淺析文字秘書與檔案管理的關系

劉長春

摘 要：伴隨和我國信息化的快速發展，檔案管理也出現了新的變化，文字秘書和檔案管理往往存在密不可分的關系，本文針對文字秘書的特點進行了分析，隨后介紹了文字秘書和檔案管理的關系，供相關的秘書和檔案管理人員參考。

關鍵詞：文字秘書；檔案管理；關系

1 前言

從古至今，秘書工作與檔案工作都有著千絲萬縷的聯系，專家學者們也對秘書工作與檔案工作的關系進行了很多深入的探究，理由充分，觀點不一。安徽師范大學文學院石坷認為，秘書工作與檔案工作是交叉關系。從秘書工作并不包含全部檔案工作、檔案工作并不完全獨立于檔案工作等方面，有力地論證了秘書工作與檔案工作是交叉關系這一觀點。

2 文字秘書和檔案管理聯系

2.1 起源

我國最早的公務文書匯編是《尚書》，其中有很多反映的是關于夏朝政治軍事活動的公牘，而秘書工作中最主要的工作內容之一就是公文寫作，另外，夏朝作為我國從原始社會到奴隸社會建立的第一個王朝，已經建立了相應的一定規模的國家機構。除了最高統治者夏王，他還設立了六卿以及其他一系列官職，分管各項事務。由此可見，早在夏朝時期就有草擬、撰寫公文的“秘書”。檔案工作的起源有多種說法，比如原始社會末期起源論、國家起源論等等。為了與秘書工作進行有效的比較，就從夏朝的檔案工作說起。我們能知曉朝代更迭，世事變化都是通過先人留下來的典籍材料，可見先人早已有了檔案意識。根據《呂氏春秋·先識》等書的記載，“夏太史令終古出其圖法，執而泣之。夏桀迷惑，暴亂愈甚。太史令終古乃出奔如商。”這一段文字里敘述了秘書官員“終古”因不能忍受夏桀的暴掠荒淫，執迷不悟，取出“圖法”哭泣不止，最后投奔商王。其中“圖法”指的就是檔案，可知夏朝已經有專門的官員“太史令”負責檔案工作，記錄夏王的言行舉止以存檔。

2.2 發展

在封建社會歷史發展的過程中，封建國家制度一直處于不斷產生、發展、成熟直至衰敗的過程，秘書工作與檔案工作也隨之不斷變化。從春秋戰國至明清，越來越完善，官員之間職責分工也越來越詳盡明確，有專門的秘書機構、秘書人員，對應的也有專門的檔案機構和檔案人員，秘書工作和檔案工作已經慢慢走向了規范化、成熟化。從中國歷史上第一個中央集權的封建王朝秦朝開始，就建立起了從中央到地方的多層次、寬領域的秘書機構，比如魏晉到宋代“三省制”的形成，“中書出令，門下審議，尚書執行”，其中中書省負責起草政令，是非常具有典型性的中央當局的秘書機構，負責文書處理工作。另有明朝的內閣、清朝的軍機處等等，都是精干高效的秘書機構。有了這些規模化的秘書機構，必然有很多秘書人員從事相應的秘書工作，與當今的秘書人員的工作性質有類似之處，都是為上級領導提供輔助管理，處理日常事務。

3 文字秘書和檔案管理區別

3.1 從工作內容上看

歷史上的秘書工作與檔案工作區別很大，秘書工作主要是諫言獻策，輔助君王作出決策等，由于各朝代的秘書機構和秘書人員眾多，每個秘書的主要職責肯定是不一樣的。但是檔案工作不同，不論朝代如何變化，檔案工作的內容基本上都大同小異，主要是檔案的專職人員先收集檔案，再將重要檔案分門別類地編錄成冊，日常保管檔案注意暴曬、防霉，以及重要檔案的存留和非重要檔案的銷毀等，職責明確清晰。

3.2 從工作性質上看

歷史上的秘書工作與當今秘書工作性質有些區別，古代秘書工作主要是加強封建專制統治，以及限制過于膨脹而對皇帝有威脅性的權力，鞏固統治者的權力和地位。檔案工作的工作性質較為單純，就是保存前朝或本朝的歷史檔案文獻，為相關人員提供檔案以便查閱利用。

