網絡環(huán)境下的機關檔案管理提升探討

摘 要：機關檔案管理在機關管理中發(fā)揮重要作用，無論是機關的發(fā)展歷程還是機關人員的相關資料都體現(xiàn)在檔案之中，是機關各項工作的見證。目前，機關檔案管理的電子信息化已經得到普及，互聯(lián)網的發(fā)展已經深刻影響機關檔案管理，每一位機關檔案管理人員都要認識互聯(lián)網，學習互聯(lián)網和運用互聯(lián)網。因此，本文將重點探討在網絡環(huán)境下的機關檔案管理提升，尤其是從檔案管理的新形勢出發(fā)，發(fā)現(xiàn)問題，總結經驗，提出對策，為機關檔案管理的未來發(fā)展助力。

關鍵詞：網絡環(huán)境；機關檔案；檔案管理

互聯(lián)網的高速發(fā)展，已經深入工作和生活的方方面面，在機關檔案管理上也不例外。機關檔案管理的電子信息化和網絡化，對于檔案管理的發(fā)展有著重要意義。因此，要大力促進機關檔案管理在網絡環(huán)境下的發(fā)展，更好的適應新環(huán)境，實現(xiàn)新突破。

1 網絡環(huán)境下機關檔案管理的新形勢

在互聯(lián)網的影響下，機關檔案管理較之以往出現(xiàn)了新形勢，呈現(xiàn)出新變化。只有認清這些新形勢，才能更好適應網絡化的新發(fā)展。

1、檔案資源的海量化與檔案收集的精細化

網絡化為機關材料的撰寫、傳輸提供了巨大的便利，也帶來了檔案資源的海量化。過去的檔案大多數(shù)為手寫而成，費時費力，有條件的單位采取印刷方式，但是畢竟數(shù)量較少。網絡化與電子信息化共同作用，加上電子資源的強復制性與易操作性，讓電子資料能夠在較短的時間里成批量生產，檔案資源也就比以往多了許多。另一方面，過去的檔案存儲多以人工方式，設立檔案室與檔案柜，進行檔案編號，制作相應表格等，而網絡化為電子檔案提供了海量的存儲空間，一塊普通大小的硬盤就可以存儲一個機關單位一年或者數(shù)年的電子文本資源，檔案資源的海量化就更為顯著。

檔案資源的海量化，又需要檔案收集比以往更加精細化。原先的檔案收集主要是人工收集紙質材料，需要注意防火、防塵、防潮、防盜等，而網絡環(huán)境下，首先要注意的就是存儲檔案資源的計算機、硬盤、網盤等不能發(fā)生損壞，否則所有電子檔案都可能遭到破壞。同時，電子檔案的編號也更為精細，它與傳統(tǒng)的檔案編號方式不盡相同，帶有更多的電子信息化特征。

2、檔案管理的電子標準化與檔案內容的可操作化

在原先的紙質檔案管理時期，檔案管理雖然有著國家統(tǒng)一的管理標準，但是具體到實際工作中，不同的機關單位有著不同的細節(jié)管理標準。同時，機關單位常見的檔案交流使用，也可能會因為上下級或者同級單位之間的標準不統(tǒng)一而產生不必要的麻煩。在網絡環(huán)境下，由于檔案交流使用更為頻繁，加上檔案管理的系統(tǒng)、軟件等大同小異，軟件之間的兼容性也有所增強，這就帶來了檔案管理更為電子標準化，在相對統(tǒng)一的標準下進行檔案管理，無疑能夠顯著提升檔案管理的效率。

另外，檔案內容的可操作化也得到顯著增強。原先的紙質檔案如果出現(xiàn)差錯或者內容不一致，需要檔案管理者或者檔案所有者進行重新編寫檔案。但是在網絡環(huán)境下，檔案管理者不僅可以及時對檔案內容進行修改，更可以遠程對檔案進行編寫、存儲、修改等操作。另外，原先的檔案查詢較為復雜，需要根據(jù)對應編號、類型等進行搜索，但是在網絡環(huán)境下，除了根據(jù)編號、類型等，還可以根據(jù)關鍵字直接搜索，工作效率大大增強。

