機(jī)關(guān)檔案保密工作研究

周莉

【摘要】本文通過(guò)分析機(jī)關(guān)檔案保密工作面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，結(jié)合新形勢(shì)下國(guó)內(nèi)檔案保密工作的新任務(wù)、新要求，從健全檔案保密管理體制、開展檔案保密法制教育、加強(qiáng)涉密檔案全過(guò)程控制、規(guī)范涉密檔案人員管理等方面出發(fā)，結(jié)合個(gè)人工作實(shí)際，提出促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案保密工作長(zhǎng)效發(fā)展、穩(wěn)步提升的管理措施。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；檔案；保密

隨著社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，檔案保密工作面臨著一系列新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。近些年，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)檔案部門越來(lái)越重視檔案保密工作的管理和發(fā)展，以適應(yīng)新形勢(shì)的任務(wù)和要求。檔案部門應(yīng)從組織領(lǐng)導(dǎo)、制度保障、嚴(yán)格管控、合理利用等環(huán)節(jié)做好檔案保密工作，確保檔案的完整與安全，維護(hù)國(guó)家和集體的利益。

一、機(jī)關(guān)檔案保密工作面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)

新形勢(shì)下，人們對(duì)檔案信息資源的需求逐步增加，檔案保密制度建設(shè)不健全、思想認(rèn)識(shí)不到位、技術(shù)手段不先進(jìn)等問(wèn)題直接影響著機(jī)關(guān)檔案保密工作的有效開展。

（一）檔案保密制度建設(shè)不健全，保密監(jiān)管有待加強(qiáng)。當(dāng)今，機(jī)關(guān)檔案保密管理過(guò)程中普遍存在著保密職責(zé)不明確且未能落實(shí)到位，沒(méi)有明確檔案保管期限和保密期限的區(qū)別，沒(méi)有正確處理好檔案利用和保密之間的關(guān)系，涉密檔案人員管理不完善，并且缺乏監(jiān)督機(jī)制、考核機(jī)制等問(wèn)題。制度的缺失使機(jī)關(guān)單位的檔案保管行為缺乏正確的認(rèn)知和有效的約束，各機(jī)關(guān)對(duì)本單位的檔案信息保管與利用有很大的隨意性，嚴(yán)重者會(huì)在利益的驅(qū)使下對(duì)本應(yīng)保密的檔案信息公布于眾，使國(guó)家檔案事業(yè)陷入不利環(huán)境中。

（二）檔案保密思想認(rèn)識(shí)不到位，保密觀念有待提高。機(jī)關(guān)檔案保密工作中普遍存在“重保管輕利用”的現(xiàn)象，大多數(shù)工作人員認(rèn)為不用涉密檔案是最安全最有效的防止泄密方法。機(jī)關(guān)個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員思想麻痹，保密觀念淡薄，形式主義嚴(yán)重，缺乏主體意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，在日常工作中放松了對(duì)安全隱患的警惕，放棄了對(duì)新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)的應(yīng)對(duì)。機(jī)關(guān)大多數(shù)檔案管理人員具備良好的職業(yè)操守，重視檔案資料的保密管理，但因受傳統(tǒng)思想觀念的影響，檔案信息利用率比較低，對(duì)涉密檔案與非涉密檔案的規(guī)定和要求混淆不清，導(dǎo)致檔案保密工作出現(xiàn)許多失誤，并且造成利益損失，對(duì)國(guó)家秘密的安全形成一定威脅。

（三）檔案保密技術(shù)手段不先進(jìn)，保密防范有待改進(jìn)。如今高科技的發(fā)展和竊密手段的應(yīng)用，使得竊密與竊密斗爭(zhēng)更加尖銳復(fù)雜，黑客攻擊已經(jīng)滲入政府機(jī)關(guān)、軍事部門等各個(gè)角落，檔案保密工作面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，一方面，信息網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)能力有待加強(qiáng)，許多檔案系統(tǒng)軟件處于不設(shè)防狀態(tài)，具有潛在風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，對(duì)引進(jìn)的檔案信息技術(shù)和設(shè)備缺乏保護(hù)信息安全所必須的有效管理和技術(shù)防范。再者，目前普遍存在保密技術(shù)防范裝備的研制、開發(fā)和應(yīng)用工作進(jìn)展遲緩、投入不足、經(jīng)費(fèi)匱乏、措施薄弱，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案信息安全面臨更加嚴(yán)峻的形勢(shì)。

