中小學檔案管理信息化建設初探

崔紅娟

摘 要 中小學學校正常運作離不開完善的檔案管理工作，檔案管理工作與中小學各項工作的正常開展都有著密不可分的聯系，同時也是領導進行一些決策的依據，因此，保障檔案管理的質量尤為關鍵。在現實中，很多中小學發展都很良好，但是檔案管理工作都或多或少的存在隱患，校領導對其重視度不夠，而且相應的資料管理體系也不健全，致使檔案信息沒有足夠的準確性和真實性。因此，學校必須加強檔案管理信息化建設，以保障學校的各項工作正常運行。本文主要對中小學檔案管理信息化建設進行分析，并提出了一些建議。

關鍵詞 中小學 檔案管理 信息化建設

0引言

我國的信息技術在高速發展，為了順應大時代的潮流，許多中小學都使用了信息技術進行檔案管理，且作用良好。檔案管理工作有很都內容都與學校各項工作的開展有著緊密的聯系，如果檔案的質量有問題，就會對學習的正常運作造成影響。對檔案進行信息化管理可以較好的儲存各種檔案信息，使檔案的真實性和準確性得到保障，并降低各種風險因素的影響。因此，各學校必須意識到檔案管理的重要性，加強檔案管理信息化建設工作。

1對檔案管理進行信息化建設的意義所在

完善的檔案管理信息化建設是中小學良好發展的重要前提，也是學校各項工作能夠順利開展的重要保障，因此，加強檔案管理信息化建設的意義重大。隨著信息技術的不管發展，傳統的檔案管理方法已經無法適應現在開展各項工作的需求了，學校領導必須意識到檔案管理信息化建設的重要性，緊跟時代發展的腳步，這樣才能促進學校得到良好的發展。

學校的檔案管理與教學管理之間的聯系緊密，可以有效帶動學校教育工作的發展，促進學校規范運作，促進各種資源的合理配置和運用，提高相應自愿的利用率。在檔案管理信息化建設的影響下，學校可以通過檔案資料中的相應數據了解到學校自身的發展情況，并及時作出調整，給學校的正常運作提供保障。同時，檔案管理信息化建設可以有效降低人為因素對學校各項工作規范性的影響，為學校做出各項經濟行為提供決策，保障學校的運作效益。檔案管理信息化建設可以促進各環節的改進，對提高學校的管理能力和辦學水平都有一定幫助。同時， 檔案資料中蘊含的教育信息之豐富，教師從中發掘有效的信息，可以幫助教師完善教學內容；檔案管理信息化建設還可以幫助學校領導更好地了解學生的各種信息，實現對學生的動態管理。

2對中小學檔案管理進行信息化建設的措施

中小學在進行檔案管理信息化建設時，校領導要對本校的實際情況進行充足的分析，合理運用各類資源，使信息技術的作用得到充分發揮，保證檔案管理的規范程度以及檔案信息的準確性和真實性，這樣才能保持學校正常、良好的運作。以下，是本文提出的對中小學檔案管理進行信息化建設的方法措施：

2.1對檔案管理信息化體系進行完善

由于檔案管理信息化建設的重要性，校領導更要重視學校的檔案管理工作，并從各方面促進檔案管理信息化建設工作的正常進行，這樣才能取得良好的成效。管理人員必須要對學校的實際情況進行充足合理的分析，制定出各種標準，完善檔案信息化管理的體系，并細化相應的管理條例，比如以下幾條：

（1）管理人員要根據信息化建設的需求配備相應的設備，并配置專業的技術人員，對檔案管理環境進行優化；

（2）管理人員應要求工作人員及時將各類資料進行合理分類，并對檔案信息進行電子檔化；

（3）工作人員要隨著檔案信息的變動，及時的做出更新，這樣才能使相應數據的時效性得到保障。

2.2對檔案管理信息化建設進行優化

在檔案管理信息化建設的進程中，必須要由各方面的資源共同作用才能完成，包括人力資源、物力資源和財力資源等。因此，學校必須要選擇專業性強的人才擔任檔案信息化管理人員。在選擇資料管理工作人員時，應該選擇具備計算機技能、良好的職業素質和具有較強責任心的人員來進行檔案信息化管理工作，這樣才能使檔案管理各個工作環節的正常進行得到保障。學校要加強對這方面人才的培養，建立完善的檔案信息數據庫，及時對資料、數據進行儲存和更新，充分發揮信息技術的作用，才能使檔案管理信息化建設收獲良好的成效。

2.3加強對檔案管理信息化的監管

如果管理人員在檔案管理信息化建設中依舊采用傳統的管理方式來進行操作，就無法維持檔案管理的規范化，因此，加強對檔案管理信息化的監管意義重大。管理人員必須具備良好的檔案管理意識，正確認識檔案管理工作在學校發展中的地位；管理人員必須明確對檔案進行信息化管理的特性，并根據實際情況制定正確完善的管理方案，以適應學校發展的節奏；管理人員必須要求工作人員能夠有效運用各項信息技術，合理配置各種資源，讓檔案管理的規范化和科學化得以實現，能夠符合學校運作的需求。此外，學校還要加強對檔案信息的開發，多與其他學校之間進行交流，促進檔案管理信息化工作的共同進步。

3總結

對檔案進行信息化管理，可以有效促進學校各項工作的規范化和各類資源的合理配置，使各種檔案資料的真實性和準確性得到保障，以此來更好地維護學校的正常運作和發展。各中小學必須針對本校的實際情況對檔案管理信息化建設進行完善，制定出相關的規范條例，從而維持學校的正常運作和不斷進步。

參考文獻

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