生監(jiān)督檔案在文件的歸檔和整理的過程中，無法為后期檔案工作的進行提供完整的資料。而且，有部分人員在檔案信息查找過程中不遵守相關(guān)查閱規(guī)定，對資料胡亂翻閱而且不愛護資料；在借閱檔案時不進行登記，也不及時歸還，更甚至會丟失，這些現(xiàn)象導致檔案缺乏完整性。因此，在檔案監(jiān)督管理工作過程中，要不斷地健全管理制度，保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的有效進行。

3.4 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化水平不高

隨著社會科學技術(shù)不斷地發(fā)展，各種網(wǎng)絡信息化手段的應用越來越普遍，但是許多基層衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在檔案管理上依然使用手工整理檔案的操作方式，很大程度上影響了檔案的管理效率。

4 加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的措施

4.1觀念更新，提高對檔案管理現(xiàn)代化的認識。在新形勢下，衛(wèi)生監(jiān)督所的檔案管理人員必須樹立信息觀念、時效觀念、聯(lián)合協(xié)作觀念與競爭觀念。首先，檔案管理人員更新觀念，正確認識檔案管理在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的重要地位和所能發(fā)揮的巨大作用。在職能上要從管理型向服務型轉(zhuǎn)變從服務觀點出發(fā)，以服務促管理，以管理完善服務。其次，要全面理解檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容，如果僅把檔案管理現(xiàn)代化局限于管理手段現(xiàn)代化方面，則難以有新的突破和提高。第三，檔案管理現(xiàn)代化滲透到檔案工作的各個方面。

4.2意識創(chuàng)新，提高檔案管理者素質(zhì)

計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)在檔案工作的應用，要求檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代技術(shù)。衛(wèi)生監(jiān)督所的檔案管理者不僅要有熱愛檔案管理工作的事業(yè)心更要有堅定正確的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力。因此提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，這要求加快掌握現(xiàn)代信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。衛(wèi)生監(jiān)督部門應視人力資源的挖掘和培養(yǎng)，努力造就一批高素質(zhì)的“復合型檔案才”。高素質(zhì)的檔案管理人員是預防醫(yī)學檔案管理的主力軍。

4.3內(nèi)容創(chuàng)新，充分開發(fā)檔案信息資源

衛(wèi)生監(jiān)督所是疾病預防控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測、健康教育、科研培訓于一體的公衛(wèi)生體系，其信息資源是疾病預防控制科技工作者實踐業(yè)務工的重要支柱。檔案信息資源的開發(fā)，主要信息來源是檔案管理門所收集的資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應用和流的基礎，開發(fā)信息資源 ，利用館藏的信息資料和檢索工具，對案信息進行分析、研究、篩選、加工、整理 、歸納、簡化，有效進行加工組成系統(tǒng)的便于查找的資源，根據(jù)預防醫(yī)學的不同學科，對讀檔案進行分類，編制各類檢索目錄，準確、迅速、全面地查找檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。

4.4手段創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化管理

網(wǎng)絡檔案服務顯現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡化、存儲海量化、服務快捷化、信息共享化的多功能作用。信息時代，衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理者將匯集紙質(zhì)檔案音像、光盤、縮微品、數(shù)字化檔案等檔案信息資源，借助網(wǎng)絡與信息技術(shù)建立起集檔案信息開發(fā)、檢索、利用等功能于一體的服務系統(tǒng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡檔案信息健康的作用與功能，最大限度地滿足讀者獲取檔案信息的要求。衛(wèi)生監(jiān)督所應加快網(wǎng)絡設施建設，把檔案管理的工作重心轉(zhuǎn)移到檔案信息的深加工和傳遞上來實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化。

4.5服務創(chuàng)新，提高檔案信息利用率

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為衛(wèi)生監(jiān)督各項工作服務。編制多種檢索工具是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息的重要手段。實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化將在衛(wèi)生監(jiān)督工作中發(fā)揮更突出的作用。

總之，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)日常活動的監(jiān)督檔案，為相關(guān)執(zhí)法部門提供了系統(tǒng)完整的資料，同時也是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)各項資料的系統(tǒng)組成部分，對提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的業(yè)務活動有著重大規(guī)范作用。

【參考文獻】：

[1] 肖依.做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（14）.

[2] 靖冬超.淺談檔案資料管理存在的問題及解決辦法[J].辦公室業(yè)務，2013（14）.