網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理提升探討

摘 要：機(jī)關(guān)檔案管理在機(jī)關(guān)管理中發(fā)揮重要作用，無(wú)論是機(jī)關(guān)的發(fā)展歷程還是機(jī)關(guān)人員的相關(guān)資料都體現(xiàn)在檔案之中，是機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的見(jiàn)證。目前，機(jī)關(guān)檔案管理的電子信息化已經(jīng)得到普及，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)深刻影響機(jī)關(guān)檔案管理，每一位機(jī)關(guān)檔案管理人員都要認(rèn)識(shí)互聯(lián)網(wǎng)，學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)和運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)。因此，本文將重點(diǎn)探討在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理提升，尤其是從檔案管理的新形勢(shì)出發(fā)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出對(duì)策，為機(jī)關(guān)檔案管理的未來(lái)發(fā)展助力。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；機(jī)關(guān)檔案；檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，已經(jīng)深入工作和生活的方方面面，在機(jī)關(guān)檔案管理上也不例外。機(jī)關(guān)檔案管理的電子信息化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)于檔案管理的發(fā)展有著重要意義。因此，要大力促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的發(fā)展，更好的適應(yīng)新環(huán)境，實(shí)現(xiàn)新突破。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理的新形勢(shì)

在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，機(jī)關(guān)檔案管理較之以往出現(xiàn)了新形勢(shì)，呈現(xiàn)出新變化。只有認(rèn)清這些新形勢(shì)，才能更好適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的新發(fā)展。

1、檔案資源的海量化與檔案收集的精細(xì)化

網(wǎng)絡(luò)化為機(jī)關(guān)材料的撰寫(xiě)、傳輸提供了巨大的便利，也帶來(lái)了檔案資源的海量化。過(guò)去的檔案大多數(shù)為手寫(xiě)而成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有條件的單位采取印刷方式，但是畢竟數(shù)量較少。網(wǎng)絡(luò)化與電子信息化共同作用，加上電子資源的強(qiáng)復(fù)制性與易操作性，讓電子資料能夠在較短的時(shí)間里成批量生產(chǎn)，檔案資源也就比以往多了許多。另一方面，過(guò)去的檔案存儲(chǔ)多以人工方式，設(shè)立檔案室與檔案柜，進(jìn)行檔案編號(hào)，制作相應(yīng)表格等，而網(wǎng)絡(luò)化為電子檔案提供了海量的存儲(chǔ)空間，一塊普通大小的硬盤(pán)就可以存儲(chǔ)一個(gè)機(jī)關(guān)單位一年或者數(shù)年的電子文本資源，檔案資源的海量化就更為顯著。

檔案資源的海量化，又需要檔案收集比以往更加精細(xì)化。原先的檔案收集主要是人工收集紙質(zhì)材料，需要注意防火、防塵、防潮、防盜等，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，首先要注意的就是存儲(chǔ)檔案資源的計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)、網(wǎng)盤(pán)等不能發(fā)生損壞，否則所有電子檔案都可能遭到破壞。同時(shí)，電子檔案的編號(hào)也更為精細(xì)，它與傳統(tǒng)的檔案編號(hào)方式不盡相同，帶有更多的電子信息化特征。

2、檔案管理的電子標(biāo)準(zhǔn)化與檔案內(nèi)容的可操作化

在原先的紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，檔案管理雖然有著國(guó)家統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，但是具體到實(shí)際工作中，不同的機(jī)關(guān)單位有著不同的細(xì)節(jié)管理標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位常見(jiàn)的檔案交流使用，也可能會(huì)因?yàn)樯舷录?jí)或者同級(jí)單位之間的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而產(chǎn)生不必要的麻煩。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于檔案交流使用更為頻繁，加上檔案管理的系統(tǒng)、軟件等大同小異，軟件之間的兼容性也有所增強(qiáng)，這就帶來(lái)了檔案管理更為電子標(biāo)準(zhǔn)化，在相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行檔案管理，無(wú)疑能夠顯著提升檔案管理的效率。

另外，檔案內(nèi)容的可操作化也得到顯著增強(qiáng)。原先的紙質(zhì)檔案如果出現(xiàn)差錯(cuò)或者內(nèi)容不一致，需要檔案管理者或者檔案所有者進(jìn)行重新編寫(xiě)檔案。但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理者不僅可以及時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改，更可以遠(yuǎn)程對(duì)檔案進(jìn)行編寫(xiě)、存儲(chǔ)、修改等操作。另外，原先的檔案查詢較為復(fù)雜，需要根據(jù)對(duì)應(yīng)編號(hào)、類型等進(jìn)行搜索，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，除了根據(jù)編號(hào)、類型等，還可以根據(jù)關(guān)鍵字直接搜索，工作效率大大增強(qiáng)。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理的新問(wèn)題

新的環(huán)境產(chǎn)生新的特點(diǎn)，卻也產(chǎn)生了新的問(wèn)題，需要機(jī)關(guān)檔案管理的工作人員和檔案管理的研究者多加思考。

