新形勢下人力資源檔案管理存在的問題及措施

王振華

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，對人力資源管理檔案工作提出了更高的要求，我國也已經加大對人力資源檔案管理的重視力度，人力資源管理工作也有了一定程度的發展，但是，在發展的同時也存在著一系列的問題。本文在深入對人力資源檔案管理中的主要問題進行研究時，并提出一些改進的措施，以期能夠對新形勢下人力資源檔案管理工作的改進有所幫助。

關鍵詞：新形勢；人力資源；檔案管理；問題及措施

隨著我國經濟的不斷發展，人才的競爭已經成為各單位的主要競爭因素。各個地區的能夠達到勞動年齡并且具有勞動能力的合法性人的信息的總和就是人力資源。這些能夠推動地方經濟發展的人才的檔案及管理人員調動的服務部門就是人力資源和社會保障局。人力資源檔案管理工作是在社保局中的各項工作中占據了重要的地位，怎樣能夠在新形勢下將人力資源檔案管理工作做好，并能夠充分利用更好地推動社會的發展，值得我們深入研究。

1 新形勢下人力資源檔案管理的內容

1.1 人力資源的配置

人力資源檔案管理最主要的服務目的就是根據人力資源管理的要求，對人力資源中制定的長期發展目標配備合適的人員。這就要求，人力資源檔案管理工作必須掌握企業中全部人員的情況，并根據企業不同時期的需求，能夠配備相應的人才[1]。

1.2 人力資源的開發利用

人力資源的開發和利用是建立在對檔案管理人員專業技能的基礎之上的，因此，要注重對新型人才的接納和培養，將先進的管理理念及管理的技能傳授給企業的管理人員，使他們的管理技能能夠與時俱進，實現企業人力資源的最大化的利用。

1.3 人力資源的定期評估

企業要根據人員的表現及業績大小，進行相應的崗位調整。新形勢下，對人力資源的定期評估，是一種對工作人員積極性肯定的表現。

2 新形勢下人力資源檔案管理存在的問題

2.1 人力資源檔案管理意識比較淡薄

在人力資源檔案管理中，管理人員缺乏對人力資源檔案管理的認識，這種意識的原因主要是人力資源管理人員在思想上沒有能夠對檔案管理工作充足的認識，在他們的思想意識里，檔案管理只是對個人的經歷進行記錄并完成抄寫和整理工作就可以，因此，不需要花費特別多的精力在檔案管理上。但是，在新形勢下，檔案管理非常重要，它不僅僅影響到人才的流動而且對單位生產力的提高也有這至關重要的作用，因此，在新形勢下，加強管理人員對人力資源檔案管理的重視程度十分的必要[2]。

2.2 人力資源檔案管理工作效率較低

人力資源檔案管理工作是指對檔案的收集、保存和檔案的調用等。目前在檔案管理工作中缺乏一個相對成熟的體系對檔案管理步驟進行簡化。與此同時，這種體系的缺乏導致收集的資料不能夠得到很好的發揮，檔案的利用率得不到提高。

2.3 人力資源檔案管理工作硬件設備的缺乏

在人力資源檔案管理工作普遍存在硬件設備缺乏的現象，這也是檔案管理工作質量得不到提高的主要原因。在很多企業里，檔案管理工作形同虛設，沒有起到相應的工作職能，這些問題已經影響到了人力資源檔案管理工作的質量。目前，有很多企業的人力資源管理工作設施不完善，因此檔案管理工作有明顯的的缺陷。

2.4 檔案管理體系不健全

人力資源信息難以收集已經成為企業人力資源管理體系不能夠健全及完善的主要因素。各個行業之間沒有關于人力資源檔案歸檔的明確規定，因此，歸檔的標準無法達到統一，致使很多檔案不知道要歸到哪個行當。

3 新形勢下人力資源檔案管理的改進措施

3.1 建立并完善人力資源檔案管理制度

建立人力資源檔案管理制度是人力資管檔案管理工作中最重要的一個部分。要建立檔案管理制度就需要：第一要在企業內部建立正確的人力資源工作的管理制度，這是實現檔案管理有效性的前提，只有建立正確的檔案管理制度，就能避免工作人員在檔案管理中出現的怠工現象及工作不認真的現象，有利于提高人力資源檔案的整體管理水平。第二，健全的檔案管理制度，能夠促進人類資源相關人員的工作質量，第三，人力資源檔案管理制度是建立在公平性的基礎之上，企業內所有的人員都必須遵守檔案管理制度，并且能夠在制度的規定下保質保量的完成相應的檔案管理工作，第四，人力資源管理制度的實施必須要嚴格，而且制度中對獎罰的規定要明確，能夠充分體現出檔案管理制度的嚴肅性。

3.2 加快檔案管理的信息化的建設

隨著互聯網的普及，在人力資源檔案管理中也要加快對信息化的建設速度，具體就是要采用信息化的檔案管理模式，加快電子檔案的普及應用，這是在根本上提高檔案管理效率的有效方法。電子檔案在提升檔案的管理方面，與傳統的檔案管理方式相比，有很大的優勢，比如在傳統檔案中會存在檔案隨著時間的增加會有磨損或者丟失的問題，不能夠實現檔案的永久性保存，但是電子檔案就有效的避免了以上的問題，實現了檔案的永久性保存。而且，單子檔案管理方法具有智能化及科技化，而且，隨著電子檔案的推廣，能夠有效的促進檔案管理的流程的簡化，減少了檔案管理人員的相關工作強度。

3.3 對檔案管理人員素質的提高

目前，由于傳統的人力資源檔案管理理念的存在，檔案管理人員一般是年齡比較大，沒有受過專業檔案培訓的人員。因為缺乏系統的學習和培訓，工作上不夠專業，檔案管理員也只是單純的做較低水平的服務，對于檔案管理的高層次服務不能提供，而且在服務中缺乏標準化及規范化，對于現代化檔案管理和管理技術的應用技能不了解。因此，要加強多管理人員的專業培訓。從整體上著手，整體提高人力資源檔案管理從業人員的專業水平，對管理隊伍進行升級優化[3]。

4 結語

人力資源檔案管理是現代人力資源管理中的一個重要組成部分，對企業的發展有著重要的影響作用。在新的形勢下，將人力資源檔案管理工作做好，對提高整體人力資源管理工作的質量有著至關重要的作用，也能影響到對企業的可持續的發展。因此，在新形勢下，各個企業要注重對人力資源檔案管理工作的重視程度，積極發展及促進人力資源檔案的管理。

參考文獻

[1]李珊珊.人力資源檔案管理問題的探討[J].中國管理信息化，2014，（24）：89-89.

[2]耿潔.探討人力資源檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2016，01：36-37.

[3]劉遠怡.人力資源檔案管理存在的問題及其相關措施[J].民營科技，2016，（3）：116.