高校檔案管理信息化建設(shè)探究

石言民

摘 要： 在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，優(yōu)化管理模式、構(gòu)建管理新機(jī)制，是新時(shí)期高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。本文分析了高校檔案管理信息化建設(shè)的意義及存在的問題，并在此基礎(chǔ)上從完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)、加快人才培養(yǎng)、完善運(yùn)行機(jī)制等方面闡述了新時(shí)期高校全面深入推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞： 高校檔案管理 信息化建設(shè) 強(qiáng)化策略

以信息化建設(shè)為導(dǎo)向，全面深化高校管理建設(shè)，成為高校改革發(fā)展的重要內(nèi)容。近幾年，高校紛紛推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，并取得較好的建設(shè)成效。但總體而言，信息化建設(shè)有待進(jìn)一步推進(jìn)，其中存在的一些問題阻礙了信息化建設(shè)的推進(jìn)。基礎(chǔ)設(shè)施不完善、人才不充足、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題的存在，影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的全面推進(jìn)。為此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，搭建信息化管理平臺(tái)，全面部署信息化建設(shè)。本文立足對檔案管理信息化的研究，就如何深入推進(jìn)信息化建設(shè)提出了以下建議。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理推進(jìn)信息化建設(shè)，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求、構(gòu)建數(shù)字化信息管理的有效途徑。筆者認(rèn)為，高校深入推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，是立足于時(shí)代發(fā)展、構(gòu)建檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展模式的集中體現(xiàn)，表現(xiàn)出顯著的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在需求。

在新的歷史時(shí)期，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理建設(shè)的重要方向。高校檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中，要堅(jiān)持以信息化建設(shè)為核心，建立完善的校園網(wǎng)絡(luò)體系，建設(shè)完善的信息基礎(chǔ)設(shè)施，為高校檔案管理信息化建設(shè)提供良好的內(nèi)部環(huán)境，確保各項(xiàng)工作有效開展。

（二）檔案管理信息化建設(shè)是高校管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。

數(shù)字網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，加速了高校模式現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。依托信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理模式，是高校管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。檔案管理信息化，以電子信息為載體，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的不方便。首先，檔案管理是高校內(nèi)部管理工作的重點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理模式，需要依托現(xiàn)代管理手段，搭建信息化管理平臺(tái)，這有助于提高檔案管理質(zhì)量；其次，檔案信息數(shù)字化，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)管理手段，為管理工作的全面開展提供了有力保障。檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的推進(jìn)，契合了高校現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)在需求，是高校提高內(nèi)控管理質(zhì)量的保障。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，已在高校推行多年，取得諸多成效。但是在實(shí)際建設(shè)的過程中，仍存在一些問題，特別是基礎(chǔ)設(shè)施不完善、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、人才缺乏等問題，在很大程度上制約了高校檔案管理信息化的建設(shè)。因此，全面清楚地認(rèn)識(shí)建設(shè)中存在的問題，是有針對性、建設(shè)性地提出解決措施的重要基礎(chǔ)。

（一）不完善：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，難以滿足實(shí)際需求。

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)過程，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障。但從實(shí)際看，某些高校對檔案管理信息化建設(shè)重視程度不高，在工作的組織開展、資金的扶持等方面缺乏切實(shí)有效的推進(jìn)，導(dǎo)致信息化建設(shè)缺乏基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐。首先，某些高校在檔案管理信息化建設(shè)中，缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致信息化建設(shè)浮于表面，建設(shè)成效甚微；其次，信息化建設(shè)多硬件設(shè)備、專業(yè)軟件有要求，這是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（二）不統(tǒng)一：系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響資源信息共享。

當(dāng)前，高校檔案信息化建設(shè)取得了較好的成效，某些高校形成了具有自我特色的檔案管理信息系統(tǒng)，但是檔案管理信息化系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致資料信息難以實(shí)現(xiàn)有效共享，弱化了信息資源的使用價(jià)值。首先，某些高校在檔案信息化建設(shè)中，缺乏系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的制定，導(dǎo)致高校各自為政，系統(tǒng)的兼容性欠缺；其次，國家對高校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃及統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制定，造成高校信息化建設(shè)比較混亂局面的出現(xiàn)。為此，在加速高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，要著力于標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高資源共享價(jià)值。

（三）不充足：信息化專業(yè)人才不足，影響建設(shè)工作推進(jìn)。

信息化建設(shè)需要充足的專業(yè)人才作為有力支撐，這是全面深化信息化建設(shè)的內(nèi)在要求。當(dāng)前，高校檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才，導(dǎo)致建設(shè)成效欠缺、進(jìn)程緩慢等問題。首先，某些高校檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)隊(duì)伍專業(yè)性不足，在專業(yè)構(gòu)建中難以滿足實(shí)際需求；其次，某些高校缺乏專業(yè)人才的培育及引進(jìn)，現(xiàn)有管理隊(duì)伍難以有效落實(shí)信息化建設(shè)工作；再次，某些信息化建設(shè)人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，專業(yè)理論技能欠缺，管理思維僵化，以致出現(xiàn)信息化建設(shè)滯后等問題。

