企事業單位人才檔案信息化建設的探索與實踐

張雪濤

摘 要：企事業單位人才檔案是員工在職期間的個人經歷、業務技術水平、工作表現等情況的真實記錄和反映，是企事業單位全面考察員工的重要依據。人才檔案的信息化建設能為人才檔案的管理和利用提供極大便利。員工信息系統綜合管理平臺是人才檔案信息化建設的一項探索與實踐，體現了現代企事業單位以人為本的管理理念，提升了人才管理效率和管理水平，為企事業單位的發展提供有力保障。

關鍵詞：人才檔案；信息化建設；數字化；管理平臺

“以人為本”是現代企事業單位管理的精華和主題，堅持以人為核心的管理理念早已深入人心成為共識。企事業單位人才檔案是其在招用、調動、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工作變動等情況的文件材料，是其對員工成長過程的動態跟蹤管理和信息存儲，能為企事業單位全面考察職工提供重要依據，是企事業單位“以人為本”管理的直接體現。

在當今數字化大發展的時代背景下，檔案與信息化建設息息相關。人才檔案的信息化建設可以實現人才檔案的動態化管理，將傳統分散、獨立、固化、不便利用的各類與人員相關的紙質材料“數字化”后通過網絡平臺溝通聯系起來，搭建形成一個可為企事業單位提供快速綜合利用的人才管理數據庫，從而極大提高企事業單位人才信息的收集和使用效率，提升人才的管理水平，滿足現代快節奏、高效率的實際工作需求。

人才檔案的信息化建設是一項頗具探索性和挑戰性的系統性工程，它需要科學合理的統籌規劃和設計，更需要企事業單位內部各相關管理部門的通力合作、密切配合。經過理論研究和長期工作實踐，為使“數字化人才檔案”達到更全面和更有效的利用目的，人才檔案信息化建設的突破點應落實在“人”，即以“人”為網絡數據庫的“中心”，以“人”為基本管理“單元”，打破人事檔案、科技檔案等各類專項檔案的界限，結合企事業單位的實際情況，將與具體“個人”相關的人事信息、學習教育信息、科技成果信息、質保信息、辦公信息、財務信息等關聯匯總，共同構建形成“員工信息系統綜合管理平臺”。

1 “員工信息系統綜合管理平臺”的模塊設計

科學合理的設計員工信息系統綜合管理平臺十分重要，根據利用目的，可以將其分為三大模塊：

（一）個人信息模塊

此模塊面向員工個人，可以直觀展現企事業單位員工個人的全面信息，在此模塊下又分設：1.“基礎人事信息”：含個人基本信息（姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、身份證號、政治面貌等）；2.“學習教育信息”（畢業院校及專業、學歷學位、見習情況、其它專業培訓經歷、培訓證書等）；3.“工作信息”（工作經歷、工齡、所在部門及崗位、職務職稱、各類資質資格、工作業績、獎懲情況、年度考核績效等）；4.“辦公信息”（辦公房間/電話/郵箱、臺式計算機、筆記本電腦、移動存儲介質、辦公設備、）5.“工會信息”（婚姻信息、家庭成員信息、健康信息、保險及休假標準、工會職務信息等）；6.“財務信息”（個人工資、薪點、績效獎、公積金、稅率等）。

除以上普遍適用的項目外，還可以結合本單位的具體情況，增設或單列“組織干部信息”（入黨時間、轉正情況、所屬黨支部、黨內任職、黨務工作、黨內獎勵及處分等）、“質保信息”（設計編譯資格、校驗資格、檢驗資格等）、“科技成果信息”（成果、專利、文章發表、學術交流情況等）以及其它各具特色有實際利用價值的項目。

（二）信息共享模塊

此模塊面向本單位內全體員工，直觀展現企事業單位全體干部職工的綜合情況，可以分設為兩個部分：1.“企事業單位人才概貌”（本單位內員工總數、在冊在崗/在讀/返聘/聘用/外協人員比例、員工學位學歷比例、職稱比例、年齡分布情況等）；2.“員工公共信息臺賬”（本人標準照、員工編號、姓名、性別、出生日期、員工狀態、工作部門、行政職務、專業技術職稱、辦公房間、辦公郵箱、辦公電話等）。

（三）管理應用模塊

此模塊面向各職能管理部門，為其提供各自職能監管范圍內的數據管理和分析利用，既可以按照企事業單位的實際管理方面和層次來分類設置，也可以單獨按照應用情況以“臺賬管理”的形式設計，例如：1.“員工崗位信息臺賬”（部門劃分、專業組劃分、崗位設置、員工崗位變動等）；2.“員工教育培訓信息臺賬”（培訓類型、培訓名稱、培訓內容、組織部門、培訓人員、參培人員、培訓地點、培訓時間、培訓學時等）3.“員工計算機/筆記本電腦臺賬”（計算機編號、使用人、使用部位、責任人、型號、用途、系統安裝及重裝日期、操作版本系統、IP地址、硬盤序列號、啟用日期等）；4.“移動存儲介質臺賬”（介質編號、使用人、責任人、種類、型號、用途、容量、序列號等）；5.“辦公自動化設備臺賬”（設備編號、使用人、責任人、型號規格、類型、使用部位、啟用日期等）；6.“員工財務信息臺賬”（員工編號、個人工資、薪點、績效獎、公積金、稅率等）……

管理應用模塊除了單列各類管理臺賬外，還打通各個“小數據庫”，以“大數據庫”的模式匯總形成綜合管理臺賬，以“人”為單元向特定管理人員提供本單位全體人員綜合全面的信息數據。

