檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養

王宏亮

摘 要：檔案人員要熱愛檔案事業，要有不斷追求，永不滿足，孜孜以求的學習，并掌握必要的網絡知識和技術，對紛繁復雜的網上信息進行標引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發揮最大的開發利用價值，滿足企事業單位的科研、管理和生產的最大需求。文章重點就檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養進行研究分析，以供參考。

關鍵詞：檔案館員；信息化管理；要求；培養

引言

檔案管理工作的主要職責就是記錄歷史和傳承文化，在如今社會信息化時代，保證檔案信息化管理逐漸形成，這是一種對檔案管理采取新模式的運用，檔案信息化管理是以檔案資源信息化為其核心內容的。然而對于傳統的檔案管理人員來說，檔案管理試行信息化操作，無疑是一項挑戰。

1檔案信息化管理的概念和優勢

在國家檔案行政管理部門的組織和規劃中，通過對檔案管理使用信息技術，很好地對檔案信息資源收集整理進而加以管理及提供利用服務，這就是檔案信息化管理的概念。檔案信息化管理具有以下五項優勢：一是信息利用快捷方便，提高資源的利用率；二是拓寬檔案服務領域，節約資源；三是共享檔案信息，遠程運輸；四是檔案檢索方便，節省時間，提高準確性；五是文獻再加工時間縮短，保證時效性。檔案信息化管理為我們的日常生活帶來了很大的便利，同時對促進社會發展作出了重要貢獻。

2檔案管理實現信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、分類和檢索、保管、利用，能提高檔案管理效益。與傳統的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢、存儲量大，并且可以利用網絡進行快速傳遞，提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。但是當前的事業單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統的手工操作。有的單位即使已經安裝了“人力資源管理系統”或“人事檔案管理系統”，也會因為系統功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不適應時代的發展，所以新形勢下加快實施檔案信息化數字建設勢在必行。

3檔案信息化管理現狀

3.1檔案信息自身的安全性問題

根據以往的檔案管理方式，紙質檔案有單位蓋章、相關領導人簽字確認，其真實性、合法性等很容易鑒別，且實施檔案信息化管理之后，電子檔案易修改和復制，這在一定程度上也對檔案信息自身的真實性、合法性產生不利影響，使檔案信息面臨安全性問題。

3.2信息化管理環節的安全威脅

檔案信息化管理使檔案信息通過互聯網傳輸，這就影響了其傳輸安全性，特別是要求高度保密的檔案信息，面臨的被篡改、竊取、偽造等安全威脅不可小覷，同時計算機病毒的威脅是檔案信息化管理不可避免的安全威脅，如果檔案信息在傳輸環節被病毒攻擊，那么檔案信息管理系統極易受到威脅，導致資料被泄露。另外，電子檔案的長時間保管會受到計算機軟硬件使用壽命、檔案信息與軟硬件平臺的一致性等因素的影響，如果處理不妥當，極易引發電子檔案信息受損甚至丟失等嚴重的安全問題。

3.3人為操作失誤帶來安全隱患

在收集、錄入及保管檔案信息的過程中，由于工作人員粗心大意、缺乏安全意識、素質水平偏低等，往往會引發操作失誤，導致檔案信息丟失、遺漏；有時選擇操作口令不夠謹慎，或隨意把自己的賬號、密碼等重要信息轉借他人、與他人“共享”等，也會造成流動和存儲于檔案信息管理系統中的檔案信息遭受泄密、被盜竊等安全隱患。

4信息化檔案管理對高素質館員的要求

4.1檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求

檔案信息數字化、網絡化是檔案工作的必然趨勢，經過實踐證明，檔案信息化可以讓每一個檔案信息的利用者在任何時間、任何地點利用網絡在檔案管理系統中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網絡系統管理檔案可將傳統的文本圖件方式的檔案信息轉化為數字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲介質存儲起來，使得需要存儲時間較長的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲在存儲介質中，避免了傳統信息存儲的缺陷，讓每一位信息利用著都能準確快速的獲取所需要的信息。

4.2檔案信息化中檔案工作者的信息素養要求

隨著科學技術的進步，信息化的快速發展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養的概念，信息素養在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發重要起來。如何在信息化的環境當中提高檔案工作者的信息素養，也成為檔案工作中需要重視的方面之一，對信息素養的理解主要包括對信息的真實性和準確性具備精確的判別能力；能夠做到對信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養的相關領域很廣泛，是需要具有特定的素養的，它涉及范圍很寬的知識，包括社會上的、經濟上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，與很多種學科領域都有著莫大的關系。

5信息化檔案管理館員素質培養策略

5.1提升綜合素質

首先從提高管理人員綜合素質開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學習計算機技術，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓，并且要開展培訓評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現工作人員內部的優勝劣汰，應當加強檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設相關措施，嚴格的進行項目的審核與研究，同時還應當在技術的發展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術的支持，依靠規范化的管理和運行，還應當加強對檔案管理工作的分析。需要注意的是當前檔案信息安全管理是相關項目建設的重點和難點，在實踐的工作之中應當結合傳統工作的經驗，對于相關技術文件，還應當進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等，在存儲的過程之中應當嚴格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，在實踐當中不僅需要對其中的關鍵層面內容進行分析，同時還應當結合今后的改革方向實現對政策的完善和補充，更好的促進檔案信息化管理邁向新局面和新階段。

5.2檔案工作者要再提高認識

檔案工作者要切實提高認識，真正認識到檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質對檔案管理信息化發展的關鍵作用。要全面認識檔案特別是信息化社區檔案的價值作用，擺正心態、樹立責任意識，切實找差距、補不足，轉換角色應對信息技術帶來的挑戰，要自覺學習先進知識、信息技術以及現代管理等知識，努力掌握好外語和應用計算機、網絡技術的能力和水平，堅持長時間多種類學習，讓自己可以順利應對檔案管理信息化的要求。

結束語

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。檔案信息化又是一個艱苦的、長期的系統工程，對檔案信息化建設應有理性的思考。應以檔案信息化建設為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處，為單位的經濟發展服務。

參考文獻

[1]胡萍.檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養[J].黑龍江科技信息，2004（01）：126.

（作者單位：興隆縣城市管理行政執法局）