淺論高校圖書、檔案集中式管理

楊瑾

摘 要：高校圖書、檔案“一體化”或“集中式”管理的議題，數十年來是高校管理也是圖情界、檔案界的熱點話題。筆者嘗試厘清“一體化”和“集中式”的概念區分，主張在尊重社會實踐活動規律的基礎上根據校情實際來解決圖書、檔案的集中管理和用戶服務問題。

關鍵詞：圖書；檔案；一體化；集中式管理

檔案學與圖書館學的學科構成體系相同，它們擁有相同的物質、相同的表象和相同的信息內容，檔案管理和圖書管理的工作方式又非常相近甚至相同，鑒于它們之間有著如此密切的內在和外在聯系，我國業界有關圖情檔協同管理的觀點從20世紀80年代開始就一直存在，絕大多數文獻的觀點主張“圖書、檔案、情報一體化”[1]。

在過去數十年有關圖情檔協同管理的文獻中，除了有關圖情檔一體化管理的闡述之外，還有不少所謂“融合管理”理論。如果認真研讀文獻內容，同時從語境和語義上對“一體化”和“融合”這兩個詞加以深入理解，不難發現很多文獻對其概念的理解和論述是模糊不清的，大多沒有真正搞清楚一體化的內涵，把部門的合并看作是一體化，把業務的聚集看作是信息資源的融合，模糊或片面地將“集中式管理”[2]混淆為一體化管理。

1 概念鑒別：“一體化”與“集中式”

“一體化”這一概念最早出現于西方國際關系學中，后來被廣泛使用于其他學科領域。所謂“一體化”，就是將兩個或多個個體整合成一個新的個體，新個體是眾多舊個體相互滲透、融合的結果。

根據《現代漢語詞典（第7版）》的詞條解釋，“集中”就是“把分散的人、事物、力量等聚集起來”[3]，強調的是聚集。而“集中式管理”是網絡環境下信息管理的概念，它是借助現代網絡通信技術，通過集中式管理系統建立企業決策完善的數據體系和信息共享機制。“集中式管理”這個概念借用到宏觀的信息管理工作中，其依然強調了要素的集中管理、集中使用。

從語義上來看，“一體化”和“集中式”是有著很大區別的，如果說“一體化”是化學變化，那么“集中式”則是物理變化。從這個視角來說，如果圖書、檔案實行“一體化管理”，那么“圖書”和“檔案”就合為一體，其不論從學科性質還是從業務內容上，都發生了化學變化即質變；如果圖書、檔案實行“集中式管理”，那么“圖書”和“檔案”仍然相對獨立，其學科性質沒變，只是為了便于管理使用，兩者的要素聚集起來而“靠得更近”了，它們發生的不過是物理變化即量變而已。

2 模式比較：“一體化管理”“集中式管理”與“虛擬集中式管理”

2.1 圖書、檔案“一體化管理”理論與人類社會實踐活動需求不符。圖書館學與檔案學同屬于大的一級學科，是聯系非常密切、學科屬性非常接近的兩門學科。從兩個學科體系的構成上看，“檔案學與圖書館學的體系結構有許多相似之處”[4]。兩門學科都屬于應用性很強的管理科學，都研究信息資源的管理、開發和利用。即便如此，圖書館學與檔案學“都是人類社會發展到一定階段的產物”[5]，是兩門不同的學科。社會實踐和社會分工產生出來的新的職業和崗位，促使學科發展出新的分支，圖書館學和檔案學的學科細分就是這種社會分工和學科發展的結果，它們從此便開始有了不同的理論和內容體系。就檔案而言，它廣泛產生于各項社會實踐活動又應用于社會實踐，是原始的歷史記錄，和圖書文獻有著本質的區別。自古以來人類就重視檔案保存和利用，設置館庫、選派專人管理。近現代以來，各種檔案的數量增長迅速，社會各個領域對檔案信息的需求也普遍增長，檔案工作也由簡單的、封閉的、經驗性的管理方式發展到復雜的、開放的、科學的管理系統，并成為國家的一項專門事業，這是社會實踐發展的結果，也是社會實踐發展的需求。如今如果我們非要圖書、檔案“一體化”，那最終結果必然是“合二為一”，這雖然意味著一個新學科的誕生，卻同樣意味著兩個舊學科的消亡。換句話說，若要實現圖書、檔案從實體到內容的完全融合或“一體化”，不只是簡單的部門合并的問題，更是學科發展層面乃至人類社會實踐活動層面的重大問題。由此我們認為，圖書、檔案“一體化管理”的提法是不恰當的，其導致的學科合并更是不可取的，也是無法真正實現的。

