對重要檔案及資料全文掃描的幾點(diǎn)認(rèn)識

王艷莉

摘 要：掃描儀的基本原理是通過傳動(dòng)裝置驅(qū)動(dòng)掃描組件，將各類文檔、照片、圖片等檔案資料經(jīng)過一系列的光或電的轉(zhuǎn)換，最終形成計(jì)算機(jī)能識別的數(shù)字信號，再由控制掃描儀操作的掃描軟件讀出這些數(shù)據(jù)，并重新組成數(shù)字化的圖像文件，供計(jì)算機(jī)存儲、顯示、修改、完善，達(dá)到滿足人們各種形式的需要。

關(guān)鍵詞：重要資料；檔案；掃描

隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展與普及，其外設(shè)產(chǎn)品在檔案界的應(yīng)用也越來越廣泛，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案處理日益受到重視。然而，鍵盤和鼠標(biāo)只能簡單地錄入一些文字和表格，打印機(jī)也只解決了輸出問題，對于大量的檔案資料和圖紙進(jìn)行處理，則需要借助計(jì)算機(jī)的另一個(gè)重要的外部設(shè)備即掃描儀來完成。掃描儀是一種光機(jī)電一體化的電腦外設(shè)產(chǎn)品，它是將各種形式的圖像信息輸入到計(jì)算機(jī)中的一個(gè)重要工具，是繼鼠標(biāo)和鍵盤之后的新一代計(jì)算機(jī)輸入設(shè)備，也是功能很強(qiáng)的一種輸入設(shè)備。掃描儀的基本原理是通過傳動(dòng)裝置驅(qū)動(dòng)掃描組件（簡稱CCD），將各類文檔、照片、圖片等檔案資料經(jīng)過一系列的光/電轉(zhuǎn)換，最終形成計(jì)算機(jī)能識別的數(shù)字信號，再由控制掃描儀操作的掃描軟件讀出這些數(shù)據(jù)，并重新組成數(shù)字化的圖像文件，供計(jì)算機(jī)存儲、顯示、修改、完善，以滿足人們各種形式的需要。

在長期檔案利用過程中，一部分檔案反映學(xué)院建院初期成長和發(fā)展歷史的檔案，在校史編纂等活動(dòng)中仍然發(fā)揮著重要作用。為了今后利用方便，應(yīng)進(jìn)行全文掃描處理，將掃描后的文檔掛接到現(xiàn)在的數(shù)據(jù)庫中提供利用。如果在對其進(jìn)行掃描和著錄過程，有以下幾個(gè)問題值得注意：

1 加強(qiáng)認(rèn)識

1.1 確保掃描文件的原始性

檔案作為最原始的記錄，具有不可再生性，它具有特定的內(nèi)在表現(xiàn)形式和外在表現(xiàn)形式，這一點(diǎn)是區(qū)分檔案與圖書資料的本質(zhì)屬性，比如我們利用圖書，最主要的是利用它的參考價(jià)值，其它的則不重要，而利用檔案，不但注重它內(nèi)容的真實(shí)性，還注重其外在的表現(xiàn)形式，如檔案的紙張、色澤、字體等等。在這方面，掃描技術(shù)明顯優(yōu)于縮微、復(fù)印技術(shù)，只要有這方面的意識，在掃描時(shí)，使用一定的技術(shù)手段，就能夠較多地反映原件的特點(diǎn)，增強(qiáng)其逼真性。針對早期案卷紙張破損嚴(yán)重、字跡模糊等情況，以及一部分比較重要的檔案，一般采用了彩色掃描和詳細(xì)的色彩調(diào)整方法，使掃描信息與原件具有了很大的相似性，雖然多占用了些空間，但為檔案利用者提供了較多的直觀效果好、逼真性強(qiáng)的掃描信息，使利用者在瀏覽過程中，明顯感覺是在看檔案信息，而不是其它信息。

1.2 確保掃描文件的齊全完整性

檔案室保存的永久（長期）檔案和重要文獻(xiàn)、資料，都是經(jīng)過檔案工作者是經(jīng)過認(rèn)真鑒定、整理后形成的，具有一定的完整性和系統(tǒng)性，內(nèi)在聯(lián)系緊密。作為與檔案一一對應(yīng)的檔案掃描信息，我們務(wù)必做到保證其齊全完整性，這是保證檔案發(fā)揮作用的前提。如果僅考慮文件的重要程度而認(rèn)為割裂案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。勢必造成文件內(nèi)容的殘缺不全，喪失或降低了它的利用價(jià)值。因此應(yīng)將檔案的完整性意識貫穿于檔案掃描工作的始終。

2 技術(shù)保障

2.1 選擇正確的掃描方式

掃描方式是指在數(shù)字化圖像過程中采用的位深度或色深度，典型的掃描方式是位圖或線條圖，灰度和RGB彩色。某些掃描儀還允許用8位彩色進(jìn)行掃描，這種方式對于多媒體等使用的圖像是很有用的。

2.2 設(shè)置正確的分辨率

檔案掃描分辨率的設(shè)置是一項(xiàng)重要工作，如果分辨率設(shè)置過低，那么最終輸出的圖像就會(huì)很粗糙，圖像不清晰。但是分辨率過高，就會(huì)浪費(fèi)硬盤空間、處理能力和輸出費(fèi)用，而且象素點(diǎn)過多，同樣影響圖像質(zhì)量。

