人事檔案管理對人力資源管理作用分析

尹永生

摘要：我國綜合國力的提升，離不開人力資源的有效管理。而作為當今社會的核心資源，人力資源的開發(fā)也需要人事檔案管理部門奠定堅實的基礎，較為完善的人事檔案管理才能保證用人單位在選拔人才，利用人才方面得以長足發(fā)展。本文就人事檔案管理和人力資源管理的特點，以及它們二者之間的聯(lián)系，針對人事檔案管理對人力資源管理的作用進行了闡述和分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；作用

當今社會發(fā)展迅猛，隨著科學技術(shù)的進步，企業(yè)對于知識和技術(shù)的需要遠遠超過了對于體力的要求。于是，人才變成了企業(yè)之間競爭的關(guān)鍵因素，得人才者得天下。這時，人力資源管理就顯得格外重要，因為這不僅僅是對企業(yè)員工的管理，更是對人才和知識的管理，是企業(yè)能否在市場中站穩(wěn)腳跟的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人事檔案管理和人力資源管理緊密聯(lián)系不可分離。只有真正做好人事檔案管理工作，才能夠保證人力資源管理的順利進行，從而實現(xiàn)提高企業(yè)競爭力的終極目標。

一、人事檔案管理

人事檔案管理通俗一點來說，就是把人的基本情況，包括教育背景工作經(jīng)歷，知識技能等，進行總結(jié)和歸納，并進行保管，在需要的時候調(diào)出資料，為企業(yè)招聘和選拔人才提供方便。它是個人在社會活動中方方面面的記載和真實反映，在用人單位需要時已備調(diào)出材料進行考察。人事檔案管理迎合了當今社會企業(yè)競爭的需要。在現(xiàn)代化社會，信息和情報是左右企業(yè)競爭力的關(guān)鍵因素，人事檔案也是企業(yè)機密的一部分。人事檔案管理能夠更加有效地對當事人的檔案保存完整，防止損壞，防止信息泄露，并且便于在調(diào)動人力資源時對于檔案的轉(zhuǎn)遞。

二、人力資源管理

人力資源管理就是在經(jīng)濟學和人的思想指導下，通過舉辦招聘會等方式來選拔培訓人才，使之上崗就業(yè)，并且付之以相應報酬的管理形式。人力資源管理對于雙方都是有利的，既能讓企業(yè)招聘到更多有用的知識和技能性人才，還能夠提高個人的就業(yè)率，發(fā)揮人在社會中的價值。當然，根據(jù)每個人的不同資料檔案來為企業(yè)選擇合適的員工是人力資源管理的核心任務，但同時也要能夠?qū)ζ髽I(yè)的人力需求有一個準確的預判，保證招聘到的人才適應企業(yè)的需要，然后對員工進行必要的組織培訓和考核，使得員工能夠勝任自己的崗位。還需要根據(jù)業(yè)績來進行相關(guān)的獎勵措施，以此來激勵個人激發(fā)潛力，實現(xiàn)價值最大化。

三、人事檔案管理和人力資源管理的相互關(guān)系

人力資源管理就是運用科學有效的方法，對人力資源進行一定的組織培訓和調(diào)配，使得員工的心理和思想行為能夠受到有效的調(diào)控、引導和協(xié)調(diào)，最終使得人盡其用，充分發(fā)揮人的客觀能動性，個人和企業(yè)都得到雙贏。人事檔案管理是社會組織或國家機關(guān)，在人事管理的活動中逐步形成的管理模式，主要是對個人的求學經(jīng)歷，、技術(shù)才能等進行記錄的相關(guān)文件。由此我們可以看出，人事檔案管理是人力資源人事檔案管理過程當中一個必不可少的環(huán)節(jié)。人事檔案管理是人力資源管理的基礎和保障，人力資源管理需要從人事檔案管理中提取相關(guān)的資料和信息，要想保證人力資源管理的合理性科學性，就要保證人事檔案管理信息的準確無誤。因此，人事檔案管理是人力資源管理工作的前提條件。