3.3 從工作意義上看

歷史上的秘書工作主要工作意義在于為皇帝服務，協助皇帝辦理政務，加強皇帝的集權統治。而檔案工作的意義極其深遠，它不僅僅是為當時的皇帝或工作人員提供查考利用，更是為以后世世代代的人們了解歷史做出了巨大的貢獻。

4 當今秘書工作與檔案工作究竟是什么關系

4.1 檔案工作并未完全獨立于秘書工作

一是從秘書工作與檔案工作的工作內容來看。秘書的主要工作包括調查研究工作、信息加工工作、會務工作、文書工作以及其他日常工作。而檔案工作的主要內容是檔案收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、統計工作、檢索工作、利用服務工作、編研工作。以上工作內容的列舉中，似乎秘書工作與檔案工作的工作內容完全不同。但是仔細探究發現秘書的文書工作和檔案收集工作之間是有依存關系的，秘書工作是檔案形成的主體。檔案的收集工作是檔案館、檔案室業務工作的前提和起點，它收集的主要是辦理完畢且具有保存價值的各種形式和載體的文件材料。這些文件材料是秘書文書工作的內容。二是從秘書工作與檔案工作的工作銜接來看。檔案的移交是文書工作的終結，檔案的接收是檔案工作的起點。一方面說明如果沒有秘書工作，檔案工作就失去了意義，檔案的意義在于提供檔案形成機關查考利用，檔案具有憑證作用和參考作用。長遠來說檔案是社會的寶貴財富，社會各方面工作的繼續和開展都需要利用檔案，社會價值突出。另一方面如果沒有檔案工作，必然會影響秘書工作的開展，秘書由于工作的需要，是檔案的主要利用者，檔案也是因為秘書的查考利用才體現出它的第一價值。沒有檔案工作，秘書為領導提供決策咨詢時，就失去了信息來源，領導決策的科學性、正確性也隨之削弱。檔案也從側面輔助了秘書人員的工作，提高了秘書的工作效率。

4.2 檔案工作并未完全包含于秘書工作

一是從秘書工作與檔案工作的工作內容來看。秘書工作的主要內容是為領導或機關提供輔助管理、綜合服務，小型機關單位的秘書人員所承擔的檔案工作，只是秘書工作中的小部分，并不占據秘書工作的主要內容。檔案工作的主要內容是對檔案用科學的原則和方法進行管理，這種管理的過程并不屬于秘書工作的范圍之內。二是從秘書工作與檔案工作的工作對象來看。秘書工作的工作對象是領導，直接為領導提供服務性工作，雖然秘書工作中的形成文件材料是檔案的主要源泉，可是隨著社會的進步和發展，如今檔案的種類越來越豐富，除了文書檔案，另有科技檔案、會計檔案、訴訟檔案、病歷檔案等等。檔案工作的工作對象有很多，比如紙質檔案、音像檔案、電子檔案等等，兩者的工作對象完全不同。三是從秘書工作與檔案工作的工作原則來看。不管什么樣的工作都具備相應的工作原則，秘書工作的工作原則是實事求是、同領導保持一致、追求工作效率，檔案工作的工作原則是統一領導、分級管理、維護檔案的完整與安全、便于保管和利用。隨著時間不斷推移，檔案的數量日益龐雜，統一領導、分級管理可以提高檔案系統的效率和質量。數量完整、實體安全、內容安全保障了檔案的利用工作。檔案工作并未完全包含于秘書工作，不論從哪一方面論證，兩者之間也不存在包含與被包含的關系。

5 結束語

綜上，秘書工作應先于檔案工作，檔案工作的主要對象是檔案，而檔案由機關工作中形成的各種文件材料轉化而來，并不是檔案機構自身編寫制造。最后，秘書工作與檔案工作無主次之分，兩者各自的學科屬于姊妹學科，相互親密關聯，卻各有各存在的價值。

參考文獻

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