2.2 實體合并的集中式管理模式是把雙刃劍。實體合并的集中式管理說白了就是把圖書館和檔案館（室）合并。這種模式形成的過程，看上去是“合二為一”，是對高校圖書、檔案兩個舊有機構的有機重組，但本質上，這種模式仍然是“把分散的人、事物、力量等聚集起來”，是人員、設備、信息資源等的集中。圖書、檔案的學科屬性沒有也不可能發生改變，其信息資源內容以及業務理論乃至業務范圍都不會發生變化，只是信息用戶的索取渠道和所謂“圖書檔案館”（或“檔案圖書館”）的管理機制發生了變化。值得注意的是，高校圖書館和檔案館（室）合并后實現統一的行政管理，理論上圖書、檔案的業務是并行的，兩個學科之間是平等的、并列的，沒有從屬關系。但實際上在開展具體業務的過程中，由于各種因素造成的、不平等的厚此薄彼現象是難免出現的，圖書和檔案的發展環境及其趨勢或出現一方強勢而另一方弱勢的學科地位失衡的可能，這種地位失衡也或許會因為部門一把手的更迭而強弱交替，如此長期下去對圖書、檔案二者的發展都是不利的。可以說，實體合并集中式管理有利有弊，是一把雙刃劍，因此我們不主張高校圖書館和檔案館（室）實體合并，只有在能確保圖書、檔案的學科和業務的相對獨立性，新實體能自我消解合并給這兩個學科帶來的負面影響的情況下，才可以考慮實體合并。

2.3 虛擬集中式管理模式能揚長避短。即使實體合并對少數高校有較多優勢和利好，但長久以來形成的體制阻力以及部門合并所引發的機構設置、學科從屬、業務融合、人力資源等諸多問題，都將成為新機構、新機制形成的阻抗元素。而隨著信息技術的發展、云計算和大數據時代的到來，信息資源的處理、存儲和傳遞已經不受時間和地域的限制，通過網絡可輕松實現人員、設備、信息資源等的虛擬集中。這給高校圖書館、檔案館（室）的文獻信息資源建設及其集中式服務帶來了良好的發展機遇。圖書和檔案不僅可以在各自的實體空間和獨立領域開展文獻信息資源建設和相應數據庫建設，更可以數字化校園建設為依托，運用云計算、大數據技術，將圖書、檔案文獻信息資源數據庫進行虛擬融合（虛擬一體化），構成一個表面來看是一個整體的、“圖檔合一”的、數字化的信息資源綜合數據庫，換句話說，這是一種虛擬狀態下的集中式管理，這種實體分離且獨立的、虛擬出來的集中式管理模式，可以稱之為虛擬集中式管理模式。它借助信息技術和網絡平臺，既可以保留圖書館和檔案館（室）在行政上的分離和獨立，又能實現虛擬融合，既避實體合并對學科負面影響之短，又揚為用戶提供便捷服務之長，用戶可以借助網絡終端設備索取所需信息資源。

3 結論：棄用錯誤概念提法，發展虛擬集中式管理模式

3.1 棄用圖書、檔案的“一體化管理”提法。多年來的有關圖情檔協同管理的眾多文獻中，不管是“一體化管理”還是“融合管理”的論述，表達的概念內涵大致都是圖情檔融為一體，而其觀點論述的內容卻不是真正意義的“一體化”，多數論述在實質上是在談集中式管理，錯誤地將圖書、檔案的集中式管理表達為“一體化管理”“融合管理”或“資源整合”。而在圖書、檔案管理的語義環境下，既然無法實現圖書、檔案的學科合并，那么“一體化管理”的概念提法顯然是無法實現的，因而是不科學的，我們可以考慮棄用這種不準確的概念表述，統一表述為圖書、檔案“集中式管理”或更為合適。

3.2 發展圖書、檔案的虛擬集中式管理模式。不管是所謂“一體化管理”“融合管理”，還是集中式管理，其必要性和可行性研究的初衷都是為了實現便捷的用戶服務，在過去很多年里業界專家、學者和同行都做過深入研究，成果頗豐。但現在看來，單單實體合并這一項就非常之難。究其原因，是緣于為尋求圖書、檔案便捷的一體服務而不尊重社會分工原則，進行所謂“融合管理”或“一體化管理”，不切實際地搞實體合并，是無視人類社會實踐活動宏觀需求的表現，尤其是在信息化、網絡化高度發達的今天，實體合并更是沒有必要的。圖書、檔案的虛擬集中式管理，不但確保了圖書、檔案學科的合理存在和發展，更為重要的是它突破時間和地域的限制，不需“人員、設備、信息資源”等的實體聚集，忽略實體合并就能在計算機網絡基礎上實現虛擬“合并”，解決了文獻信息資源服務所謂“一體化”或便捷式用戶服務問題。可以說，在用戶服務層面虛擬集中式管理模式讓實體合并顯得多余，虛擬集中式管理模式本質上是一種面向用戶的服務模式而非管理模式，它既解決了學科發展問題，又解決了用戶服務問題，是最具發展趨勢的一種模式。

參考文獻：

[1]張新娜.2003年～2012年我國圖書檔案情報一體化研究論文的計量分析[J].檔案管理2014（2） .

[2]劉蔚.圖書、檔案、文物集中式管理研究[D].山東大學碩士論文，2012.

[3]中國社會科學院語言研究所詞典編輯室.現代漢語詞典（第7版）[M].北京：商務印書館，2016.

[4]王夢菊.檔案與圖書一體化管理模式的思考[J].檔案管理，2005（05）.

[5]黃子房.淺談檔案與圖書之異同[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2008（12）.

（作者單位：鄭州旅游職業學院 來稿日期：2017-02-23）