信息化時代檔案管理工作的創新與實踐

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，信息化時代已經到來，信息化已經充分滲透到了在各行各業當中。而無論在哪一行中，檔案都是重要的信息資料，檔案的管理也不斷在朝著信息化的方向發展。本文對信息化時代檔案管理工作內容進行了闡述、簡要分析了當前信息化時代檔案管理工作的不足，并針對這些不足提出了一定的創新和實踐策略，希望能為業內人士帶來一定的啟發。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；創新；實踐

檔案的用途是將信息資料進行收集整合，大到整個行業、小到每個企業或每個單位都會有大量的檔案伴隨著運作而產生。所以，檔案的管理工作是非常必要的，只有通過對檔案的管理對檔案進行保護和整理，才能夠使檔案的發揮其最大價值。隨著科技水平的不斷提升，信息化社會已經不斷深入，檔案管理工作也因此走向了信息化的道路。

1 信息時代檔案管理工作的內容

1.1 何為信息時代檔案管理工作

信息時代檔案管理工作的工作原理同傳統的管理工作不同，其管理工作建立在現代化信息技術基礎之上開展的，并利用計算機和互聯網系統實現檔案的管理整合。檔案管理工作涵蓋了錄入電子檔案、收集信息資料、檔案檢索、檔案共享等。信息化管理方式用電子檔案取代以往的實體檔案，并借助信息化的管理軟件管理檔案信息，并對不同的檔案進行細致、明確的分類。不僅如此，信息化檔案管理下高效的檔案檢索大大提升了檔案信息的價值，杜絕了由于檢索復雜而導致檔案信息使用效率低的現象。

1.2 信息時代檔案管理工作的優勢

信息化是檔案管理工作的必然發展趨勢，信息化檔案管理可以充分滿足工作需求。信息化檔案管理較以往的檔案管理有幾個突出的優勢：第一，信息化檔案管理具有統一的法律法規；第二，信息化檔案管理用電子檔案取代了實體檔案，可以借助互聯網實現檔案的信息共享；第三，信息化檔案管理有著巨大的現代化科技做支撐，可以實現檔案管理的自動化。

2 信息時代檔案管理工作的現存不足

2.1 實體檔案較多、分類檢索復雜

盡管我國的信息化檔案管理工作已經在各行各業中國被廣泛的采用，但在實際工作中還尚存很多不足。在目前的檔案管理中，還有很多的單位使用的是實體檔案，檔案管理的困難程度因此大大增加，檔案管理人員需要付出大量的精力對檔案進行整理，實體檔案的存儲量越大，檔案的分類檢索也越困難。不僅如此，由于實體檔案的檢索十分復雜，導致大量的檔案資源遭到浪費，檔案的真正價值沒有得到很好的體現。

2.2 管理意識落后、服務理念不足

我國目前的檔案管理工作管理意識落后，導致現代化檔案管理工作難以取得很好的進展，并且檔案管理的服務理念不足，檔案管理服務存在很多的弊端，導致檔案管理工作很難取得進一步的發展。

2.3 管理不夠規范、管理效率低下

目前的檔案管理工作在國有企業中較為完善，而不同企業之間由于企業資金、工作領域上的不同，檔案管理工作也存在一定的差異，這就導致檔案管理工作的規范性差。并且由于我國目前的信息化檔案管理技術還不夠深入，檔案管理的信息化程度不夠高，檔案管理的工作效率低下，導致檔案的資源共享受到很大的阻礙。

2.4 缺乏對檔案管理的重視

檔案屬于事業單位的重要組成部分，對于單位的健康發展有著重要作用。近些年，我國社會經濟快速發展，面臨著愈加嚴峻的市場競爭，事業單位在此背景下以追求經濟利潤為目標，忽視開展檔案管理工作，不重視對檔案管理的資金投入，導致檔案管理依舊處于信息整理的初級階段，依舊采取人工手寫方式，且多用檔案袋存儲檔案，而這極容易造成丟失檔案的問題，對于事業單位的長遠發展極為不利。

3 信息時代檔案管理工作的創新和實踐策略

3.1 借助網絡技術、提升管理效率

信息化檔案管理工作是基于計算機和互聯網系統開展的，因此在實際的信息化檔案管理工作當中，檔案管理人員要充分借助互聯網技術對電子檔案進行管理。同時，還要革新以往的檔案編輯模式，利用計算機將相關信息編輯為電子檔案，從而使檔案的編輯工作高效化。除此之外，檔案管理人員還可以借助互聯網，在網絡上通過身份認證之后對電子檔案內容進行檢索和查看，實現檔案資源的共享，大大提升檔案的使用效率和價值。不僅如此，在科學技術水平不斷提升的背景下，智能檔案管理和自動化檔案管理是檔案管理的必然發展趨勢，對檔案的自動化編輯和分類，可以大大提升檔案管理工作的成效。

3.2 轉變管理觀念、提升服務質量

信息化檔案管理工作的開展，首先要轉變管理觀念，摒棄傳統的檔案管理方式，針對檔案管理的現存不足做出檔案管理模式上的革新，要將提升檔案資源的價值作為工作重心，實現檔案資源共享、提升檔案的利用效率。不僅如此，檔案管理人員還要提升服務質量，進而提高檔案管理質量。

3.3 做好檔案錄入、強化數據管理

信息數據庫的建立很大程度上依賴于檔案的錄入和數據的管理，因此要充分做好檔案錄入工作、強化數據管理，檔案管理人員要建立完善、細致的信息數據庫建立方案，并嚴格按照方案對信息數據庫進行加強。同時，管理人員還要充分將現代化技術引入到信息數據庫當中，從而提升檔案管理的質量。

4 結語

綜上所述，隨著世界科技水平的不斷提升，信息化時代已經到來，檔案管理工作也走向信息化也是必然趨勢。以往的檔案管理工作是人工管理和整合實體檔案，人力管理難免會出現各種各樣的弊端，檔案的分類和檢索存在很大的不足，以往的人工檔案管理工作模式在時代的發展下越來越難以跟上工作需求。所以，要對檔案管理模式進行革新、對檔案進行信息化管理，讓檔案管理工作跟上時代發展的步伐，從而最大程度上對檔案管理工作的成效做出保障。

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作者簡介

譚雯倩，女，防城港市東興人，廣西欽州市欽南區公務員專業技術人員考試培訓中心，主要從事檔案管理工作。