三、強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

高校在全面部署檔案管理信息化建設(shè)的工作者，要立足實(shí)際情況，以創(chuàng)新發(fā)展為驅(qū)動(dòng)，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的有效性。筆者認(rèn)為，高校檔案管理信息化建設(shè)的著力點(diǎn)，在于夯實(shí)其重要地位，通過完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加快專業(yè)人才培養(yǎng)、建立運(yùn)行機(jī)制等措施，切實(shí)推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。因此，具體而言，強(qiáng)化高校檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)工作：

（一）夯實(shí)地位：強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，務(wù)實(shí)開展工作。

高校在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中要強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，這是提高工作主觀能動(dòng)性的基礎(chǔ)。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理信息化建設(shè)，從組織人員保障到經(jīng)費(fèi)落實(shí)，都需要夯實(shí)信息化建設(shè)的重要地位，做到全面狠抓落實(shí)；其次，做好宣傳教育工作。高校上下要對信息化建設(shè)有認(rèn)識(shí)，這就需要做好宣傳教育工作，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的宣傳，以更好地得到各部門的積極參與；再次，建立完善的考核評(píng)價(jià)制度。為了調(diào)動(dòng)各部門、各崗位參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性，高校應(yīng)制定相應(yīng)的考核評(píng)價(jià)制度，將考核結(jié)果與薪酬待遇、職務(wù)晉升等直接掛鉤，確保工作落實(shí)到位。

（二）完善設(shè)施：完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快硬軟件建設(shè)。

基礎(chǔ)設(shè)施不完善，是當(dāng)前很多高校信息化建設(shè)所面臨的主要問題。為此，高校要進(jìn)一步完善設(shè)施建設(shè)，加大信息化建設(shè)的資金投入力度，確保建設(shè)工作有效開展。首先，高校要重視信息化建設(shè)工作，為工作的開展提供資金保障；其次，高校要加快軟件建設(shè)。高校在軟件建設(shè)中，要落實(shí)各項(xiàng)硬件設(shè)備的購置，并從可持續(xù)發(fā)展的視角，構(gòu)建完善的硬件環(huán)境；再次，加快軟件設(shè)施建設(shè)。搭建信息化管理平臺(tái)，對軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等的要求較高。這就要求高校進(jìn)一步加快軟件設(shè)施建設(shè)，做好軟件設(shè)施的升級(jí)更新等工作。endprint

（三）人才培養(yǎng)：強(qiáng)化專業(yè)人才培養(yǎng)，夯實(shí)建設(shè)基礎(chǔ)。

人才是檔案管理信息化建設(shè)的保障基礎(chǔ)，專業(yè)人才缺乏，不利于檔案信息化管理建設(shè)。為此，高校要落實(shí)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，通過教育培訓(xùn)等措施，強(qiáng)化對專業(yè)人才的培養(yǎng)，以更好地滿足實(shí)際工作需求；加快人才引進(jìn)工作。通過引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)化人才，壯大現(xiàn)有人才隊(duì)伍，進(jìn)一步提高專業(yè)隊(duì)伍信息化建設(shè)能力；再次，通過在職學(xué)習(xí)等方式，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理信息化建設(shè)人員的專業(yè)能力。通過制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，提高專業(yè)人員自主學(xué)習(xí)的積極性。

（四）健全機(jī)制：健全信息化運(yùn)行機(jī)制，提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用。

高校要進(jìn)一步完善機(jī)制建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的內(nèi)在環(huán)境。首先，高校為了檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn)，要建立相應(yīng)的運(yùn)行機(jī)制，通過機(jī)制的有效保障，確保各項(xiàng)工作有效開展。制定檔案管理信息化建設(shè)制度，明確各部門、各崗位職責(zé)；制定協(xié)調(diào)制度，調(diào)動(dòng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合；再次，強(qiáng)化對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用。信息化建設(shè)的主體是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，搭建網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境及平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化、數(shù)字化。因此，高校在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中要強(qiáng)化對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用。通過技術(shù)優(yōu)化、技術(shù)購買等方式，提高檔案管理信息化建設(shè)所必需的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

總而言之，高校在優(yōu)化管理建設(shè)的過程中，應(yīng)著力于內(nèi)控管理的現(xiàn)代化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代為高校檔案管理信息化建設(shè)提供了契機(jī)，成為優(yōu)化管理模式、提高管理效率的重要途徑。在筆者看來，高校檔案管理信息化建設(shè)，關(guān)鍵在于落實(shí)三個(gè)方面：一是強(qiáng)化信息化建設(shè)的重要地位，這是全面開展建設(shè)工作的基礎(chǔ)；二是扎牢信息化建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)境，完善現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；三是以人才培養(yǎng)為抓手，培育高素質(zhì)的專業(yè)人才，為信息化建設(shè)提供有效的人力資源保障。

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