1、檔案管理的工作人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下業(yè)務(wù)不熟練

從各機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理屬于相對(duì)邊緣的工作內(nèi)容，許多機(jī)關(guān)單位在安排檔案管理工作人員時(shí)，容易出現(xiàn)只重視重點(diǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)，將水平較高、能力較強(qiáng)的人員配備至這些部門(mén)，而將其他人員安排在檔案管理部門(mén)的情況。如果是安排年輕人去進(jìn)行管理，可能對(duì)網(wǎng)絡(luò)熟悉些，但是對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)不足；如果安排年長(zhǎng)者去進(jìn)行管理，雖然檔案管理有經(jīng)驗(yàn)，但可能對(duì)于網(wǎng)絡(luò)操作不了解、不熟悉。無(wú)論是哪種情況，都會(huì)造成對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理業(yè)務(wù)不熟練。尤其是在檔案管理上需要使用一些較為專業(yè)的軟件時(shí)，業(yè)務(wù)不熟練更會(huì)造成檔案管理的混亂、出錯(cuò)等，影響管理效果。

2、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理安全保障不足

許多檔案管理人員對(duì)于紙質(zhì)檔案的安全管理上有一定經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理安全認(rèn)識(shí)不足，執(zhí)行不到位。比如網(wǎng)絡(luò)檔案資源不及時(shí)備份，電腦操作不注意安全防范等。除此之外，還有最重要的檔案權(quán)限管理不明。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的強(qiáng)操作性帶來(lái)了操作的便利，卻也為誤操作、惡意操作提供了可乘之機(jī)。如果不做好權(quán)限管理，就有可能在進(jìn)行操作過(guò)程中出現(xiàn)非本人或者管理者的越權(quán)操作，對(duì)檔案的準(zhǔn)確性和安全性有較大的影響。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理的新提升

網(wǎng)絡(luò)化是機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)前，已經(jīng)有許多機(jī)關(guān)在檔案管理上邁向了網(wǎng)絡(luò)化，也很好的開(kāi)展了一些工作。但是依然要針對(duì)不足之處努力提升，以更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

1、提升機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

工作的核心在于人，工作提升的關(guān)鍵在于人才。檔案管理工作要想在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下取得新提升，首先應(yīng)該在人上下功夫。第一，機(jī)關(guān)單位要提升對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)。要把檔案管理作為機(jī)關(guān)重要工作來(lái)看待，應(yīng)該配備相應(yīng)的專業(yè)人才，最好是檔案管理專業(yè)的相關(guān)人才。即便一時(shí)可能配備不齊，也必須配備素質(zhì)較高、能學(xué)肯干的人才。第二，檔案管理人員要保證自己的心態(tài)。有的人員認(rèn)為檔案管理工作是個(gè)清閑任務(wù)，或者認(rèn)為是邊緣任務(wù)，對(duì)檔案管理工作不上心、不負(fù)責(zé)，這都是不可取的。第三，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)與提高。檔案管理人員要通過(guò)學(xué)習(xí)和實(shí)踐積極提升電子信息化能力和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力，機(jī)關(guān)單位也要積極創(chuàng)造機(jī)會(huì)，讓檔案管理人員能夠?qū)W到最新的檔案管理專業(yè)技能和網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技能。可以在本單位進(jìn)行搞“傳幫帶”或者遠(yuǎn)程授課的學(xué)習(xí)，也可以讓管理人員“走出去”，去學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和做法。只有檔案管理人員的水平提高了，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理才能提升。

2、提升機(jī)關(guān)單位的電子信息化意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)

雖然機(jī)關(guān)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了一定進(jìn)展，但是仍然還有許多機(jī)關(guān)單位以紙質(zhì)資料居多，即便是能夠用電子檔案代替的，也往往要將紙質(zhì)資料存入檔案。這種做法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且還會(huì)影響檔案管理的效率。因此，機(jī)關(guān)單位要首先提升電子信息化意識(shí)，對(duì)于能夠在網(wǎng)絡(luò)上辦理、能夠用電子檔案代替的，就盡量減少紙質(zhì)資料的使用率。其次，機(jī)關(guān)單位都要對(duì)檔案管理的電子信息化和網(wǎng)絡(luò)化有一定的認(rèn)識(shí)，在提供電子檔案時(shí)，盡量按照本單位檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提供，避免檔案管理人員進(jìn)行二次修改，避免出錯(cuò)。再次，機(jī)關(guān)單位檔案管理也要制定一定的的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，既符合本單位需求，又符合檔案管理規(guī)范，這對(duì)于檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是事半功倍的。最后，機(jī)關(guān)單位一定要提升網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，承擔(dān)電子檔案儲(chǔ)存的計(jì)算機(jī)或者服務(wù)器一定要做好安全措施，比如安裝防病毒軟件、做好及時(shí)備份等，將機(jī)關(guān)檔案做好防患于未然。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，機(jī)關(guān)檔案管理必然會(huì)迎來(lái)新的發(fā)展。更加高效的檔案管理也會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)的整體發(fā)展起到積極作用。因此，無(wú)論是機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)職工還是具體管理人員，都要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重實(shí)踐，將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理做到最好，這樣才能真正發(fā)揮出檔案的最優(yōu)效果。

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作者簡(jiǎn)介

明東（1982-）男，漢族，湖北省丹江口市，大專，就職于湖北省十堰市武當(dāng)山中國(guó)武當(dāng)功夫團(tuán)，檔案管理助理管員，主要從事辦公室檔案管理文書(shū)工作。