淺談醫院檔案管理的信息化建設

韓建

摘 要：檔案是一種具有不可再生性與原始性的信息資源，在新醫改不斷深化的背景下，對醫院管理工作提出了更嚴格的要求。醫院檔案是對醫院各項工作形成的歷史記錄，是一種特殊的信息資源，為臨床醫學提供相應的依據。在整個醫院管理中醫院檔案管理是最重要的部分，建立檔案的信息化管理，使其管理更加科學化與方便化，完善傳統醫院檔案管理的弊端，進一步促進醫院檔案的連續性與完整性。

關鍵詞：醫院檔案管理；信息化建設；現狀；應對途徑

目前，醫院發展已離不開信息化技術。在醫院信息化建設過程中，需對醫院的檔案管理系統進行完善，確保醫院檔案管理系統能正常穩定的運行，這對降低醫院醫療糾紛起著重要作用。

一，醫院檔案管理信息化建設的價值

醫院檔案信息化建設能夠提升醫院管理水平，滿足社會發展的客觀需求，提升醫院檔案管理的工作效率等，可以說，其信息化建設有著重要的現實意義。具體如下：

（1）提升醫院管理水平。檔案管理信息化建設可全面提升醫院檔案管理人員的整體工作效率和服務質量。在信息化檔案建設過程中，計算機技術為其提供了技術上的支持，也為醫院各個部門提供了便利的溝通渠道。在信息化環境下，醫院各個部門獲取信息也變得越來越便捷，這樣能更加完整地反映出醫院檔案信息化建設中存在的一系列問題，為醫院的管理者進行決策提供了有效的信息參考。

（2）滿足社會發展的客觀需求。醫院的現代化水平代表了當今社會的經濟發展水平。醫院的信息化建設會受到當地經濟的影響，同時，當地經濟建設也會促進醫院信息化建設的進程。由此可以看出，二者是相互促進的關系。醫院在進行檔案管理工作時，均是采用計算機網絡技術對檔案進行實時管理，改變了傳統的工作流程，有效實現了各個部門間無縫對接。

（3）提升醫院檔案管理的工作效率。計算機信息技術在醫院管理中的開展，能使醫院各部門工作人員的自身工作理念發生變化。醫院檔案的信息化管理可方便各部門及時獲取數據信息。此外，醫院各部門還可借助互聯網來實現資源信息共享，可避免信息出現重復的情況。最重要的是降低了信息傳遞中對時間、人力、物力的消耗，有效促進了醫院整體管理效率的提升。

二，醫院檔案管理信息化建設現狀

（1）檔案管理格局。醫院只管理文書、會計以及科研檔案等，對于人事檔案、影像圖文檔案以及病歷檔案的管理并沒有統一的管理原則與標準。這些不同部門的管理不利于檔案的保存，同時也給使用者帶來極大的不便，進而增加了醫院的管理成本。

（2）檔案保管。隨著醫院的不斷發展，記錄醫院發展史的資料在不斷增加，要完整、全面地保存這些資料，就需要一個大型的庫房，而且檔案資料很容易發生霉變、氧化以及鼠類的破壞，這些都是不可避免的。

（3）檔案檢索工具。建立檔案檢索工具，需要人工進行制作，花費大量的人力與時間。在利用的時候還需要人工查找，流程十分繁瑣，而且效率低下。檔案工作服務模式還是局限于使用者上門，傳統、封閉式的工作模式不能有效地被廣大醫護人員所利用，也就無法實現檔案資源服務臨床的作用了。

（4）檔案管理程度低。檔案管理標準化在一定程度上決定著歸檔信息是否可以被有效利用，標準化程度低直接影響著醫院檔案信息化建設的開展，導致循環往復的低水平建設。目前，醫院的收費系統、檢驗系統、統計系統等各個部門并沒有統一的系統，規格不同，不可以通用，這就導致了檔案管理系統存在著存儲檔案資料方式、接口不同以及無法交換等問題，無法實現檔案信息資源的共享。在信息網絡建設當中，檔案信息系統與網絡建設層次不一，沒有統一的標準，達不到高效的服務與規范模式。醫院內部的數據分析因為沒有統一的規范與標準，不能實現檔案信息共享的需求，當然無法進行檔案的信息化管理。

