淺談高等學(xué)校檔案規(guī)范化科學(xué)管理

鄭冉冉

摘要：隨著高等學(xué)校教育、教學(xué)等持續(xù)發(fā)展，作為記錄、承載學(xué)校歷史的關(guān)鍵性檔案，能夠?yàn)閷W(xué)校檔案使用者提供完整的信息，方便他們查閱，不斷促進(jìn)學(xué)校持續(xù)發(fā)展。為此，在日常管理過(guò)程中，高效需要通過(guò)不同途徑，采取多樣化的措施，優(yōu)化檔案管理方法，確保檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，促使新時(shí)期高等學(xué)校走上現(xiàn)代化檔案管理道路。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 檔案規(guī)范化 科學(xué)化管理

就高等學(xué)校而言，檔案記錄著各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，比如，人才培養(yǎng)、基本建設(shè)，具有較高的參考價(jià)值，還客觀地記錄著學(xué)校的整個(gè)發(fā)展歷程，是促進(jìn)高等學(xué)校事業(yè)持續(xù)發(fā)展的不竭動(dòng)力。為此，高等院校必須綜合分析檔案管理現(xiàn)狀，采取可行的措施有效解決存在的問(wèn)題，“高效率、高水平、高效益”管理檔案信息，使其更管理更加規(guī)范、科學(xué)，充分展現(xiàn)已有的功能，更好地服務(wù)于高校建設(shè)發(fā)展。

一、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

就高等學(xué)校而言，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的“規(guī)范化、科學(xué)化”，培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是非常必要的。在日常工作，需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面而系統(tǒng)地培訓(xùn)，對(duì)他們進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)必要的檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)等，不斷完善已有的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，要多角度開(kāi)展具有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，引導(dǎo)他們積極參加檔案管理知識(shí)講座，多和專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員交流，不斷提高自身技能，積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，有效解決工作中存在的各種問(wèn)題，確保相關(guān)工作順利開(kāi)展。在此基礎(chǔ)上，要多方位培養(yǎng)檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)，具備基本的職業(yè)素養(yǎng)，不斷規(guī)范自身行為，正確操作，愛(ài)崗敬業(yè)，全身心投入到工作中，擁有正確的政治方向，堅(jiān)持“全心全意為人民服務(wù)”的原則，有序開(kāi)展檔案管理工作。此外，檔案工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性，是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，需要從不同角度入手，引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的規(guī)章制度，客觀分析檔案發(fā)展目標(biāo)，檔案管理工作具有的特點(diǎn)，強(qiáng)化他們的檔案管理意識(shí)，能夠始終堅(jiān)持相關(guān)的原則，認(rèn)真做好本職工作，不斷培養(yǎng)檔案管理人員的人文素養(yǎng)，了解人類(lèi)社會(huì)發(fā)展史、精神文明發(fā)展過(guò)程等，積累豐富的人文學(xué)科知識(shí)，進(jìn)一步提高自身的修養(yǎng)，明確自身肩負(fù)的責(zé)任，并把人文精神滲透到檔案管理工作中，提高工作效率。

二、健全檔案管理制度

在運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，高等學(xué)校要結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理方法》等，以自身運(yùn)營(yíng)情況為切入點(diǎn)，構(gòu)建“規(guī)范化、科學(xué)化”的檔案管理制度，制定可行的責(zé)任制，明確檔案管理崗位責(zé)任，落實(shí)到具體的管理過(guò)程中，有效防止權(quán)與責(zé)混淆，促使檔案管理工作人員認(rèn)真做好本職工作，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，避免影響相關(guān)工作的有序開(kāi)展。在此過(guò)程中，需要明確規(guī)定檔案管理領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、歸檔范圍等，確保檔案管理工作順利開(kāi)展，做到有法可依。還要結(jié)合崗位工作特點(diǎn)，構(gòu)建科學(xué)化的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理，提高檔案管理效率與質(zhì)量，要隨時(shí)關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài)變化，及時(shí)修訂相關(guān)的信息，優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，使其更好地滿足時(shí)代發(fā)展的客觀要求，提高檔案資料利用率。

三、加強(qiáng)管理和服務(wù)的有機(jī)融合，挖掘檔案潛在價(jià)值

對(duì)于高等學(xué)校來(lái)說(shuō)，想要做好檔案工作，強(qiáng)化檔案管理是非常必要的，優(yōu)化利用服務(wù)，即實(shí)現(xiàn)管理、服務(wù)的有機(jī)統(tǒng)一，在管理中呈現(xiàn)服務(wù)，在服務(wù)過(guò)程中不斷強(qiáng)化檔案管理。在此過(guò)程中，學(xué)校的管理、教學(xué)等部門(mén)必須做好溝通、合作工作，做好檔案管理的一系列工作，比如，收集與整理檔案信息，促使檔案信息日漸完善，為高校師生提供豐富的檔案信息資源，提高檔案信息利用率。還要實(shí)現(xiàn)深層次服務(wù)，不斷探索檔案服務(wù)途徑，優(yōu)化檔案服務(wù)方法，不斷傳遞、交流檔案數(shù)據(jù)信息資源，挖掘其具有的潛在價(jià)值。進(jìn)而，促使高校師生乃至檔案管理工作人員充分意識(shí)到檔案資源的價(jià)值，意識(shí)到檔案工作的重要性，逐漸擴(kuò)大檔案工作的影響，獲取多方面的支持，不斷提高檔案管理水平。

四、強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

在檔案信息規(guī)范化、科學(xué)化管理道路上，需要不斷加強(qiáng)其信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資金共享，需要通過(guò)不同途徑，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，要嚴(yán)格按照國(guó)家在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的相關(guān)規(guī)定，優(yōu)化利用圖文影像開(kāi)發(fā)、利用技術(shù)，根據(jù)自身運(yùn)營(yíng)情況，對(duì)已有的館藏檔案資料進(jìn)行必要的數(shù)字化建設(shè)。還要優(yōu)化利用相關(guān)的技術(shù)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，做好電子檔案接收、管理方面的工作，動(dòng)態(tài)管理檔案，提高檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，簡(jiǎn)化工作流程，減少工作人員工作量，提高工作效率與質(zhì)量。

在實(shí)際工作中，要充分利用信息系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，深加工檔案信息，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化傳輸，優(yōu)化配置檔案資源，使其得到優(yōu)化利用，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享提供重要的保障。在檔案管理過(guò)程中，需要優(yōu)化利用“數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化”技術(shù)手段，構(gòu)建規(guī)范而合理的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)備多方面的檔案信息資源，滿足檔案使用者各方面的客觀需求。此外，需要多角度保護(hù)好檔案信息，要具有規(guī)范化、科學(xué)化特點(diǎn)，采用不同的形式保存檔案信息，比如，光盤(pán)、磁盤(pán)，確保檔案更加完整、真實(shí)，更具參考價(jià)值，確保學(xué)校相關(guān)工作有序開(kāi)展。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，高等院校需要全面而客觀地分析檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，通過(guò)不同途徑采取多樣化的措施，創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，構(gòu)建可行的檔案交接手續(xù)以及檔案管理制度，優(yōu)化利用先進(jìn)的科技，動(dòng)態(tài)管理檔案數(shù)據(jù)信息，使其具有鮮明的“現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化”特點(diǎn)，不斷促進(jìn)新時(shí)期高等學(xué)校檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，擁有更加廣闊的發(fā)展前景。