2 網絡環(huán)境下機關檔案管理的新問題

新的環(huán)境產生新的特點，卻也產生了新的問題，需要機關檔案管理的工作人員和檔案管理的研究者多加思考。

1、檔案管理的工作人員在網絡環(huán)境下業(yè)務不熟練

從各機關單位的實際情況來看，檔案管理屬于相對邊緣的工作內容，許多機關單位在安排檔案管理工作人員時，容易出現(xiàn)只重視重點業(yè)務部門，將水平較高、能力較強的人員配備至這些部門，而將其他人員安排在檔案管理部門的情況。如果是安排年輕人去進行管理，可能對網絡熟悉些，但是對檔案管理業(yè)務經驗不足；如果安排年長者去進行管理，雖然檔案管理有經驗，但可能對于網絡操作不了解、不熟悉。無論是哪種情況，都會造成對于網絡環(huán)境下的檔案管理業(yè)務不熟練。尤其是在檔案管理上需要使用一些較為專業(yè)的軟件時，業(yè)務不熟練更會造成檔案管理的混亂、出錯等，影響管理效果。

2、網絡環(huán)境下的檔案管理安全保障不足

許多檔案管理人員對于紙質檔案的安全管理上有一定經驗，但是對于網絡環(huán)境下的檔案管理安全認識不足，執(zhí)行不到位。比如網絡檔案資源不及時備份，電腦操作不注意安全防范等。除此之外，還有最重要的檔案權限管理不明。網絡環(huán)境下電子檔案的強操作性帶來了操作的便利，卻也為誤操作、惡意操作提供了可乘之機。如果不做好權限管理，就有可能在進行操作過程中出現(xiàn)非本人或者管理者的越權操作，對檔案的準確性和安全性有較大的影響。

3 網絡環(huán)境下機關檔案管理的新提升

網絡化是機關檔案管理發(fā)展的必然趨勢。當前，已經有許多機關在檔案管理上邁向了網絡化，也很好的開展了一些工作。但是依然要針對不足之處努力提升，以更好的適應時代發(fā)展。

1、提升機關檔案管理人員的業(yè)務能力

工作的核心在于人，工作提升的關鍵在于人才。檔案管理工作要想在網絡環(huán)境下取得新提升，首先應該在人上下功夫。第一，機關單位要提升對于檔案管理的認識。要把檔案管理作為機關重要工作來看待，應該配備相應的專業(yè)人才，最好是檔案管理專業(yè)的相關人才。即便一時可能配備不齊，也必須配備素質較高、能學肯干的人才。第二，檔案管理人員要保證自己的心態(tài)。有的人員認為檔案管理工作是個清閑任務，或者認為是邊緣任務，對檔案管理工作不上心、不負責，這都是不可取的。第三，要加強對于檔案管理人員的培訓與提高。檔案管理人員要通過學習和實踐積極提升電子信息化能力和網絡運用能力，機關單位也要積極創(chuàng)造機會，讓檔案管理人員能夠學到最新的檔案管理專業(yè)技能和網絡專業(yè)技能。可以在本單位進行搞“傳幫帶”或者遠程授課的學習，也可以讓管理人員“走出去”，去學習好的經驗和做法。只有檔案管理人員的水平提高了，網絡環(huán)境下的機關檔案管理才能提升。

2、提升機關單位的電子信息化意識和網絡安全意識

雖然機關檔案管理的網絡化已經有了一定進展，但是仍然還有許多機關單位以紙質資料居多，即便是能夠用電子檔案代替的，也往往要將紙質資料存入檔案。這種做法費時費力，而且還會影響檔案管理的效率。因此，機關單位要首先提升電子信息化意識，對于能夠在網絡上辦理、能夠用電子檔案代替的，就盡量減少紙質資料的使用率。其次，機關單位都要對檔案管理的電子信息化和網絡化有一定的認識，在提供電子檔案時，盡量按照本單位檔案管理的統(tǒng)一標準來提供，避免檔案管理人員進行二次修改，避免出錯。再次，機關單位檔案管理也要制定一定的的檔案管理標準，既符合本單位需求，又符合檔案管理規(guī)范，這對于檔案管理的長遠發(fā)展是事半功倍的。最后，機關單位一定要提升網絡安全意識，承擔電子檔案儲存的計算機或者服務器一定要做好安全措施，比如安裝防病毒軟件、做好及時備份等，將機關檔案做好防患于未然。

網絡環(huán)境下，機關檔案管理必然會迎來新的發(fā)展。更加高效的檔案管理也會對機關的整體發(fā)展起到積極作用。因此，無論是機關單位的領導職工還是具體管理人員，都要加強學習，注重實踐，將網絡環(huán)境下的機關檔案管理做到最好，這樣才能真正發(fā)揮出檔案的最優(yōu)效果。

參考文獻

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作者簡介

明東（1982-）男，漢族，湖北省丹江口市，大專，就職于湖北省十堰市武當山中國武當功夫團，檔案管理助理管員，主要從事辦公室檔案管理文書工作。