三，醫院檔案管理信息化建設的應對途徑

（1）完善醫院檔案信息化管理系統，實現醫院檔案信息一體化管理。醫院應對檔案信息管理系統進行不斷創新以適應地方發展。同時，在創新過程中對醫院的檔案管理系統進行規劃和整理，協調好醫院各部門的工作內容，進而達到提升醫院檔案管理水平的目的。在完善醫院檔案管理系統時，應采用雙軌制來對醫院的檔案管理工作進行監督。技術人員必須遵循標準化、規范化的原則，從而保證醫院數據材料的完整性和安全性。醫院在運行與管理的過程中可以大量獲得信息、利用信息以及處理信息，在醫院綜合管理體系中，檔案管理系統其實就是一個信息資源的子系統。但是現在的醫院信息管理體系主要是檔案和其他信息分開管理，并不是統一進行管理，相互之間缺乏一定的聯系與協調關系。所以，需要將檔案管理子信息資源融入到醫院整體信息化管理當中，這樣就可以節省大量的人力、財力與物力，減少醫院在管理方面的成本投入，還可以提供更多的信息資源，形成具有綜合效益的資源數據庫。醫院實行檔案、信息管理一體化，建立高效、功能完備、機構合理的信息中心，就可以滿足當下醫院建設信息現代化的需求。

（2）加強醫院檔案信息化人才培養，建立一支高素質的檔案隊伍。信息化是當前醫院檔案管理的主要核心，而這一點對傳統的醫院檔案管理來說，挑戰性極大。在信息化建設過程中，醫院工作人員必須具備較高的專業技能和綜合素養。此外，醫院管理部門應定期對檔案管理人員進行培訓，重點培訓其信息化檔案管理能力。在學習檔案管理信息化的專業技能時，可在學習過程中適當增加一些獎罰政策，以促進檔案管理工作人員的學習積極性，保證醫院檔案管理信息化系統能穩固發展。醫院在建設檔案信息化人才隊伍時，可通過對現有檔案管理人才進行信息化培養來達到提升醫院檔案管理人才的目的。檔案管理人員不僅是資料的保管者也是信息的傳播者與利用者。首先，醫院領導建立分工明確、權責統一的管理制度，制定嚴密的規章，保證各個管理人員可以各盡其職，對于管理中出現的問題可以及時、有效的解決，促進醫院檔案管理工作順利進行。以此保證電子檔案的質量與安全。在明確職能分工前，需要對管理人員進行專業的評定，對于管理水平較差的人員需要進行一定的培訓，掌握信息知識與醫療工作的流程，提高檔案管理能力與分析能力。同時，檔案管理人員的素質也影響著電子檔案的真實性與可靠性，注重其品德與業務水平，使得檔案管理人員符合新形勢的要求，而且還需要對檔案管理進行定期的考核，促進其不斷完善自己。

此外，全面維護醫院檔案管理的信息化建設。在醫院檔案管理信息化的建設過程中，計算機網絡通信技術的應用對其起到了巨大的促進作用。及時對檔案管理系統硬件設備及軟件設備進行維護可保障系統的正常運行。全面加強維護力度，控制好安全權限，可以確保醫院檔案信息的安全性不受影響。醫院除了要保證檔案管理信息化設備正常使用，還應不斷更新醫院的各項規章制度。

結語

醫院檔案管理在新形勢下變得更加重要，是信息時代背景下每個醫院必須面對的課題，新的醫療改革為醫院的發展帶來了機遇與挑戰。緊跟社會發展的腳步，創新管理方法，加強對醫院檔案管理工作的信息化建設，以醫院的實際情況出發，認真探究醫院檔案管理的新方法以及管理手段，尊重我國的基本醫療國情。不斷提高檔案管理人員的綜合素質，院領導要充分重視醫院檔案管理工作，利用好醫院檔案信息資源，提高服務質量，為我國衛生醫療事業的發展提供強大的推動力。

參考文獻

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[2]趙麗佳.新形勢下醫院檔案管理現代化面臨的問題及對策分析[J].中國培訓，2016（08）

（作者單位：山東省金鄉縣人民醫院）