新時期的疾病預防控制中心檔案管理工作研究

董歡

摘 要：檔案管理是疾病預防控制中心的一項基礎工作，對公眾的健康以及安全具有重大價值。但現階段在檔案管理的實際工作中仍然存在一系列急需解決的問題，例如檔案部門設施短缺、缺乏合理的工作流程以及檔案利用率低等。本文主要從疾病預防控制中心的使用制度、檔案管理、檔案管理人員等幾個方面提出新的看法及建議，以進一步完善疾病預防控制中心檔案管理工作。

關鍵詞：新時期；疾病預防控制中心；檔案管理工作

疾病預防控制中心承擔著群體預防任務，在進行多種業務活動，例如科研、教學、疾病控制、健康教育等的活動中，必然會形成一系列業務技術檔案[1]。在我國經濟社會的快速進步下，疾病預防控制中心的檔案工作也隨之面臨了各種新的挑戰，如何促進檔案工作更好的與時俱進，促進其更好的服務于疾病預防控制工作成為了疾病預防控制中心各工作人員急需解決的難題，現就新時期的疾病預防控制中心檔案管理工作提供幾點建議。

1 疾病預防控制中心檔案管理現存問題

1.1 檔案部門設施短缺

檔案部門由于極易被領導及工作人員忽視，因而常導致檔案部門的工作經費短缺，多數疾病預防控制中心甚至還存在未專門設立一個檔案室的現象。即便是單位設立了檔案室，也未配備完善的檔案管理設施。特別值得注意的是，部分檔案室甚至連基本的防潮、防蟲、防火實施均未配備齊全，因而存在嚴重的安全隱患問題。

1.2 缺乏科學合理的工作流程

現階段，我國對疾病預防及控制檔案管理尚缺乏針對性的法律法規，大部分疾病預防控制中心尚未形成一套科學合理的檔案管理制度，加上日常工作也尚未制定一套標準的操作規程，導致檔案分類以及存放位置具有不同程度的隨意性，極大的增加了檔案更新以及檔案利用的難度。

1.3 檔案利用率低

針對部分已經設立了檔案室，同時已經形成了一套完整的檔案管理制度的單位，均存在檔案利用率低的問題。檔案管理的真正目的在于為以后使用提供方便，但部分工作人員未充分意識到檔案的珍貴性以及重要性，并不會利用檔案，而是將資源閑置、浪費。

2 改善建議

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

首先，在招聘的過程中注重優先選取有檔案管理經驗以及醫學背景的人員。其次，要加強檔案管理人員的崗前培訓工作，負責人應為其提供上崗后繼續教育的機會，定期召開有關檔案管理的培訓。最后還可以派代表到檔案工作先進單位進行學習以取長補短。而針對檔案管理人員自身，應不斷解放思想，努力接受新的思想變革，不可總是遵循傳統的思路及方法進行檔案管理，應不斷想辦法促進檔案活起來，應學會對疾控業務檔案編研進行深加工，以有效滿足不同查檔者的不同需求[2]。此外，還要不斷提升自身綜合素質，努力通過新途徑、新方法學習檔案新知識。

2.2 不斷改善檔案部門的設施

若要想獲得良好的檔案管理效果，需專門設立一個檔案室，而滿足這一要求離不開充足的資金投入。單位領導應理解并支持檔案管理方面的投入，應結合疾控中心的具體情況為檔案管理部門配備一套完整的軟硬件設施，以保證檔案管理部門能夠安全、有序、高效的運轉。

2.3 制定一套完整的檔案管理工作流程

相關負責人應制定一套科學合理的檔案管理制度，要對檔案的記錄、分類以及存放等日常工作制定一份標準操作規程。在科技的快速發展下，信息化已經滲入到了人類生活、工作、學習的各方面。因此，檔案管理工作也應與時俱進，建立一套信息化管理系統，但在應用信息化管理系統的過程中產生了電子文件，而如何有效管理及保存電子文件又成為了現階段急需解決的新難題。通常情況下，電子文件能夠在文件辦理完結后的第一時間完成歸檔工作，或在某一時間進行周期定時統一歸檔，經文件形成部門借助網絡傳達給檔案部門[3]。電子檔案具有以下優勢：①隨時歸檔能夠避免文件漏歸的問題，對確保文件的完整率具有重大價值；②具有快速便捷的特點，能夠有效避免檔案流失的問題；③可以做到隨時收集隨時對其內容的真實性進行鑒定，進而對其是否具備保存價值、可讀性價值進行鑒定；④實現了現代化的檔案管理，能夠借助計算機對檔案進行直接查找，顯著提高了查找的速度及準確度。采用計算機對檔案庫房進行現代化管理，安裝自動防火、自控照明以及智能報警等系統。而若想獲得理想的檔案管理現代化，需要檔案管理工作人員認真執行上級部門規定的有關電子文件的規定，不斷落實本級電子文件管理措施，以確保電子文件的科學歸檔。

2.4 提高檔案的利用率

開展檔案管理工作的目的在于為相關人員提供服務。但現階段存在檔案利用率低下的問題，大部分單位的檔案室形同虛設。為了解決這一難題，第一，應要求檔案管理人員提高檔案分類的專業性及精確性，以充分滿足使用者的需求。第二，單位要加大宣傳檔案的利用價值，不斷鼓勵及號召更多的人員能夠主動的利用檔案資源，在日常工作中能夠自覺地查閱檔案[4]。第三，檔案管理人員可以指導相關人員如何高效地查閱檔案，以避免其因不知如何查閱而忽視利用檔案的問題。

3 小結

疾病預防控制中心檔案管理不但可以有效促進本單位工作的順利開展，同時對全社會疾病的預防及控制均有積極作用。而疾病預防控制中心檔案管理的效果與檔案管理人員、查檔者以及本單位領導均存在密切聯系。在今后的管理工作中，必須建立健全疾病預防控制中心檔案管理制度，充分利用現代化檔案管理，以促進檔案管理工作能夠科學、合理、規范運轉。

參考文獻

[1]葛蘭英.疾病中心檔案管理的信息化與科學化探究[J].中國管理信息化，2016，19（12）：204-205.

[2]徐少瓊.淺談疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用[J].世界最新醫學信息文摘（連續型電子期刊），2015，15（4）：183-184.

[3]馮克民.內蒙古疾病預防控制中心檔案管理的現狀與對策[J].疾病監測與控制，2014，8（5）：337-338.

[4]丁秀芝.疾病預防控制機構檔案管理中的工作體會[J].醫學信息（下旬刊），2013，26（15）：34-35.