二、提高機(jī)關(guān)檔案保密工作的具體措施

針對(duì)新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案保密工作面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，檔案部門可從健全檔案保密管理體制、開展檔案保密法制教育、加強(qiáng)涉密檔案全過(guò)程控制、規(guī)范涉密檔案人員管理4個(gè)方面，提升檔案保密工作整體水平。

（一）健全檔案保密管理體制，促進(jìn)檔案保密工作長(zhǎng)效發(fā)展。健全管理體制是確保檔案保密工作長(zhǎng)效發(fā)展的基礎(chǔ)保障。機(jī)關(guān)檔案部門可從組織建設(shè)、管理理念、考核機(jī)制等方面狠抓制度落實(shí)、強(qiáng)化主體責(zé)任、實(shí)施有效管控。

1.完善組織建設(shè)，加大監(jiān)管力度。各級(jí)機(jī)關(guān)一是堅(jiān)持按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)運(yùn)行誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)審批誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，嚴(yán)格落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案保密工作責(zé)任制，強(qiáng)化檔案保密工作責(zé)任追究。二是成立保密委員會(huì)和保密委員會(huì)辦公室，檔案工作人員加入其中。三是將檔案保密工作會(huì)議列為常態(tài)工作，分析檔案保密工作形勢(shì)、探討檔案保密管理難點(diǎn)、部署檔案保密工作要點(diǎn)。四是機(jī)關(guān)各部門要將各種安全隱患消滅在萌芽狀態(tài)，首先，實(shí)行定期檢查與不定期抽查、全面檢查與重點(diǎn)抽查相結(jié)合，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)提出整改措施，及時(shí)堵塞漏洞，防止失、泄密事件的發(fā)生，使保密工作制度落實(shí)到實(shí)處；其次，推進(jìn)檔案保密自查自評(píng)工作規(guī)范化、常態(tài)化，開展檔案保密自查、自評(píng)工作專項(xiàng)檢查，加強(qiáng)督促指導(dǎo)，抓好自查結(jié)果運(yùn)用，及時(shí)消除泄密隱患。

2.區(qū)分管理理念，正確實(shí)施管控。在涉密檔案管理中準(zhǔn)確判定開放與控制的范圍、合理區(qū)分檔案保管期限和保密期限至關(guān)重要。涉密檔案根據(jù)《保密法》規(guī)定劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)，確定檔案的密級(jí)，就是讓檔案工作人員根據(jù)不同等級(jí)采取不同的管理措施，最大程度地提供檔案利用，機(jī)關(guān)檔案人員要注意檔案保密的時(shí)效性，把握好開放與控制的尺度。現(xiàn)實(shí)工作中，檔案保管期限和保密期限極易混淆，確定檔案保管期限的原則是要正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確判定檔案的保管時(shí)限，確定保密期限的原則是在國(guó)家秘密事項(xiàng)確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。

3.設(shè)立考核機(jī)制，強(qiáng)化主體責(zé)任。目標(biāo)責(zé)任考評(píng)與考核，是落實(shí)檔案保密工作責(zé)任制的重要手段。機(jī)關(guān)檔案部門要做到日常考核與年終考核相結(jié)合，注重把握檔案涉密工作考核以及月度、季度和年度考核的結(jié)合點(diǎn)。其次要做到保密檢查與日常考核相結(jié)合，詳細(xì)記錄檢查結(jié)果以及問(wèn)題整改情況，把每次保密檢查結(jié)果記錄納入年終考核總評(píng)。再者要做到管理部門與人事部門相結(jié)合，把學(xué)習(xí)保密法律法規(guī)知識(shí)技能、執(zhí)行保密紀(jì)律、落實(shí)保密責(zé)任和履行保密承諾列入干部選拔和領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核范圍。最后要做到考核結(jié)果與個(gè)人利益相結(jié)合，把涉密檔案人員履行保密工作職責(zé)情況與個(gè)人職級(jí)晉升、評(píng)功評(píng)先、績(jī)效工資、考評(píng)獎(jiǎng)金相掛鉤，真正使考核起到獎(jiǎng)勤罰懶、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的作用。

