信息時代下的高職院校人事檔案管理

郭明+齊園園+趙娟

摘要：人事檔案管理是高職院校組織人事工作的重要組成部分，是人才管理等基礎性工作的重要環節。如今是信息化時代，為適應信息時代高職人事制度改革的需要，高職院校應加快實現人事檔案信息化管理。本文從高職院校人事檔案信息化管理的必要性出發，談談如何進行人事檔案信息化管理的創新。

關鍵詞：高職院校；人事檔案；信息化管理

2016年4月國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》進一步明確了加快檔案管理信息化進程的主要任務和實現指標。國家大數據發展戰略和“互聯網+”行動計劃的推進，使檔案信息化成為發展趨勢，實施人事檔案管理信息化建設已經成為高職院校人事管理部門的共識。通過實現人事檔案管理信息化建設，以信息化帶動管理現代化，能夠充分發揮人事檔案的資源優勢，促進人事制度改革，從而達到學校人力資源的有效配置。因此，本文以信息化時代下的高職院校人事檔案管理為主要研究內容，旨在為促進高職人事檔案信息化建設提供有價值的參考意見。

一、高職院校人事檔案信息化管理的必要性

人事檔案管理信息化，是指以現代信息技術為依托，結合高職院校人事檔案的自身特點，借助計算機和互聯網兩大載體，將人事檔案信息進行電子化、網絡化的現代化管理模式。在當前信息化引領社會發展潮流的環境背景下，實現高職院校人事檔案信息化管理是十分必要的。第一，人事檔案管理信息化是提高人事管理效率的必然要求，其可以將持續更新的人事信息全面、快速地呈現出來，利于提高學校人事管理的效率和決策水平。第二，人事檔案管理信息化是提高檔案利用效率的要求。傳統的人事檔案管理主要以手工處理為主，查閱檔案材料需要經過嚴格的審批程序，這極大地影響人事檔案的使用效率。而人事檔案管理信息化，可以在控制查閱權限的前提下實現人事檔案內容的在線查閱、傳輸、下載，為各相關單位了解和發現人才提供可靠的人才數據庫。第三，人事檔案管理信息化是維護檔案安全的要求。紙質檔案材料在存放、整理、查閱過程中，不可避免地會出現磨損，保存期受限；若通過掃描儀建立電子檔案，既利于原始檔案材料的保存，又進行備份，便于檔案信息的傳輸與利用。

二、信息時代下的高職院校人事檔案管理策略

1.實現人事檔案資料的信息化管理

首先，信息化發展形勢下，高職院校人事檔案負責人應在實施管理活動的過程中，脫離傳統管理理念的束縛，充分認識到信息化技術的作用，利用信息化技術將與之相關的信息進行高效采集、存儲和傳遞。其次，負責資料管理的職能人員，不僅要認識到信息化管理的重要性，更要付諸實踐，把各類人事檔案資料予以分類、整合，為教職人員獲取和查閱相關資料提供更為便捷的服務，從整體上提高人事檔案管理工作的水平和效率。除此以外，學校應建立一個信息管理子系統，將相關資料、數據予以整合、處理，促使盡快實現信息檔案的電子化。

2.建立完善的數據庫管理系統

第一，建立數字化的人事檔案數據庫，并借助電子掃描儀、數碼相機等現代化媒體設備，對人事檔案進行數字化處理，刻錄成光盤，高效存儲起來。第二，根據保密性和安全性要求，做好檔案資料的信息化建設，建立人事檔案信息化服務網站。第三，建立一個現代化的辦公信息數據庫，并將一些日常的辦公業務列為數據庫的服務范圍。第四，完善人事檔案的檢索、收集、整理、統計、編研等流程，進一步實現檔案管理的自動化。第五，學校在建設數據庫管理系統時，可以加大對信息技術領域核心技術的關注力度，如云計算、大數據等，并積極引進這些技術，為人事檔案管理所用。

3.利用現代化手段設立檔案網站

計算機技術在當下高職院校人事檔案管理工作中應用最為普遍，通過該項技術能夠實現人事檔案的自動分類、編輯及現代化統計。為此，高職院校可以采用以計算機技術為媒介的現代化手段來設立檔案網站。首先，網站的設立要體現專業的頂層設計、先進技術、網絡運作等多功能、多維度、多層次的建設格局。其次，要采用雙向兼容發展的建設路線，既要進行自上而下的計劃，又要有組織地開發，開辟自下而上的資源運用建設途徑，對人事檔案資料進行收集、整合、編輯和存儲，形成系統化和規范化的數字人事檔案資源庫，以推進其良性發展。最后，要明確檔案網站內部的各個欄目，其數量和質量都要科學合理。

4.加大人事檔案信息化建設投入

要想全面推進信息化發展建設，必須加大對設施設備的建設力度，加大資金投入。近年來，隨著高等職業教育事業的發展，高職院校加大了對人事檔案信息化建設的投入力度，但是尚未從根源上解決問題。為此，學校應做好統籌規劃，加快信息化基礎設施建設，積極改善現有的信息化條件，著力解決學校人事檔案信息化設備建設不足的問題。

參考文獻：

[1]趙妍.檔案信息電子化問題研究[J].黑龍江檔案，2013（6）.

[2]宋小紅.高校人事檔案信息化建設研究[J].辦公室業務，2013（9）.