分辨率是用來衡量掃描儀對圖像細(xì)節(jié)的表現(xiàn)能力的參數(shù)，通常用每英寸掃描圖像上所含的像素點(diǎn)的個(gè)數(shù)表示，記做的dpi（dotperinch）分辨率可謂是整個(gè)掃描過程中最重要的參數(shù)，分辨率越高圖像就越清晰。值得注意的是，檔案掃描人員在使用掃描儀時(shí)千萬不要陷入片面追求分辨率的誤區(qū)，掃描儀的分辨率并不是越大就越能清晰的保存檔案信息。首先，掃描儀有其最高的分辨率，如果用超過其光學(xué)分辨率的精度進(jìn)行掃描，輸出效果并不會(huì)達(dá)到最佳，反而使掃描成像體積龐大，浪費(fèi)存儲空間。其次，應(yīng)該針對不同的掃描對象進(jìn)行分辨率的選擇。

文書檔案：建議采用300dpi，因?yàn)檫@個(gè)分辨率既能夠達(dá)到與原稿同樣的清晰程度。如果需要放大圖像，可采用插值分辨率如600dpi。如果掃描目的僅為在屏幕上觀看，采用100–200dpi即可。

照片檔案：一般來說，采用300dpi掃描，能將照片放大2--3倍，采用600dpi掃描，可將照片放大5--8倍。原則上如果用1440dpi的打印機(jī)輸出1：1的照片，掃描時(shí)采用100--150dpi即可，為使輸出效果更好通常采用300dpi。對普通5寸照片而言，原則上采用150--200dpi即可用于打印輸出，若用于網(wǎng)頁，可72--150dpi。但實(shí)際掃描時(shí)，為確保輸出效果，往往至少采用300dpi。

3 規(guī)范著錄

對檔案進(jìn)行掃描加工主要目的是使其記錄的信息得到更加廣泛的應(yīng)用，使其長久的發(fā)揮價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。因此，對掃描文件的著錄格式必須規(guī)范化。由于早期形成的檔案，其中卷內(nèi)文件目錄大多是手工抄寫完成的，有些著錄項(xiàng)目不夠規(guī)范，比如案卷提名或文件編號被簡化，信息填寫不全等情況大量存在。即便如此，通過手工檢索查詢，也可以找到原文。只是效率較低，花費(fèi)的時(shí)間較長。而電子著錄最大的優(yōu)勢在于查找方便、快捷。但是其前提是著錄項(xiàng)目必須嚴(yán)格按照電子著錄標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行、依照原文進(jìn)行完整著錄，否則會(huì)有漏檢情況發(fā)生，難以體現(xiàn)數(shù)字化帶來的便捷優(yōu)勢，會(huì)嚴(yán)重影響利用效果

3.1 掃描文件著錄必須以原件為對象。原有案卷的卷內(nèi)目錄按手工管理方法進(jìn)行整理，有的項(xiàng)目或條目是簡化著錄的。這種卷內(nèi)目錄不能適應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)檢索和電子文件管理的要求。所以，對掃描文件著錄不能以原案卷中的卷內(nèi)目錄為對象著錄，而必須以原件為對象，從而提高著錄的質(zhì)量，確保今后檢索的查準(zhǔn)率和查全率。

3.2 原著錄項(xiàng)題名不規(guī)范的，必須完善題名。如題名僅僅為“通知”二字，必須對原文進(jìn)行閱讀分析概括出主題，進(jìn)一步完善題名，如“XXX 通知”或“關(guān)于 xxx 的通知”，這樣才能準(zhǔn)確地檢索到掃描文件。

3.3 按照學(xué)院文書檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合掃描文件的特點(diǎn)制定掃描文件著錄格式或標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描文件與各著錄項(xiàng)目一一對應(yīng)。

3.4掃描文件著錄前應(yīng)進(jìn)行預(yù)整理。預(yù)整理工作，主要是按已確定的電子著錄標(biāo)準(zhǔn)，對著錄的文件編號、責(zé)任者與案卷題名進(jìn)行規(guī)范。如發(fā)現(xiàn)原案卷整理有問題的，卷內(nèi)文件順序明顯錯(cuò)誤、裝訂漏頁等，可在預(yù)整理中予以糾正；比如，院長辦公會(huì)議記錄長期記錄在一個(gè)筆記本上，沒有目錄，沒有頁號，在預(yù)整理時(shí)要逐一添加進(jìn)去，否則無從查起。需要注意的是，預(yù)整理人員必須嚴(yán)格按照既定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以達(dá)到規(guī)范掃描文件電子著錄要求。進(jìn)行預(yù)整理，可以對檔案著錄項(xiàng)檢索效能的提高起到積極的作用。

3.5 著錄項(xiàng)的檢查校對。著錄時(shí)，錄入人員也有可能發(fā)生輸入錯(cuò)誤。因此，對著錄項(xiàng)的檢查與校對工作尤為重要。這是確保掃描文件利用質(zhì)量的前提條件。

3.6 重視著錄項(xiàng)在掃描各階段中的作用。檔案掃描前，掃描單位必須要有全盤的工作流程方案或計(jì)劃，充分考慮各階段如電子掃描階段、圖像掛接階段等與著錄的聯(lián)系。避免重掃或漏掃現(xiàn)象發(fā)生。

檔案信息的掃描，其工作質(zhì)量，取決于對“檔案”這個(gè)字眼的理解和認(rèn)識，檔案意識強(qiáng)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)就高，掃描質(zhì)量就好；對這項(xiàng)工作認(rèn)識不夠，就難免會(huì)在工作中出現(xiàn)一些失誤。這是一項(xiàng)工作量大的系統(tǒng)工程，需要多人配合才能完成，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能對整個(gè)工作產(chǎn)生不利的影響，這就要求我們要時(shí)刻保持強(qiáng)烈的檔案意識，不斷認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力提高實(shí)際操作技術(shù)水平，以檔案工作者的務(wù)實(shí)精神和使命感，精益求精，為利用者提供一套系統(tǒng)、完整、可信度高、便于使用的檔案掃描信息精品。