淺談高等學校檔案規范化科學管理

鄭冉冉

摘要：隨著高等學校教育、教學等持續發展，作為記錄、承載學校歷史的關鍵性檔案，能夠為學校檔案使用者提供完整的信息，方便他們查閱，不斷促進學校持續發展。為此，在日常管理過程中，高效需要通過不同途徑，采取多樣化的措施，優化檔案管理方法，確保檔案管理更加規范化、科學化，促使新時期高等學校走上現代化檔案管理道路。

關鍵詞：高等學校 檔案規范化 科學化管理

就高等學校而言，檔案記錄著各項實踐活動，比如，人才培養、基本建設，具有較高的參考價值，還客觀地記錄著學校的整個發展歷程，是促進高等學校事業持續發展的不竭動力。為此，高等院校必須綜合分析檔案管理現狀，采取可行的措施有效解決存在的問題，“高效率、高水平、高效益”管理檔案信息，使其更管理更加規范、科學，充分展現已有的功能，更好地服務于高校建設發展。

一、提高檔案管理人員綜合素質

就高等學校而言，想要實現檔案管理的“規范化、科學化”，培養檔案管理人員的綜合素養是非常必要的。在日常工作，需要定期對檔案管理人員進行全面而系統地培訓，對他們進行再教育學習，學習必要的檔案管理知識、計算機基礎知識等，不斷完善已有的知識結構體系，要多角度開展具有針對性的業務培訓，引導他們積極參加檔案管理知識講座，多和專業的檔案管理人員交流，不斷提高自身技能，積累豐富的工作經驗，有效解決工作中存在的各種問題，確保相關工作順利開展。在此基礎上，要多方位培養檔案管理工作人員的政治素養，具備基本的職業素養，不斷規范自身行為，正確操作，愛崗敬業，全身心投入到工作中，擁有正確的政治方向，堅持“全心全意為人民服務”的原則，有序開展檔案管理工作。此外，檔案工作具有較強的技術性，是一項系統而復雜的工程，需要從不同角度入手，引導檔案管理人員學習相關的規章制度，客觀分析檔案發展目標，檔案管理工作具有的特點，強化他們的檔案管理意識，能夠始終堅持相關的原則，認真做好本職工作，不斷培養檔案管理人員的人文素養，了解人類社會發展史、精神文明發展過程等，積累豐富的人文學科知識，進一步提高自身的修養，明確自身肩負的責任，并把人文精神滲透到檔案管理工作中，提高工作效率。

二、健全檔案管理制度

在運營管理過程中，高等學校要結合《高等學校檔案管理方法》等，以自身運營情況為切入點，構建“規范化、科學化”的檔案管理制度，制定可行的責任制，明確檔案管理崗位責任，落實到具體的管理過程中，有效防止權與責混淆，促使檔案管理工作人員認真做好本職工作，及時解決工作中出現的各種問題，避免影響相關工作的有序開展。在此過程中，需要明確規定檔案管理領導職責、歸檔范圍等，確保檔案管理工作順利開展，做到有法可依。還要結合崗位工作特點，構建科學化的規章制度，規范檔案管理，提高檔案管理效率與質量，要隨時關注社會動態變化，及時修訂相關的信息，優化創新檔案管理機制，使其更好地滿足時代發展的客觀要求，提高檔案資料利用率。

三、加強管理和服務的有機融合，挖掘檔案潛在價值

對于高等學校來說，想要做好檔案工作，強化檔案管理是非常必要的，優化利用服務，即實現管理、服務的有機統一，在管理中呈現服務，在服務過程中不斷強化檔案管理。在此過程中，學校的管理、教學等部門必須做好溝通、合作工作，做好檔案管理的一系列工作，比如，收集與整理檔案信息，促使檔案信息日漸完善，為高校師生提供豐富的檔案信息資源，提高檔案信息利用率。還要實現深層次服務，不斷探索檔案服務途徑，優化檔案服務方法，不斷傳遞、交流檔案數據信息資源，挖掘其具有的潛在價值。進而，促使高校師生乃至檔案管理工作人員充分意識到檔案資源的價值，意識到檔案工作的重要性，逐漸擴大檔案工作的影響，獲取多方面的支持，不斷提高檔案管理水平。

四、強化檔案信息化建設

在檔案信息規范化、科學化管理道路上，需要不斷加強其信息化建設，實現資金共享，需要通過不同途徑，加強檔案數字化建設，要嚴格按照國家在檔案數字化建設方面的相關規定，優化利用圖文影像開發、利用技術，根據自身運營情況，對已有的館藏檔案資料進行必要的數字化建設。還要優化利用相關的技術，加強辦公自動化建設，做好電子檔案接收、管理方面的工作，動態管理檔案，提高檔案信息數據的準確率，簡化工作流程，減少工作人員工作量，提高工作效率與質量。

在實際工作中，要充分利用信息系統、計算機網絡，深加工檔案信息，實現動態化傳輸，優化配置檔案資源，使其得到優化利用，為實現檔案信息資源社會共享提供重要的保障。在檔案管理過程中，需要優化利用“數字化、網絡化”技術手段，構建規范而合理的檔案目錄數據庫、檔案內容數據庫，儲備多方面的檔案信息資源，滿足檔案使用者各方面的客觀需求。此外，需要多角度保護好檔案信息，要具有規范化、科學化特點，采用不同的形式保存檔案信息，比如，光盤、磁盤，確保檔案更加完整、真實，更具參考價值，確保學校相關工作有序開展。

五、結語

總而言之，在運營管理過程中，高等院校需要全面而客觀地分析檔案管理過程中存在的各種問題，通過不同途徑采取多樣化的措施，創新檔案管理方法，提高檔案管理人員的綜合素質，構建可行的檔案交接手續以及檔案管理制度，優化利用先進的科技，動態管理檔案數據信息，使其具有鮮明的“現代化、科學化、規范化”特點，不斷促進新時期高等學校檔案事業持續發展，擁有更加廣闊的發展前景。