試分析事業單位檔案管理中的電子檔案管理

摘 要：事業單位在日常運作中常常會產生大量資料，傳統的紙質檔案管理已經無法滿足單位發展需求。由此電子檔案管理憑借高效快捷的優勢，逐漸被事業單位所接受。但由于諸多原因，電子檔案管理中存在不足，本文全面分析電子檔案管理中的不足之處，提出些許改良建議以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；電子檔案；管理方式

電子檔案管理是指采用互聯網信息系統，將單位日常運行資料錄入后進行統一管理。其優勢在于可永久保存，且不會輕易丟失損壞，因此電子檔案管理也被廣泛應用于各領域中。

1 電子檔案管理現狀

1.1 管理安全性不強

在事業單位運營過程中，電子檔案的管理是以計算機信息技術為介質，通過計算機設備收集相關的信息，然后進行傳輸和歸類分檔。這樣的檔案管理方式大大提高工作效率，同時也推動信息查閱和保存的效率。但在使用電子檔案管理的過程中，普遍存在網絡安全問題。例如在電子檔案發送、接收、保管歸檔過程中，可能遭受來自敵方的病毒侵入、竊取、篡改或者偽造等問題。比如在2017年的比特病毒讓大部分的高校檔案信息被竊取、泄露，給學生的安全隱私帶來莫大困擾。

1.2 檔案管理人員整體素質不高

除了網絡安全問題外，檔案管理人員素質較低也是影響電子檔案管理的重要因素。這是由于電子檔案管理工作對崗位人員專業能力、職業道德等方面提出更高要求，管理人員如不具備較高政治思想水平和較強的自我約束能力、相關計算機理論和實操水平，那么便無法充分發揮電子檔案管理的優勢。就目前而言，國內多數事業單位檔案管理人員的工作量都很大，導致人員精力過于分散。同時受到崗位較強流動性影響，電子檔案管理工作長期處于不穩定狀態，檔案資料極易被篡改、損毀、丟失。

1.3 沒有制定科學合理的管理制度

管理安全性不強和管理人員綜合素質不高都是由于檔案管理制度不夠完善。縱觀國內多個事業單位在日常運營中，電子檔案管理制度要不流于形式，要么根本沒有相關的管理制度，一切是依靠管理人員隨意操作。部分事業單位甚至沒有設定專門管理部門，直接由行政人員或者財務人員管理。在管理時隨意更改相關資料，導致在后期盤點或者項目施行時無據可依。因此建立健全、完善且科學合理的管理制度，直接關系到電子檔案的利用率。

2 加強電子檔案管理建議

在事業單位檔案管理當中，雖然計算機信息技術能大大提高檔案管理的效率，但是在信息接收和發送中也存在較高風險。比如常見的病毒入侵，導致檔案信息被泄露竊取甚至是篡改，大大增加了電子檔案管理的風險。因此，為提高有效運行效率，必須要采取相關的措施加強安全管理，確保檔案資料真實有效。下面針對上述問題提出些許建議。

2.1 制定完善科學的管理制度

要提高電子檔案管理的安全性，增強管理人員的綜合素質，首要任務是制定科學完善的管理制度。制度的制定必須按照國家相關標準進行。還要將結合單位實際情況將不同部門、不同作用的檔案進行分類管理。比如針對不同崗位所構架的電子檔案接收、存儲方式及相關的參數指標和載體的形式，都需要明確區分開來，并一一規范管理。與此同時，在使用計算機信息技術對檔案資料進行規范化管理時，需要深入了解檔案背后的信息、源數據等，有條件的可以將源數據一起保存，讓電子檔案更加完整。

當然，在電子檔案管理運行中還要不斷完善管理制度，這是為了提高管理效率，在這期間還需不斷加強歸檔方案。在電子檔案管理當中，歸檔環節的工作是整個管理中最為重要的環節。電子歸檔與紙質檔案歸類最大的區別在于前期的準備工作，在電子檔案管理中，歸檔前需要將單位內所有資料（紙質檔案資料）在相應的軟硬件環境下進行檢測，檢測檔案是否有效。然后是檢測電子檔案相關的紙質或者其他載體形式的文獻資料，最大程度上保證電子檔案資料和相關說明描述能夠匹配。最后是需要將檔案資料用機器閱讀掃描進行相關的查詢目錄中，方便后期的整理和查詢使用工作，同時也使檔案及相關軟件同時歸檔。更是進一步檢測出電子檔案所使用的存儲載體，符合事業單位的日常運行狀態。

2.2 加強對管理人員的素質培養，建立復合型人才隊伍

電子檔案管理工作是將計算機技術與互聯網信息技術集合一體，因此對崗位人員的業務能力、計算機信息技術的理論知識儲備、實操及責任心等要求較高。同時受到檔案管理工作的復雜、繁瑣、工作量大等特性限定，管理人員招聘必須高標準嚴要求。所以對管理人員的專業能力、對計算機信息技術理論知識及操作能力要求較高，并且還要具備較高的職業素養，防止出現較大崗位流動性。必須保證電子檔案管理崗位的長期連續性，定期進行崗位培訓工作，提高管理人員對崗位職責的重視度和責任感。當然在定期培訓當中，不僅僅要提高管理人員的崗位忠誠度，還要增強管理人員對專業技能的學習意識。管理人員要豐富自身學識，加強對檔案管理知識技術的掌握度，適應電子檔案管理發展的要求。

2.3 建立嚴格的電子檔案保管制度

將檔案歸檔后，還需要一套完整且嚴格的保管制度確保檔案資料的真實性和安全性。在保管操作當中可以按照以下幾個方面進行。首先，需要守住電子檔案資料存儲介質的質量關卡，守住檔案資料存儲關口。其次，要針對不同的資料設定更多適宜的保存方案，創建適合的管理存儲環境。由于檔案資料的管理介質是電子產品，為避免檔案出現失真、損壞等問題，相應的設備需要遠離磁場較強的機房、電腦集中區域，更不能將設備放置在有毒有害氣體環境中。與此同時還要為電子檔案管理設備構建一個更加適宜的磁場強度和光射環境。隨時保持此環境中的溫度、濕度和粉塵密度。除此之外，還要定期對相關管理軟件進行病毒查殺，定期升級殺毒軟件及防火墻。

3 結語

電子檔案管理工作最主要的目的是提高檔案資料管理效率，保證資料的完整性和真實性，提高檔案資料的使用效率。因此在日常管理中，管理人員要不斷提高自身專業素質，采用最新的管理技術。

參考文獻

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作者簡介

鄭曉春，本科，孝感市港航管理局。