對電子檔案紙質檔案長期并存的分析

尹成芳

【摘要】我國的經濟社會不斷發(fā)展，網絡信息技術水平不斷提升。隨著網絡信息技術應用范圍的不斷擴展，其與社會各領域的融合更加緊密。以檔案載體為例，在信息技術的支持之下，電子檔案應運而生，形成了電子檔案和紙質檔案并存的局面。本文將具體探討電子檔案與紙質檔案的長期并存問題，希望能為相關人士提供一些參考。

【關鍵詞】電子檔案；紙質檔案；長期并存

進入新世紀以來，我國對檔案信息的記錄要求更高。各行政機關和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體都有檔案，檔案是單位進行決策的重要參考資料，在電子檔案出現之前，各行政機關和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體都應用紙質檔案，紙質檔案對人力物力資源的需求量較大，一定程度上增加了用人單位的經濟負擔。隨著網絡信息技術的不斷發(fā)展，電子檔案出現，彌補了紙質檔案的不足，形成了兩種檔案并存的局面。

一、電子檔案和紙質檔案并存的優(yōu)勢

（一）滿足社會的閱覽需求。電子檔案和紙質檔案并存，可以滿足社會的預覽需求。我國各行政機關和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體都有專用的檔案，在進行檔案管理時，需要對檔案進行收集、分類和具體分析。隨著現代化技術應用范圍的不斷拓展，電子檔案出現，可以實現傳統(tǒng)檔案的數字模式轉換。各行政機關和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體對檔案類型有不同的傾向性，有的偏好于紙質檔案，沒有采用現代化的網絡信息技術，成立電子檔案系統(tǒng)；有的偏好于電子檔案，取代了傳統(tǒng)的紙質檔案管理部門。從這個角度來看，電子檔案和紙質檔案并存，可以滿足社會多元化的檔案預覽需求。

（二）發(fā)揮二者的獨特優(yōu)勢。電子檔案和紙質檔案并存，可以發(fā)揮二者的獨特優(yōu)勢。與紙質檔案相比，電子檔案具有如下幾個明顯優(yōu)勢：第一，電子檔案的操作相對簡單。第二，電子檔案的儲存量更大。第三，電子檔案可以實現數據共享。當然，電子檔案也存在較大的局限性：第一，電子檔案的數據管理難度較大。第二，電子檔案的真實性有待考量。由于電子檔案具有明顯的缺陷，紙質檔案必不可少。從歷史發(fā)展來看，我國的司法機構一直沿用紙質檔案，其權威性得到了社會的普遍認可，與電子檔案相比，紙質檔案的安全性可以得到保障，因此必須在檔案管理中發(fā)揮電子檔案和紙質檔案的優(yōu)勢。

二、電子檔案和紙質檔案并存的策略

（一）健全檔案管理標準。想要實現電子檔案和紙質檔案的共存，應該健全檔案管理標準。我國在2003年7月國家檔案局6號令頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定了電子檔案管理的基本條例，隨著電子檔案使用范圍的進一步擴展，檔案部門應該進一步完善檔案管理的標準。具體來說，應該做到以下幾點：第一，應該對電子檔案的制定和編寫進行規(guī)定，并按照電子數據的不同，形成不同的存儲格式。第二，應該做到電子檔案的歸檔工作，并設置專門的電子檔案管理部門。第三，應該對紙質檔案進行定期維護和審核，避免紙質檔案出現字跡裉色、水分浸入等問題。第四，應該對紙質檔案進行修繕，并對紙質檔案進行集中整理。

（二）實現檔案資源共享。想要實現電子檔案和紙質檔案的共存，應該實現檔案資源共享。電子檔案和紙質檔案在內容上存在相似之處，因此應該實現兩種檔案資源的共享，提高檔案內容的價值。具體來說，應該做到以下幾點：第一，應該控制電子檔案和紙質檔案的歸檔日期，盡量統(tǒng)一安排歸檔。第二，應該引進現代化的紙質檔案數字掃描儀，把紙質檔案掃描成數據內容，形成電子檔案。第三，應該采用人工抄寫的辦法，把電子檔案的內容記錄下來。

（三）形成檔案管理體系。想要實現電子檔案和紙質檔案的共存，應該形成檔案管理體系。原有的檔案管理體系以紙質檔案作為重點，為了提高檔案管理的水平，需要形成新的檔案管理體系。具體來說，應該做到以下幾點：第一，應該加強管理人員對檔案信息的重視，賦予檔案部門更多的職權。第二，應該加大檔案部門的人才隊伍建設，引進具備專業(yè)信息技能的人才，對紙質檔案和電子檔案進行統(tǒng)一管理。第三，應該保障檔案管理的外部環(huán)境，不斷充實館藏內容。第四，應該對電子檔案和紙質檔案進行分層管理，并實現管理的交叉。

（四）保障檔案信息安全。想要實現電子檔案和紙質檔案的共存，應該保障檔案信息安全。無論是電子檔案還是紙質檔案，其安全性都會受到威脅，為了對檔案信息進行保密，應該加強對檔案的保管。具體來說，應該做到以下幾點：第一，應該擴展紙質檔案的管理空間，隨著事業(yè)單位發(fā)展年限的延長，紙質檔案的數量會不斷增加，因此要擴充管理空間，擴大檔案管理的專門庫房的規(guī)模。第二，應該做好檔案管理庫房的防火防盜工作，并形成網絡監(jiān)測系統(tǒng)，對庫房管理進行動態(tài)監(jiān)督。第三，應該引進保險柜等加固設備，對重要檔案進行安全防護。

三、結論

綜上所述，隨著我國網絡信息技術的不斷發(fā)展，電子檔案的出現，改變了傳統(tǒng)的檔案布局，形成了電子檔案和紙質檔案并存的局面。為了發(fā)揮二者的實用價值，必須采用科學的應對舉措。

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