（二）開展檔案保密法制教育，促進(jìn)檔案保密意識(shí)有效提升。加強(qiáng)檔案保密法制教育，是增強(qiáng)廣大干部職工保密法制觀念的重要途徑。針對(duì)在檔案管理工作中存在的保密意識(shí)淡薄、缺乏保密安全教育等問(wèn)題，一方面要對(duì)檔案使用者加強(qiáng)宣傳教育，另一方面要從檔案管理工作的內(nèi)部入手，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

1.多渠道開展保密宣傳教育，筑牢保密思想防線。檔案工作人員特別是各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部，必須從高度出發(fā)，充分認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性，充分認(rèn)識(shí)到保密工作的復(fù)雜性和艱巨性。首先將保密宣傳當(dāng)作一項(xiàng)常態(tài)化工作來(lái)抓，定期制作宣傳展板、張貼保密宣傳教育掛圖等，廣泛宣傳保密法律法規(guī)和保密常識(shí)，在機(jī)關(guān)單位形成保密知識(shí)人人學(xué)的風(fēng)氣。其次定期組織播放保密教育警示片，組織單位廣大干部職工集體觀看保密教育片，通過(guò)典型案例，讓大家充分認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下保密工作的緊迫性和重要性，進(jìn)一步提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部保守國(guó)家秘密的自覺(jué)性。最后參加各級(jí)機(jī)關(guān)和國(guó)家保密教育基地組織的保密輪訓(xùn)，普及保密知識(shí)，了解新形勢(shì)下國(guó)家保密面臨的困難和挑戰(zhàn)。

2.多層次開展保密業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高保密知識(shí)水平。檔案部門要大力加強(qiáng)保密法紀(jì)教育，提高廣大檔案干部尤其是年輕干部的保密法紀(jì)觀念。一方面可以從領(lǐng)導(dǎo)層面推動(dòng)保密培訓(xùn)，利用單位黨委中心組學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，組織學(xué)習(xí)保密法律法規(guī)或播放保密教育視頻培訓(xùn)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)保密意識(shí)，促使單位領(lǐng)導(dǎo)能夠率先垂范，以身作則，嚴(yán)守保密法紀(jì)，帶頭做好保密工作。另一方面可以根據(jù)保密工作政治性、技術(shù)性的特點(diǎn)，邀請(qǐng)保密專家結(jié)合最新保密形式和規(guī)定到單位開辦講座，大力宣傳黨和國(guó)家的保密工作方針政策，詳細(xì)解讀保密法律法規(guī)的具體內(nèi)涵，使檔案人員能夠了解到檔案保密工作的新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求。

（三）加強(qiáng)涉密檔案全過(guò)程控制，促進(jìn)檔案保密制度落實(shí)到位。機(jī)關(guān)檔案部門要按照保密管理規(guī)定，采取人防、物防、技防等措施，杜絕因違規(guī)操作造成泄密隱患的情況發(fā)生。

1.提高涉密載體保密管理。機(jī)關(guān)檔案人員要加強(qiáng)對(duì)涉密檔案管理和各類文件的印制、歸檔、利用、保管等工作的保密安全措施。涉密檔案的使用要嚴(yán)格履行審批、登記、編號(hào)、簽收等手續(xù)，傳遞時(shí)應(yīng)當(dāng)包裝密封，標(biāo)明密級(jí)，通過(guò)機(jī)要途徑或指定專人傳遞。匯編檔案中如摘錄、引用涉密檔案內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)按照涉密檔案的密級(jí)、保密期限和知悉范圍管理。涉密檔案要選擇安全保密的場(chǎng)所和部位保存，配備必要的保密設(shè)備，設(shè)專人管理、密碼控制。涉密檔案保管場(chǎng)所無(wú)特殊情況不得隨意進(jìn)入，對(duì)因工作需要進(jìn)入的人員，采取嚴(yán)格的保密管理措施。