四、人事檔案管理對人力資源管理的意義

（一）人事檔案管理為人力資源開發(fā)提供可靠的信息和數(shù)據(jù)

人力資源的開發(fā)離不開人事檔案管理對其提供的可靠信息。從人事檔案管理的性質(zhì)來看，它可以了解各個員工的人生軌跡。在人力資源開發(fā)的同時，有助于管理者了解員工的過去，并且合理把控員工的現(xiàn)在，分析員工的潛能和發(fā)展，幫助組織者能夠及時發(fā)現(xiàn)人才利用人才，為企業(yè)創(chuàng)造價值。

（二）人事檔案管理使得人力資源需求預測更準確，更規(guī)范

人力資源管理的內(nèi)部因素能夠?qū)θ肆Y源需求產(chǎn)生很重要的影響。因此可以通過人事檔案管理，對組織的人才進行了解和進一步的分析，對企業(yè)人力資源的需求有一個更準確和科學的定位，從而制定出相應的人才計劃。企業(yè)只有在獲取了人事檔案的基礎上，才能夠?qū)θ肆Y源進行有效的預測。

（三）人事檔案管理有助于對人力資源進行合理配置

人事檔案相當于一個人力資源的大型數(shù)據(jù)庫。我們可以從人事檔案庫中了解到企業(yè)任何一個成員的詳細資料，根據(jù)企業(yè)員工的不同學歷背景和專業(yè)技能，組織者可以對它們進行合理的分工配置，使得人才可以各盡其用，每個人都能在他的工作崗位上發(fā)揮最大的價值，企業(yè)也因此能夠得到迅速的發(fā)展。

（四）人事檔案管理能夠幫助企業(yè)有針對性地設定員工培訓項目

員工在上崗之前，企業(yè)會對員工進行培訓。在培訓之前，組織者可以根據(jù)員工的資料和信息，比如教育背景、年齡等，來設置相應的培訓計劃，比如企業(yè)針對不同年齡段的員工需要區(qū)別對待，對于年輕一點的員工可以培訓他們專業(yè)的知識和技能，因為年輕人接受新事物的能力比較快，動手能力比較強。而相對于年齡較大的員工來說，可以對他們進行健康和保健的培訓，讓他們的身體更加健康，這樣可以讓員工體會到企業(yè)對于他們的人性化管理，調(diào)動他們工作的積極性。

（五）人事檔案管理有利于更好地對員工進行職業(yè)生涯規(guī)劃

人事檔案管理是員工各種信息的整合，從個人的檔案中管理者可以清楚地了解到該員工的工作經(jīng)歷，品德修養(yǎng)，技術(shù)能力等方面，這樣給管理者對于規(guī)劃員工的職業(yè)生涯發(fā)展就有了較為可靠的依據(jù)。比如說如果一個員工在之前的工作生涯中做過銷售工作，并且業(yè)績非常突出，那么就可以把它列為銷售部經(jīng)理的培養(yǎng)目標之一。再比如說如果一個員工之前并沒有做過技術(shù)性的工作，但是做過管理類的工作，那么就可以讓他向管理層靠攏。

五、結(jié)語

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理方面的價值，更突出地體現(xiàn)在對于員工檔案資料的管理中。通過對員工資料的整理和分析，來保證員工的質(zhì)量。人事檔案管理在人力資源管理中的主要作用包括：為人力資源開發(fā)提供可靠的信息和數(shù)據(jù)、為企業(yè)發(fā)展需要的人力進行預測、按需分配企業(yè)人員去向、進行科學培訓等。當今信息化的時代，人事檔案管理也會結(jié)合著信息技術(shù)，數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化工具使得信息查詢更加方便快捷，推動著人力資源管理更科學更高效。

（作者單位：萊陽市社會保險服務中心）endprint