人事檔案管理對人力資源管理作用分析

尹永生

摘要：我國綜合國力的提升，離不開人力資源的有效管理。而作為當今社會的核心資源，人力資源的開發也需要人事檔案管理部門奠定堅實的基礎，較為完善的人事檔案管理才能保證用人單位在選拔人才，利用人才方面得以長足發展。本文就人事檔案管理和人力資源管理的特點，以及它們二者之間的聯系，針對人事檔案管理對人力資源管理的作用進行了闡述和分析。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；作用

當今社會發展迅猛，隨著科學技術的進步，企業對于知識和技術的需要遠遠超過了對于體力的要求。于是，人才變成了企業之間競爭的關鍵因素，得人才者得天下。這時，人力資源管理就顯得格外重要，因為這不僅僅是對企業員工的管理，更是對人才和知識的管理，是企業能否在市場中站穩腳跟的關鍵環節。人事檔案管理和人力資源管理緊密聯系不可分離。只有真正做好人事檔案管理工作，才能夠保證人力資源管理的順利進行，從而實現提高企業競爭力的終極目標。

一、人事檔案管理

人事檔案管理通俗一點來說，就是把人的基本情況，包括教育背景工作經歷，知識技能等，進行總結和歸納，并進行保管，在需要的時候調出資料，為企業招聘和選拔人才提供方便。它是個人在社會活動中方方面面的記載和真實反映，在用人單位需要時已備調出材料進行考察。人事檔案管理迎合了當今社會企業競爭的需要。在現代化社會，信息和情報是左右企業競爭力的關鍵因素，人事檔案也是企業機密的一部分。人事檔案管理能夠更加有效地對當事人的檔案保存完整，防止損壞，防止信息泄露，并且便于在調動人力資源時對于檔案的轉遞。

二、人力資源管理

人力資源管理就是在經濟學和人的思想指導下，通過舉辦招聘會等方式來選拔培訓人才，使之上崗就業，并且付之以相應報酬的管理形式。人力資源管理對于雙方都是有利的，既能讓企業招聘到更多有用的知識和技能性人才，還能夠提高個人的就業率，發揮人在社會中的價值。當然，根據每個人的不同資料檔案來為企業選擇合適的員工是人力資源管理的核心任務，但同時也要能夠對企業的人力需求有一個準確的預判，保證招聘到的人才適應企業的需要，然后對員工進行必要的組織培訓和考核，使得員工能夠勝任自己的崗位。還需要根據業績來進行相關的獎勵措施，以此來激勵個人激發潛力，實現價值最大化。

三、人事檔案管理和人力資源管理的相互關系

人力資源管理就是運用科學有效的方法，對人力資源進行一定的組織培訓和調配，使得員工的心理和思想行為能夠受到有效的調控、引導和協調，最終使得人盡其用，充分發揮人的客觀能動性，個人和企業都得到雙贏。人事檔案管理是社會組織或國家機關，在人事管理的活動中逐步形成的管理模式，主要是對個人的求學經歷，、技術才能等進行記錄的相關文件。由此我們可以看出，人事檔案管理是人力資源人事檔案管理過程當中一個必不可少的環節。人事檔案管理是人力資源管理的基礎和保障，人力資源管理需要從人事檔案管理中提取相關的資料和信息，要想保證人力資源管理的合理性科學性，就要保證人事檔案管理信息的準確無誤。因此，人事檔案管理是人力資源管理工作的前提條件。

四、人事檔案管理對人力資源管理的意義

（一）人事檔案管理為人力資源開發提供可靠的信息和數據

人力資源的開發離不開人事檔案管理對其提供的可靠信息。從人事檔案管理的性質來看，它可以了解各個員工的人生軌跡。在人力資源開發的同時，有助于管理者了解員工的過去，并且合理把控員工的現在，分析員工的潛能和發展，幫助組織者能夠及時發現人才利用人才，為企業創造價值。

（二）人事檔案管理使得人力資源需求預測更準確，更規范

人力資源管理的內部因素能夠對人力資源需求產生很重要的影響。因此可以通過人事檔案管理，對組織的人才進行了解和進一步的分析，對企業人力資源的需求有一個更準確和科學的定位，從而制定出相應的人才計劃。企業只有在獲取了人事檔案的基礎上，才能夠對人力資源進行有效的預測。

（三）人事檔案管理有助于對人力資源進行合理配置

人事檔案相當于一個人力資源的大型數據庫。我們可以從人事檔案庫中了解到企業任何一個成員的詳細資料，根據企業員工的不同學歷背景和專業技能，組織者可以對它們進行合理的分工配置，使得人才可以各盡其用，每個人都能在他的工作崗位上發揮最大的價值，企業也因此能夠得到迅速的發展。

（四）人事檔案管理能夠幫助企業有針對性地設定員工培訓項目

員工在上崗之前，企業會對員工進行培訓。在培訓之前，組織者可以根據員工的資料和信息，比如教育背景、年齡等，來設置相應的培訓計劃，比如企業針對不同年齡段的員工需要區別對待，對于年輕一點的員工可以培訓他們專業的知識和技能，因為年輕人接受新事物的能力比較快，動手能力比較強。而相對于年齡較大的員工來說，可以對他們進行健康和保健的培訓，讓他們的身體更加健康，這樣可以讓員工體會到企業對于他們的人性化管理，調動他們工作的積極性。

（五）人事檔案管理有利于更好地對員工進行職業生涯規劃

人事檔案管理是員工各種信息的整合，從個人的檔案中管理者可以清楚地了解到該員工的工作經歷，品德修養，技術能力等方面，這樣給管理者對于規劃員工的職業生涯發展就有了較為可靠的依據。比如說如果一個員工在之前的工作生涯中做過銷售工作，并且業績非常突出，那么就可以把它列為銷售部經理的培養目標之一。再比如說如果一個員工之前并沒有做過技術性的工作，但是做過管理類的工作，那么就可以讓他向管理層靠攏。

五、結語

人事檔案管理在企業人力資源管理方面的價值，更突出地體現在對于員工檔案資料的管理中。通過對員工資料的整理和分析，來保證員工的質量。人事檔案管理在人力資源管理中的主要作用包括：為人力資源開發提供可靠的信息和數據、為企業發展需要的人力進行預測、按需分配企業人員去向、進行科學培訓等。當今信息化的時代，人事檔案管理也會結合著信息技術，數據庫等現代化工具使得信息查詢更加方便快捷，推動著人力資源管理更科學更高效。

（作者單位：萊陽市社會保險服務中心）endprint