2.落實(shí)信息公開保密措施。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)檔案人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、最終審查。另外，要做好檔案的密級(jí)變更，檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的，其變化分為升密、降密和解密，其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的，大多數(shù)是降密和解密。機(jī)關(guān)檔案人員要遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)及時(shí)解密，解密后的檔案經(jīng)過(guò)審查方可公開。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)裝備保密管控。嚴(yán)格按照“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”的原則，禁止在非涉密計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)、處理、傳輸涉密檔案，禁止在涉密計(jì)算機(jī)上使用具有無(wú)線互聯(lián)功能的設(shè)備，禁止在涉密計(jì)算機(jī)及非涉密計(jì)算機(jī)之間交叉使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案部門要增強(qiáng)保密技術(shù)防控能力，推進(jìn)保密新技術(shù)、新產(chǎn)品的應(yīng)用和關(guān)鍵保密技術(shù)裝備配備，提升保密技術(shù)監(jiān)管水平。

（四）注重涉密檔案人員的管理，促進(jìn)檔案保密主體穩(wěn)步發(fā)展。涉密檔案人員是檔案保密管理的核心要素和重要對(duì)象，也是檔案保密工作的重要主體。規(guī)范涉密檔案人員上崗、在崗、離崗等全過(guò)程管理，有利于提高涉密檔案人員管理的整體水平。

1.規(guī)范涉密檔案人員上崗管理。各機(jī)關(guān)單位要設(shè)立涉密檔案管理人員審核條件，做好任前審查，涉密檔案人員須做到誠(chéng)實(shí)可靠、品性端正、作風(fēng)正派、具備勝任涉密崗位所要求的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，并且堅(jiān)持“先培訓(xùn)、后上崗”的原則，做好崗前培訓(xùn)，確保擬任涉密檔案人員熟悉保密法律法規(guī)，掌握履行崗位職責(zé)所需要的保密知識(shí)和技能。同時(shí)，簽訂上崗保密協(xié)議，明確承擔(dān)保守國(guó)家秘密的義務(wù)、保密管理要求以及未能履行保密義務(wù)必須承擔(dān)的有關(guān)法律責(zé)任。

2.規(guī)范涉密檔案人員在崗管理。各機(jī)關(guān)單位可開展經(jīng)常性的保密形勢(shì)、保密法律法規(guī)和保密知識(shí)技能培訓(xùn)，使涉密檔案人員切實(shí)增強(qiáng)保密意識(shí)、養(yǎng)成保密習(xí)慣、提高保密技能；定期對(duì)涉密檔案人員復(fù)審，確保其符合崗位工作要求；嚴(yán)格涉密檔案人員因公出國(guó)（境）的審查，做好行前教育，建立涉密檔案人員管理數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)涉密檔案人員動(dòng)態(tài)管理，爭(zhēng)取最大限度地推進(jìn)涉密檔案人員權(quán)益保障，對(duì)因保密工作使合法權(quán)益受到影響和限制的涉密檔案人員，在進(jìn)修培訓(xùn)、福利待遇、評(píng)獎(jiǎng)表彰等方面給予照顧。

3.規(guī)范涉密檔案人員離崗管理。各機(jī)關(guān)單位要做好脫密期管理，涉密檔案人員在脫密期內(nèi)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定履行保密義務(wù)，不得違反規(guī)定就業(yè)，不得以任何方式泄露國(guó)家秘密。二是做好涉密載體清退，嚴(yán)格核查、督促涉密檔案人員清退所有涉密載體，并將清退的涉密載體登記造冊(cè)。三是做好保密承諾和保密教育提醒，明確其離崗離職后應(yīng)履行的保密義務(wù)以及違反承諾應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。

綜上所述，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案保密工作是新形勢(shì)下檔案管理的重中之重，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)檔案部門需要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，把檔案保密工作作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)，抓緊抓實(shí)，常抓不懈，合力促進(jìn)檔案保密工作邁上新臺(tái)階。