檔案信息化建設進程中幾點問題的探討

狄悅

【摘要】隨著信息社會的到來，檔案信息化建設已經(jīng)成為新時代檔案管理追求的目標，本文論述了信息化給傳統(tǒng)檔案工作帶來的挑戰(zhàn)、機遇及加快檔案關系信息化建設要做好的幾點主要工作。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；進程

檔案的信息化建設是指在檔案活動中全面應用通訊技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代化高科技手段，對檔案信息資源進行處理、管理、開發(fā)和提供利用。

一、檔案信息化建設現(xiàn)狀

檔案以傳統(tǒng)的紙質檔案存儲形式最為普遍，紙質檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復制、不可涂改的。由于其直觀性的特點，紙質檔案更真實、更可靠，檔案的鑒定也比較簡單，這一點是數(shù)字化檔案無法替代的，但是紙質檔案在保存中對外界條件要求較高，檔案壽命的長短與檔案保管環(huán)境及保護技術有著極密切的關系，檔案信息的利用率也會低于信息化檔案。由此可見，檔案信息化建設是一項重要而緊迫的任務，特別是在國家電子政務建設全面展開的形勢下，必須加緊檔案信息化建設工作。

（一）舊的檔案管理模式已不能適應時代發(fā)展需要。舊的檔案管理工作一直是重保管輕利用，對檔案信息資源僅限于收集、保管。而現(xiàn)代社會信息資源日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，如何共享這些檔案資源，如何對檔案資源進行分類、提取、分析、加工、管理，已經(jīng)成為檔案工作的出發(fā)點和發(fā)展方向。因而，傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

（二）資金問題困擾著新時期檔案工作。檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，管理服務的現(xiàn)代化受到資金的制約。要搞好信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備，開通內部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進行信息安全防護等等，這些都需要大量的資金投入。僅靠政府有限的撥款只能是杯水車薪，不能滿足創(chuàng)建工作的需要。

（三）資源共享下的檔案信息安全。檔案資源共享環(huán)境下，存在著諸多不安全因素。如信息來源的可靠性和真實性甄別起來難度非常大；管理一時適應不了新要求，造成信息受到破壞，甚至丟失；電腦病毒橫行，黑客的惡意攻擊等等。所有這些，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，我們必須要高度重視，并加以研究解決。首先，可實行檔案保管的“雙套制”，即同一內容但不同載體的兩種檔案的雙套保存（即同一內容的紙質載體檔案和電子載體檔案雙套保存）。雙套制正好融合了紙質檔案和信息化檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現(xiàn)。

二、檔案信息化建設是挑戰(zhàn)也是機遇

面對迅猛發(fā)展的社會信息化趨勢，檔案信息化建設不能墨守成規(guī)，必須把握機遇，迎接挑戰(zhàn)，使檔案信息化建設跟上社會信息化發(fā)展的潮流，并且有所作為。

當今社會是信息爆炸的時代，已經(jīng)有越來越多的人認識到檔案信息資源的重要價值，檔案部門作為信息資源管理部門的作用日益顯現(xiàn)。尤其是大量科技、經(jīng)濟活動檔案的開發(fā)利用，產(chǎn)生了一定的經(jīng)濟效益。如教育檔案、醫(yī)療檔案、信用檔案等等的建立，使檔案與社會每個公民就業(yè)、保險、醫(yī)療、教育等權力聯(lián)系得越來越密切，從而也使社會公民的檔案意識得到明顯增強，給整個檔案事業(yè)的發(fā)展提供良好的群眾基礎。伴隨著電子政務與辦公自動化、電子商務、計算機輔助設計、制造、教學等的發(fā)展，檔案的載體和含義及管理也將發(fā)生根本性的變化。傳統(tǒng)的手工管理模式將逐漸消失，電子文檔、數(shù)字化檔案館、檔案信息共享系統(tǒng)、網(wǎng)上服務等都將應時而生，檔案現(xiàn)代化進程也將大大加快。

三、檔案信息化的建設是未來檔案工作的目標

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護技術的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化和保護技術的現(xiàn)代化主要是采用計算機及其配套設備，檔案存儲環(huán)境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。要加快檔案管理信息化建設，主要做好幾方面的工作。

（一）提高認識。加快檔案信息化的建設，要更新各級領導的知識領域，使檔案信息化有一個明確的領路人。同時，部分檔案管理人員仍停留在檔案為保管而保管的狀態(tài)中。各級檔案主管部門應在提高現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓工作，改變現(xiàn)有知識結構。以適應現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）加大投入。加快檔案信息化的建設，要加大財力投資，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件。要確定合理的人員編制，保障檔案工作順利進行。

（三）培養(yǎng)人才。信息技術、網(wǎng)絡技術在檔案領域的應用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。這種情況下，盡快改變檔案管理隊伍素質結構，以適應新形勢的需要，已經(jīng)成為刻不容緩的事情。

檔案工作信息化建設和發(fā)展對經(jīng)濟建設具有極其重要的作用，檔案工作必須與社會接軌，與國際接軌、與未來接軌，同時也需要檔案工作者及各級檔案業(yè)務管理部門的共同努力，只有大家齊心協(xié)力，檔案現(xiàn)代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。

【參考文獻】

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