2 “員工信息系統綜合管理平臺”的功能利用

（一）人才信息查詢

“員工信息系統綜合管理平臺”能為利用者提供豐富便捷的查詢服務：

1.通用查詢——員工在個人信息模塊中可以直接全面瀏覽本人的各項綜合信息，同時在信息共享模塊中可以通過“員工編號”、“姓名”、“部門”、“辦公電話”等分類搜索查找出某一特定人員的公眾共享信息；

2.高級查詢——各職能管理部門人員可在相應管理臺賬中按“類別”+ 各個“字段”進行復合式查詢，例如查詢點擊某“部門”后依次選擇“學歷——博士”、“人員類別——在崗在冊”、“崗位——技術經理”即可搜索出某部門所有在崗在冊擁有博士學歷的技術經理。

3.綜合查詢——特定管理人員可在綜合管理臺賬里進行全面靈活的信息查詢，如通過搜索“個人”可查詢出該員工相關的全部有效信息，又如搜索某一篇科技論文能鏈接查詢出論文作者的相關個人信息。

（二）人才數據分析

“員工信息系統綜合管理平臺”能為利用者提供實用有效的數據分析服務：既可以對臺賬中各項數據進行正逆排序，如按時間、部門、姓氏、編號等進行排序，又能對各項數據進行分類匯總，如統計某部門某年齡段人員總數、某級別行政職務人數、獲取某類資質認證的人數、或者某一年度內某項培訓的總學時……部分人才數據分析結果可以直接關聯至“信息共享模塊”下的“企事業單位人才概貌”。

（三）人才數據輸出

“員工信息系統綜合管理平臺”還擁有靈活高效的數據導出功能：能按管理者的特定要求導出歷史數據與最新數據，形成可進一步編輯利用的excel表格，如導出歷史和最新人員崗位信息臺賬，分別生成本單位歷年崗位變動信息excel表和當前人員崗位信息excel表，管理者通過對數據進行深入的對比和分析，從而得出有效結論為決策制定提供數據支撐。

3 “員工信息系統綜合管理平臺”的權限設置

（一）使用權限

該平臺為每位員工設置獨立的個人賬戶，向不同類別人員分別提供相應的利用權限：1.普通員工擁有本人信息模塊以及共享信息模塊的數據查詢、瀏覽權限；2.部門負責人除擁有本部門人員信息瀏覽權外，還具有各應用臺賬中本部門人員對應信息數據的查詢、瀏覽、分析、輸出權限；3.各職能部門管理人員擁有職責范圍內應用臺賬信息數據的查詢、瀏覽、分析、輸出權限；4.特定管理人員擁有綜合管理臺賬信息數據的查詢、瀏覽權限；5.單位負責人擁有以上全部使用權限。另外，可根據企事業單位的具體工作需要，為部門主管領導或項目/技術經理等增設其主管范圍內的人才信息數據查詢、瀏覽、輸出權限。

須要特別注意的是，因國家法律法規或規章制度要求而不能公開的數據信息必須設置特定的權限保護，只能向一定范圍內具有知悉利用權的人員開放瀏覽權限。

（二）管理權限

該平臺為各類管理人員設置管理員賬戶，提供相關管理權限：1.各職能管理人員負責管理職責范圍內的各類臺賬信息，可對其進行新增、修改、刪除等操作，操作記錄錄入系統保存，執行刪除操作須經主管領導審批，審批流程錄入系統保存；2.系統管理員負責數據庫的安裝、配置、備份，負責管理該平臺用戶賬號，分配賬戶權限和應用空間，負責執行系統運行環境策略、域策略、客戶端及防火墻策略，并對系統的日常運行進行有效監管。

4 “員工信息系統綜合管理平臺”的運行維護

（一）數據信息更新維護

人才檔案是動態化的信息檔案，需要及時的更新維護。“員工信息系統綜合管理平臺”為數據更新提供了兩類途徑：1.管理人員根據紙質見證件通過管理權限直接在臺賬中更新數據，例如某員工新完成某項職業技能培訓，管理人員根據培訓證書將相關培訓信息錄入系統，該員工的培訓記錄和學時統計隨即更新；2. 數據庫根據相關聯的審批流程結果實時更新，例如，某部門員工因工作變動在崗位管理系統中發起變崗申請，該流程經審批通過后，即刻關聯至員工信息系統綜合管理平臺數據庫，平臺內該員工個人基本信息中的崗位信息隨即更新。

（二）系統管理維護

“員工信息系統綜合管理平臺”作為企事業單位人才檔案的綜合性管理系統，為保障其順利運行并提供有效利用，需要對其進行必要和充分的管理維護：1.系統安全維護，包括網絡/服務器系統的運管維護和技術支持、各項系統策略的制定和實施、升級系統補丁等；2.數據庫安全維護，包括數據庫定期備份、空間清理、定期執行病毒查殺和漏洞掃描及防護等；3.審查系統日志，對系統異常、錯誤、報警日志進行分析并實施解決；4.監管用戶賬戶、口令、權限等。

員工信息系統綜合管理平臺是人才檔案信息化建設的一項探索與實踐，為人才檔案的管理和利用提供了極大便利，體現了現代企事業單位以人為本的管理理念。企事業單位可根據具體實際情況，通過不斷實踐積累經驗，持續優化、改進該系統，提升人才檔案信息化建設水平，使其更好地為本單位人才管理提供服務，為企事業單位的人才發展戰略打下堅實基礎。

參考文獻

[1]朱玉媛，周耀林，《人事檔案管理原理與方法》，武漢大學出版社；

[2]李曉婷，《人事檔案管理實務》，復旦大學出版社；

[3]吳寶康，《檔案學概論》，中國人民大學出版社